电子劳动合同的争议处理-规则解读及实务分享
4月14日上午，苏州工业园区正式发布《苏州工业园区劳动人事争议仲裁委员会电子劳动合同争议处理规则(试行)》，为电子劳动合同普及后可能引发的争议处理提供规范和指导。据悉，该规则是全国首个电子劳动合同争议处理规则。
现实中，在助推企业降本增效的同时，如何做好电子劳动合同普及后的争议处理应对，这是具有理论和实践挑战的创新课题。基于此，结合苏州新规出台，5月7日，亚太法务联盟联合英格玛人力资源集团、e签宝、江苏金砖律师事务所举办本次线上研讨会。解读苏州新规，为企业提供关于电子劳动合同争议的调解、仲裁、审判的落地性分享。
01
电子劳动合同争议处理规则解读
首先，江苏金砖律师事务所顾问李泰龙从电子劳动合同的订立、举证以及认证三个方面，对《电子劳动合同争议处理规则(试行)》进行了解读。
在电子劳动合同的订立方面，李泰龙分别从电子劳动合同的特殊之处、法律效力、订立程序、附件要求以及订立的其他问题五个方面对处理规则进行了分析。关于特殊之处，电子劳动合同相较于纸质劳动合同，一是订立载体特殊，即以可视为书面形式的数据电文为载体，二是订立方式特殊，即以可靠的电子签名取代纸质合同中的签字或盖章。
关于法律效力，电子劳动合同相较于纸质劳动合同具有同等效力。此外，如双方既订立电子劳动合同又订立了纸质劳动合同，内容不一致的，处理规则规定，以双方真实意思表示且实际履行的劳动合同为准。
关于订立程序，首先，企业需要直接或通过第三方电子劳动合同服务平台明确告知劳动者订立程序全过程；然后，将企业已签名的双方协调一致的完整的电子劳动合同文本发送给劳动者。如果劳动者不及时进行电子签名，也未提出订立纸质版劳动合同要求的，属于经用人单位书面通知后劳动者不与企业订立劳动合同的情形，应按照《劳动合同法实施条例》第五条的规定处理，即企业应当在一个月内通知劳动者终止劳动合同，此时无需就终止劳动合同支付经济补偿。
关于附件要求，企业在将规章制度或者劳务派遣协议作为电子劳动合同的附件时，应当注意转化为防篡改文档并展示给劳动者。
关于其他问题，一是电子劳动合同约定不明的处理；二是电子劳动合同订立后，劳动合同的变更、中止、解除及终止可以采用电子劳动合同系统以外的其他方式进行。
在电子合同争议处理的举证方面，处理规则对电子劳动合同的举证举证及证据形式进行了规定。
关于电子劳动合同的举证责任，一是举证责任的基本原则，即“谁主张谁举证”。这依据的是处理规则第八条第一款：当事人对自己提出的有关电子劳动合同的主张有责任提供证据。上述证据包括但不限于电子劳动合同文本，认证信息订立电子劳动合同过程中收到的各类告知信息、提示信息、确认信息等。二是指定举证，基于劳动法的特点，处理规则在规定了仲裁委可以指定单位举证的事项。这依据的是处理规则第八条第二款，劳动人事争议仲裁委员会可以在出具相应案件受理通知后，要求企业提供完整的电子劳动合同文本必要时可以要求第三方电子劳动合同服务平台提供相关技术报告。三是举证责任的特殊情形，主要包括三种情形：电子签名效力的证明；合同附件告知劳动者的证明；以及通知送达劳动者的证明。这三种情形下由企业承担举证责任。
关于电子劳动合同的证据形式，处理规则对于电子劳动合同的原件是什么、以及符合特定要求的打印件与原件具有同等法律效力、电子劳动合同展示形式等问题作出了规定。
最后，李泰龙分析了电子劳动合同的认证。他从电子劳动合同真实性判断因素、电子劳动合同真实性确认标准两方面展开了介绍与分析。分析了处理规则的相关法条之后，李泰龙总结出了电子劳动合同真实性判断因素和确认标准包括以下内容：
