王焕东：公司群组邮箱管理流程优化案例
一、背景
在公司的日常信息传递过程中，邮件是一个较为普遍的信息交流工具，有时邮件需经常发送某固定群体，为了使用方便，而将一部分人的邮箱地址捆绑在一个群组（xx.list）里，发送时只需要输入此邮箱地址，群组内的所有收件人即可收到信息，此为群组邮箱。
近来公司高层反映群组邮箱的管理较为混乱，无统一管控，容易造成部分未授权人员接收到公司邮箱内容的保密信息，要求重新梳理此业务。如何利用端到端的流程视角来梳理群组邮箱业务中的效率与风险，便成为了本次流程人员需考虑的一个重要方面。
二、流程现状与核心问题
1. 流程现状
通过调研发现，目前公司的群组邮箱业务只有申请流程，而对后续的日常执行及管理等都是缺失的，未形成PDCA的闭环管理。OA系统中的群组邮箱申请流程如下：
同时，近半年来，群组邮箱的总数量从750+急剧升至1100+，整体增长率48%，增长势头强劲，在管理效率提升的同时也潜伏着风险。
2. 存在的问题
未建立全生命周期管理机制：目前制度文件及OA系统中只对群组邮箱的申请建立了相关规定，未涵盖日常维护及后续作废要求，缺乏端到端的流程思维；
风险防范意识较差：群组邮箱申请较为随意，任何人都可以申请建立，没有专门对接人员或门槛限制，导致数量迅速增长，滋生风险；
缺乏统一管控部门：在申请流程中只需要申请人主管同意即可，IT管理员虽审核群组人员数量是否达标，但目前实际执行是形同虚设；
日常维护不及时：随着公司组织架构变更、人员频繁调岗、新人不断加入等因素变化，加上各群组邮箱管理员维护不及时，导致群组邮箱内的人员匹配性失真，容易出现泄密。
三、优化思路与方案
1. 优化思路
运用端到端的流程思维，搭建群组邮箱的全生命周期管理机制，明确统一管控部门，完善文件及OA系统设置。
2. 优化方案
群组邮箱分类分级：原则上公司只允许建立领导群组、部门群组、专业线群组及临时项目群组四类，且按照公司架构层级最多建立四级，如事业群-事业部-中心-部级，再细化组织部门不允许设群组邮箱；
统一归口管理：将各部门HRBP定为群组邮箱的统一管理部门，其中公司职能部门的群组邮箱由总部HR负责统一管理，BG/BU的群组邮箱由各BG/BU的HRBP负责管理，并进行定期公示，方便内部沟通交流使用；
搭建全生命周期管理机制：
建立：
维护：HRBP需根据组织架构调整及人员变动情况及时更新群组邮箱用户列表，并将信息告知各群组邮箱管理员进行人员调整，避免未授权人员获得邮件内容；
废止：日常中如发生群组邮箱到期或不再使用的情况，各部门邮箱管理员需及时通知HRBP，HRBP同时将废止的群组邮箱提报至IT部门执行作废。同时，IT部门也每半年主动开展一次全公司范围的群组邮箱梳理行动，让群组邮箱发挥最大的使用价值。
四、优化效果
降低成本：通过本次集中梳理优化，共删减了约400个无效群组邮箱，按照一年50元/个服务费计算，为公司节省直接成本近2万元；
统一了归口管理部门，逐步将群组邮箱的管理有序化，有效避免了未授权人员接收到泄密信息的可能性；
搭建了群组邮箱从建立、维护到废止的全生命周期管理机制，并通过公司或部门范围公示，方便大家使用。
五、对其他企业的启发点/亮点
搭建业务规则时，充分利用流程端到端的思维进行思考，形成完整的PDCA循环；
不仅要学会简化提升流程效率，更要懂得增加流程节点的意义，平衡效率与风险；
当业务处于无序状态时，学会利用分类分级原则，建立有序的“规则”在其供应商及客户分类管理中也可以得到充分应用。
2018，新一年，学习充电，正当其时！
※ 2018年3月23-24日，广州，流程公开课火热报名中：
详情点击：流程公开课报名 | 2018.3 金国华老师《流程管理价值、方法与实践》（广州）
※ 2018年3月10日，深圳，流程+研习社 线下沙龙邀请你参加
详情点击：《集结号！3月10日，流程+研习社（深圳/东莞）线下沙龙》
金国华老师讲 “学习一篇别人经验之谈的正确态度” ：
第一步：空杯心态，认真看，并结合自己的工作现状快速做思考；
第二步：记下你马上要行动的点和大致思路；
第三步：找机会落实行动计划，最终改变工作绩效和自己，提升能力。
如果你只是浏览了一下，或者只是记下了看到的知识点，这对你而言并非价值，因为这些知识不是你的。最终能成为你自己的能力的，一定是你获得的行动，哪怕只是行动星火。