《精要》第四十六讲：掌握自己的时间
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许多有效的管理者都经常保持这样一份时间记录，每月定期拿出来检讨。至少，有效的管理者往往连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本，他们便能自行检讨了。半年之后，他们就会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上，经过练习，他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒，才能避免回到浪费的状态上去。（彼得.德鲁克 《德鲁克管理思想精要》第十六章 掌握自己的时间）
解读：
一、到底什么是时间
孔子他老人家会怎么说，他站在川上，说：“逝者如斯夫，不舍昼夜”（《论语.子罕篇》第17）
2014年清明节我前往山东曲阜孔庙祭拜，其间更是舟车劳顿，找到了孔子的出生地－尼山，传说中的夫子洞就位于此。在孔子庙内东南角有一座高高的观川亭，传说是孔子临川慨叹的地点，那一叹，声闻千古：”消逝的一切就像这流水啊，白天黑夜都不停息。”可是如今站在这个亭子上，看到的沂水已经日渐干涸，甚至已经有人在河床上放羊了。但是听到孔子这一声叹，就可以想象这条河在2500年前一定是大河奔流的壮观景象，才能让人感受到时间的流逝正如同此河一样，不停不息，永不停歇。
逝者，指时光，也指在那些时光中发生的事件，而人的生命当然也在里面。既然如此，我们怎能不珍惜时光？古希腊哲学家赫拉克利特说：“濯足长流，举足复人，已非前水！”强调万物流转生灭，无时或息。
相较于单纯的古代社会，今天我们是否会感概时间过得更快呢，就好像《遗愿清单》里杰克.尼科尔森对摩根·弗里曼说的那句话：45年转眼就过了。对于职场上的管理者来说更是如此，彼得·德鲁克在1967年的代表作《卓有成效的管理者》中，开篇中即强调了时间对管理者的意义，他发现管理者的时间其实并不属于我们自己，就也是它过的快的原因之一。它属于上司，同事，下属，客户，留给我们自己的寥寥无几。德鲁克观察到有效的管理者与其他人最大的区别就是他们知道这个事实，并非常珍惜自己不多的时间。因为有效的管理者知道，时间是一项资源，是最大的限制因素。任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源－时间的制约。
因此，在德鲁克的字典里，时间是最特殊的一项“资源”。之所以说他很特殊是因为相比于资金或者说人力资源来说，只有时间，是我们租不到，借不到，也买不到，更不能以其他手段来获得的资源。“时间的供给，，丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加，时间的供需没有价格供调节，也无法绘制边际效用曲线。而且，时间稍纵即逝，根本无法储存。昨天的时间过去了，永远不会再回来。所以，时间永远是最短缺的。”
但是，人却往往最不善于管理自己的时间，所以，有效的管理者知道，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么使用的，也就是时间都去哪了。
二、时间管理三步曲
我们要成为时间的主人是不可能的，因为我们根本就控制不了时间，当然我们更不愿意成为时间的奴隶，所以最适合的角色其实是：朋友。相伴相生，不离不弃。
如何与时间做朋友？首先我们需要知道自己的时间都去哪了，这样我们就可以了解自己与时间的相处模式是怎样的，所以掌握时间的第第一步就是：记录
记录时间就好像给自己的时间做一次体检一样，从而了解到自己在时间管理方面存在什么样的问题，也只有经过这样的体检之后，治疗时间的方法才会脱颖而出。这里向大家推荐两款专门用于记录时间的APP：ATIMELOGGER或者TIMETRACK，操作简单，并且可以在线生成时间报告，您可以运用这样的软件轻松的进入时间体检的流程。
你的时间都去哪了？显示的是你的生活模式是怎样的，显示的是连我们自己都模糊的记忆，我曾经在时间记录中发现自己在差旅的过程中消耗了大量的时间，这些的时候随着每一次出差，每一次延误而不断的延长，结果成为仅次于睡眠和工作的第三大时间消耗物，达到25小时41分钟。
第二个步骤：诊断
