Word神级技能，邮件合并，批量生成桌牌、奖状、通知书

前言

小王是一名新老师，而且是一名新初一的班主任，在新初一入学前，她就下功夫了解了每个学生的学情，并且根据学生的学情和身高及视力情况进行了座位安排，可是学生们不知道自己在哪个位置呀，她又一个一个的打出每个学生的姓名桌牌，50个学生，用了一个小时，才完成了这项工作。

过几天，她又需要进行家长会了，还得准备桌牌。她在想，是不是有更好的方法来批量处理这类工作？其实，这些工作可以用办公应用软件WORD中的邮件合并功能快速地完成。

其实，邮件合并的应用场景非常广，录取通知书； 面试通知书（带面试者的照片）；会议通知书；优秀奖状；工作牌。

本期，我们就来说一说，邮件合并的事。

一、什么是邮件合并？

“邮件合并”是将一组变化的信息逐条插入到一个包含模板内容的WORD文档中，从而批量生成需要的文档，这样可以大大提高工作效率。

二、邮件合并使用前的准备。

在邮件合并过程中，需要准备两个文档，分别是：包含模板内容的主文档，这个文档在文字处理软件WORD中创建，另一个，包含变化信息的数据源文件。通过邮件合并功能，把主文档和数据源文件结合起来，自动生成一份份的结果。

三、邮件合并的操作步骤

第一步，准备数据源，即变化的数据所对应的文件，数据可以放在WORD中的表格里，也可以放在EXCEL文件中，还可以放在数据库中；通常，数据源在电子表格中创建，每位报名者的信息作为一个记录放在工作表的一行中，注意的是：第一，该工作表不能有表格标题，只能有列标题和对应的数据行（记录）；第二，如果有照片，要注意照片的处理：每个人的照片放在一个JPG文件中，用姓名命名，把所有人照片文件集中放在一个文件夹中，例如，该文件夹命名为PHOTOS。

第二步，准备主文档，它具有固定不变的内容和格式，这是一个WORD文档；主文档应该在文字处理软件WORD中创建。启动WORD2019，新建一个文档，在该文档中设计模板，即主文档，注意要更换的文本必须要用文本框。

第三步，打开主文档，按下列步骤进行操作：

①设置文档类型；

②选择收件人；

③插入合并域或进行其它设置；

④预览合并效果；

⑤完成并合并，生成最后结果，最后保存结果。

第二步，准备主文档，它具有固定不变的内容和格式，这是一个WORD文档；

第三步，打开主文档，按下列步骤进行操作：

①设置文档类型；

②选择收件人；

③插入合并域或进行其它设置；

④预览合并效果；

⑤完成并合并，生成最后结果，最后保存结果。

四、批量制作桌牌

1、准备好数据源和word文档

2、点击 邮件——开始邮件合并——普通word文档

3、点击  邮件——选择收件人——使用现有列表

4、点击  选择收件人——现有数据源——找到准备好的数据源文件并选中打开——确定

5、点击  编辑收件人列表 ，可以在这里根据自己的需要，进行一些编辑，（一般不需要）。

6、先删除文本框中的文字，然后，把光标分别放到两个文本框中，点击  插入合并域。如图所示。

7、可以 预览一下。点击   预览结果。

8、点击   完成并合并——每个文档。如图所示，数据源所有的姓名，都制成了桌牌。

大功告成!

邮件合并功能是WORD文字处理软件中的一项非常实用的功能，利用它可以大大地提高工作效率。你学会了吗？

好了，本期分享到此结束了。我们下期再见！