【学习参考】如何做档案统计？
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如何做档案统计？
文/肖秋惠
档案统计是按照国家档案统计制度，对档案工作领域中的各种现象的数量关系进行调查、分析和研究，从而揭示档案管理的现状及一般规律。
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一、档案统计工作的内容
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二、档案统计工作的意义
(1)档案统计工作以表册、数字等形式，揭示档案和档案工作有关情况及发展规律，实行定量管理与定性管理相结合，使档案管理计量化、精确化，对于提高档案管理水平有重要的作用。
(2)档案统计可以准确反映各级档案部门工作的真实状况，便于更好地了解和掌握档案事业规模和档案工作水平，从而对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查。
(3)档案统计能系统反映档案的数量、增长速度、馆藏档案的状况、档案利用频率等发展趋势，以及人力财力的需求量，可以为制定档案工作方针、政策、档案事业发展规划以及档案的科学管理提供依据。
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三、档案统计的步骤与要求
(一)档案统计的步骤
档案统计步骤依次包括：统计调查、统计整理和统计分析。
1.统计调查
统计调查的目的在于获取大量的原始材料，其基本形式有统计报表和专门调查两种。
(1)统计报表。统计报表是下级档案管理机关和档案馆(室)按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，是档案统计中最基本、最经常的一种形式。也是档案统计工作的一项制度。
(2)专门调查。专门调查是根据一定的目的和要求临时组织起来的调查，是统计报表的一种补充形式。
2.统计整理
统计调查获得的资料是分散的、大量的、原始的，为了使这些资料系统反映档案工作情况，必须对它们进行整理，其结果是形成了各种统计表。
3.统计分析
统计分析是对整理出的资料进行分析研究，从中发现和总结具有典型性的经验教训，掌握不同时期档案工作的发展水平，以便进一步提高档案管理水平。
(二)档案统计的要求
档案统计作为获取反馈信息的手段，要求统计对象恰当，统计数据准确、全面、系统，统计方法和统计指标科学、合理。
1.统计对象恰当
档案统计的对象应选择能够确实反映档案工作情况的基本方面和关键因素，如：馆藏档案数量和质量、档案建筑与设备、档案工作机构的数量和状态、档案人员的年龄和学历、档案事业经费、档案利用情况，等等。
2.统计数据准确、全面、系统
统计数据的准确性是档案统计的基本要求，必须实事求是，获得准确的统计数据。统计资料必须系统、全面，切忌零碎不全。只有从系统的统计资料中，才能总结出档案工作的规律性。
3.统计方法和统计指标科学、合理
应用科学的统计方法搜集、整理、分析数据和资料，制定规范化的统计报表，规定统一的格式和标准，明确统计的范围、内容和要求，合理设计统计指标体系。
(三)档案统计指标
档案统计指标，是反映档案及档案工作现象的数量特征。如全宗数、利用人次、检索效率。
1.档案统计指标的种类
根据档案管理和研究目的的不同，档案统计指标分成不同的种类：
(1)按统计指标的内容，分为管理状况指标和利用指标。档案管理状况指标包括：馆藏量、全宗数、档案整理状况、档案鉴定情况、档案流动情况(档案收进、移出数量)等；利用指标包括：利用人次、利用案卷数、利用率、检全率、检准率等。
(2)按统计指标的性质，分为数量指标和质量指标。数量指标是反映档案、档案工作规模及总体数量多少的统计指标，具有实体计量单位，如档案人员数、保存档案数、库房面积等；质量指标是反映档案工作现象相对水平或质量的统计指标，如保存和销毁案卷的比例、年利用率、检索效率等。
(3)按统计指标的表现形式，分为总量指标、相对指标、平均指标。总量指标是反映档案及档案工作总体现象规模的统计指标，以绝对数的形式表现，如案卷数、库房面积等，反映全国或某一地区、某一部门在一定时期内档案工作的规模或水平；相对指标是两个有联系的总量指标相比较的结果，用相对数(百分比)来表示，如电子文件在馆藏中的比例，档案利用率等；平均指标是按某个数量标志说明总体单位的平均水平，如平均复制量、年平均整理案卷数量等。
2.档案统计指标体系及设计要求
各种统计指标不是孤立的，而是互有联系的，如总量指标常与数量指标相一致，质量指标常用相对数、平均数表示。利用统计指标中相对指标、平均指标用得较多，而总量指标又是计算相对指标和平均指标的前提和基础。若干个互有联系的统计指标相结合就构成了档案统计指标体系。用一系列反映档案工作相互联系的统计指标体系来揭示档案管理的整体运动状况，才能比较真实、全面地反映档案工作实际情况，使统计资料更为确切可靠。
档案统计指标的设计要求如下：
(1)要反映我国档案事业的发展现状和特点，适应我国档案管理的原则，统计内容要尽可能全面反映我国档案工作状况。
(2)要符合档案工作本身的性质、特点和运动规律。
(3)要考虑到管理的要求或研究的目的，使统计指标体系具有实用性。
(4)从整体和全局考虑各个档案统计指标之间的联系，形成一套多层次、多系统的统计指标群，以便全面描述档案工作现象和过程的各个方面。
(5)统计指标的选择要注意统一性和稳定性，注意计量单位和计算方法的科学与统一。