技巧 | 如何在Excel巧用辅助列,完成复杂的操作

首先让我们痛苦的回顾一下高中几何课程中的辅助线……好吧,我知道你回忆不起来了,那就直接看引文吧。

辅助线:在几何学中用来帮助解答疑难几何图形问题在原图基础之上另外所作的具有极大价值的直线或者线段。辅助线也是构建起几何中条件关系的桥梁,能够使隐含的逻辑关系明朗。

在Excel中,同样存在这样“具有极大价值的”神操作,他就是辅助列。

今天我们从一道Excel题目展开本文。这是我一位男性朋友让我帮忙的Excel题目。问题:他在处理数据的时候到了如下图这一步:

下一步,他想将数据处理成这样:

即把每个三行的数据都调整成一行。

拿到这个问题,我首先想到的就是把所有空格删掉,但是这样的话BCD列的数据就会和A列数据错位,如果再一个一个去匹配A列,由于数据量较大,显然是不可行的。

于是我的大脑开始装逼了:能不能在A列创造出和BCD三列类似的数据结构,即每三行有两个空格?这样删除所有空格之后就不会错位了。

1
在E行建立辅助列

在E2单元格输入公式:=COUNTIF(A2:$A$10,A2)

问:countif的作用是什么呢?

答:计算某个区域中满足给定条件的单元格数目

这里的A2:$A$10是选择的区域,如果有3000行,需要全部选中的。

这里的美元符号还记得是什么鸟东西么?

美元符号表示绝对引用,没有美元符号表示相对引用。也就是说,选中区域的开端A2是会随着公式向下移而变动的(分别变为A3、A4……,选择的区域在缩小)。大家想一想为什么要这样设置。

运行公式之后效果如图

看一遍操作

2
筛选辅助列,建立空行

运行公式之后,辅助列只有3、2、1三个数字,筛选辅助列,选择任意两个数字。这里选择2、1。

筛选后,删除A列中的数据。

然后,取消筛选,出现如下效果:

3
删除所有空格、完成题目

看到没,原本一个相对复杂的问题,通过创建辅助列建立了通向解题的桥梁。

好,考试时间到。

问:如何在下列1000行数据的每一行后加上一空行?

1
F列创建辅助列

为所有的数据编号1、2、3……

然后在下面空白处编写1.1、2.1、3.1……数量和上边数据的编号相同。

2
选中辅助列F,进行升序排序

添加辅助列还有其他很多的强大应用,他其实应该看做Excel操作中的一个过渡工具,需要和其他的技能一起才能发挥作用,大家多思考练习。

留道作业

如下表,有三列数据,每列都有上百行,三列数据中分别都有重复的。请查找出三组数据中相同的和不同的项目。(提示:使用辅助列和合并计算功能,题目稍难,但是相信大家的能力)

很实用的技能,希望你喜欢。


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