记录时间最好可以坚持一周到二周的时间，每半年进行一次。这就好像是完成了医院的体检项目一样，可是当体检还是不够的，还需要医生的解读，才能找到需要调整和注意的地点。要做到这一步，可以在阅读“时间体检报表”的过程中试问自己下列几个问题：什么事根本不必做，做了也完全是浪费时间？哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？哪些浪费是缺乏制度或远见而产生时间浪费？哪些是人员过多造成的时间浪费？我们的会议是否在浪费时间？我们的沟通成本是否太高……
而我的上述时间记录表相对比较单纯，做出调整也相对容易一些：尽量选择早上9点左右的航班，只选择一家航空公司，在行李箱里贴上出差清单，在飞行的过程中带上一本书等等，就可以改善飞行品质并善用飞行时间了。
第三个步骤，改变
在做过了自己的时间记录和分析后，我们就会发现自己的时间使用模式，也会参透时间的秘密，接下来要做的当然就是改变。有多少时间可以自由支配？有多少时间可以用在确实有贡献的大事上？与我的“病症”对症的药方是什么（番茄钟、三只青蛙、工作清单、效率手册……）您要做的并不是照盘全收，而是根据时间体验的结果选择最适合自己的工具，从而提升自己的时间使用效果。
三、诊断你的时间
说个重点吧，当我们完成了时间的记录表之后，最难的是诊断，就好像我们到医院里，最难的不是体检而是对体检报告的解读。
如果各位同学手里已经握有一张时间记录清单，接下来我们将教会你学会诊断，或者你可以借此成为一位不错的“时间咨询师”。
当我们把时间记录表呈现在自己眼前时，你看到了什么？有什么地方觉得别扭？是睡眠时间不足还是没有找到锻炼的时间？是发现了陪伴孩子的时间不够还是没有找到学习的时间？这些都是很棒的发现，是不用我们教，您就可以自己发现的。
我们说点成为“时间咨询师”需要问的有深度的问题。
第一个问题是：时间表的哪些事情是不应该由你来做的？
换言之，你应该授权。只有授权才能让经理人把自己从混乱的工作中拯救出来，做真正应该由自己做的事情。事实上，在授课和辅导过程中，我经常会发现一些经理人借由有效授权实现了管理理念的升级。用德鲁克话说：“授权”这个名词，通常都被人误解了，甚至是被人曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应该由自己做的事情-这才是有效性的一大改进。
详细方法链接：《卓有成效的管理者》第七堂课：授权是个技术活儿
第二个问题：我们是否开了太多的无效会议？
会议自然有它的用处，通过会议，交流信息，凝聚共识，当团队在一起工作时，会议是必不可少的，但是原则上，一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。会议太多，表示本应由一个职位或一个单位做的工作，分散到几个职位或几个单位去了。同时也表示职责混乱，以及未能将信息传递给需要信息的人员。
一个一直在开会的组织是一事无成的组织。但会议却是组织特有的工具，但是如何开好一次会才能正确发挥会议的积极意义却是管理者们需要思考和行动的。要知道，员工在开会时就无法工作，在工作时就无法开会，而开会的目的不正是为了让员工更好的工作吗？
详细方法链接：《卓有成效的管理者》第八堂课：提高会议的质量
第三个问题是，我是否被大量的突发事件所困扰？
突发事件，我们经常形容它为工作中的救火事件，德鲁克先生提醒我们，一个人有多忙碌和他的工作是否有效是两件事。正确的管理需要兼顾各种目标，但在现实中，时间压力更大的目标更容易引起管理者的重视，因为他们知道，如果不能立即做出处理，后果可能会很严重，因此，在时间管理象限图中，很多人都会把那些又重要、又紧急的工作排在第一位去处理，而这些事件正是我们所说的“突发事件”。
这当然没有问题，问题是接下来要做什么，很多管理者跟我说，他每天都被困在第一象限中，处理那些看起来又重要、又紧急的工作，可是说工作本身就像是在救火一样，这当然就有问题了，因为这就好像一个消防队员每天都在外面救火一样，疲惫不堪。消防队员当然要救火，否则火势就会蔓延，但除了救火之外，消防员还有很多其他的工作，比如防火工作，消防安全检查、消防知识的普及等等，只有做好这些基础工作，才能避免消防员每天陷入到救火的陷阱中。
如果在你诊断自己时间表的过程中发现存在这样的突发事件，那么接下来就是诊断这些突发事件，并将其转化为公司的例行作业，所谓例行作业，是“将来本来要靠专家才能处理的事情，设计成无需研究判断，人人均可处理的作业。例行的作业，可以说是专家们从过去的危机中，学会的一套有系统和有步骤的处理方式。”