李泰龙的分享从规则、法条中高度概括出企业合规重点，获得了听众们的认可。
02
订立电子劳动合同的注意事项
随后，英格玛人力资源集团陈晶晶带来了主题为“订立电子劳动合同的注意事项”的分享。
她从苏州中院劳动人事争议审判工作报告切入，分享了苏州劳动人事争议案件基本情况：
苏州全市法院劳动人事争议类案件主要包括劳动人事争议案件和申请撤销劳动争议仲裁裁决案件。数据统计显示，2020年，苏州全市法院共受理劳动人事争议案件10542件，同比上升18. 58%，其中旧存1786件、新收8756件，审结8801件，结收案比为100. 50%。
在劳动人事争议案件审理中，陈晶晶发现如下问题：
1.用人单位层面，劳动合同订立管理有待规范。用人单位应严格按照法律规定，与劳动者订立规范的劳动合同。合同应由劳动者本人签名，并根据实际工资如实填写劳动报酬情况。用人单位应建立劳动者用工管理档案，落实由用人单位、劳动者一致确认的劳动者档案制度。
2. 劳动者方面，对相关法律法规存在错误认知，在得不到法律支持后仍不顾客观事实过度维权的现象时有发生。部分劳动者为追求未订立书面劳动合同情况下的两倍工资，拒不签订劳动合同，短期内入职、离职多家企业，有以“维权”谋求利益为业的倾向。
随后，陈晶晶介绍了常见的法律风险。具体包括：未签订劳动合同、劳动合同条款缺失、未及时签订劳动合同、劳动合同无效、未签订法定形式劳动合同、劳动合同未交付等6个方面。当出现上述情况时，用人单位需要承担相应的法律责任。
那么，订立电子劳动合同需要注意哪些事项？陈晶晶表示，这不限于电子形式还是传统形式，基于劳动合同的法律规定、法律风险、法律责任及后果等同样适用于《劳动合同法》等相关法律法规。
首先，需要注意订立劳动合同的基本原则不变，应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。为了便于理解，陈晶晶还结合了两个典型案例加以分析。
其次，电子版合同不等于电子劳动合同。通过电子邮件、微信、0A、钉钉等形式向劳动者发送经双方协商一致确认内容后的电子劳动合同版本。劳动者已阅读、已确认、已同意、已回复的，效力仍待定。
另外，电子劳动合同模板不等于格式合同，用人单位应当尽到提示、说明及解释的义务。系统后台应备份、记录、储存双方协商及对内容修改的记录。电子合同签署不等于合同附件合法，规章制度作为合同附件时，需转化为防篡改文档完整展示给劳动者，满足公示程序。
涉及民主程序、规章制度更新或合同变更、续订、中止、解除等需要另行通知签署。此外，发送电子劳动合同不等于履行签署义务。用人单位可以通过手机短信、电子邮件、微信或约定的其他方式，提醒劳动者及时查看并进行电子签名，且需注意拒签或延误签署的证明。
在分析上述注意事项时，陈晶晶也结合了相应的案例进行讲解。最后，陈晶晶建议，企业要选择合法有效的电子劳动合同服务平台。用人单位可以自建合同管理平台，但其效力待定。或是选择市场化指导下的第三方电子合同服务平台。挑选并应用此类平台的流程一般是，“选平台-定意向-验身份-谈合同-签名字-严加密-做备份”。
两位嘉宾分享结束后，在本次活动的问答环节中，听众们提出了“电子合同是否也需要一式两份？其一式两份的形式是怎样的”“什么情况下因采买第三方电子合同服务平台”等问题，并获得了发言嘉宾的详细解答。
总而言之，劳动合同电子化的好处主要体现在风险控制与效率控制两方面。但企业与法务部门在与劳动者签订电子劳动合同时仍需防范相关法律风险，注意相关法律问题。本次分享会的举办也正是基于为企业提供合规建设与风险防控指引的初衷，并获得了良好的反响。