详细方法链接：《卓有成效的管理者》第九堂课：从意外到例行
第四个问题是，我是否浪费了别人的时间？
浪费别人的时间有很多表现，但在大多数情况下，我们自己并不知情而员工则心知肚明。如果浪费别人的时间等于是在谋财害命的话，那我们岂不是在不知不觉之中成为了时间的杀手。
浪费别人的时间往往体现在给别人的工作制造了障碍而不自知，一般来说，每当我提出此类问题时，经理人的回答总是五花八门的，如过量的会议，大量的表格，复杂的流程之类。这些障碍如此另人困扰，但是更另人忧心的是把这些障碍视为流程的一部分，和员工说：“我知道这些给你的工作造成了困扰，但这是我们的工作要求。”
详细方法链接：《卓有成效的管理者》第十堂课：排除工作障碍
四、整合你的时间
对知识型工作者而言，一小时高效工作和一小时低效工作间，最终的结果差异有多大？考虑工作完成量和产出成果，其一小时高效工作能很容易达到低效工作的10多倍。若你在办公室花了更长时间，但工作效率经常只有个人实际能力的20%，这样做有何意义？干嘛不直接做完90分钟实质工作，然后就结束当天工作安心回家？设想一下，若你只用90分钟就能完成全天工作，将会怎样？那段90分钟的高效时间会是什么样子？
这里有一些建议，来自史蒂夫·帕弗利纳，能用于获得非常高效的90分钟，如同德鲁克所建议，我们迫切需要整块的使用时间而不是切成无数碎片的时间来开展工作，这在今天这样的信息时代犹如响鞭。
1.挑选一个专注主题：与做一大堆随机选择的行动相反，为此时间块挑出一个清晰主题。这能使你的大脑沉浸于单个专注环境并坚守其中，从而让你变得更有效率。工作主题可以是你正在着手的项目，集中回复邮件等单一类型事务，或其他能让大脑全力集中的某件事情。
2.定好终点线：把专注时间看作向着终点线的一段快速冲刺。但终点线在哪里？它该是什么样子？有个90分钟后便可实现的清晰目标，能帮你更好地专注。若你无法每次都按时越过终点线，也不必担心；它的存在目的就是帮你更为专注，所以瞄准它前进就好，我们可以接受有时无法实现的情形。举例说明：写出并发布一篇博客。处理邮箱中的所有邮件，直到清空完毕。对下周所有专注时间块进行计划和安排。
3.列出行动步骤：列出你在相应时间块内要实施的具体行动。对某些时间块而言，这种做法极有帮助。如果做事步骤已然明了，这种方式可能就毫无必要。我无需为写篇新文章列出行动步骤，因为自己早已对此过程极其熟悉。但我会为不熟悉的新项目列出头脑风暴和行动步骤，以便更容易地开始工作。举例说明：先删除收件箱中所有显而易见的垃圾邮件。再快速处理所有能在两分钟内回复完毕的信件。接着对需要回复的更长信件分类整理，并安排好回复优先顺序。然后回复较长信件中对自己最重要的那些，直至抵达90分钟的时间点。对于剩下的邮件，承认回复它们并非利用个人时间的好选择，直接将其存档并清空收件箱。
4. 确保毫无干扰：用一切方法确保在专注时间块中，任何情况下自己都不会受到干扰。如果需要，提前告诉人们你在随后90分钟里不想被打扰；让他们知道可在这段时间后找你。要是可以，就锁上房间的门。若你无法保证在现有工作环境中不会被打扰，就到其他地方完成专注时间块。如果能确保自己不受干扰，你就会更有效率并拥有更深专注度。
5.快速工作：快速思考、行动、工作。若你发现自己动作缓慢，就尽快提速！请想象自己处于竞赛之中，不得不在整个90分钟里保持强劲步伐。竞赛过后你就能好好休息。经过训练，这种工作状态可以更易实现。
6.不许自己分心：在专注时间块内，你必须做自己预先定义好的工作，再无其他事项。关闭你的手机。停用任何可能干扰自己的通知功能。假如在此期间不需要，就断开网络连接。不在这段时间内查看邮件。不喝咖啡或吃零食。只在必须时才上洗手间。
思考：
您是否曾有过记录过自己的时间？有什么发现可以分享？
在时间管理方面您有什么好的习惯是特别引以为傲的？
在时间管理方面您最想改变的是什么？您打算如何开始？
彭信之
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子曰德鲁克
出走半生，归来仍是少年
用走心的文字让东西方管理思想交流碰撞
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