会议时间应该如何管理？讲讲我的真实经历

我从2012年参加工作，到现在已经8年多的时间了。在这之间也经历了大大小小的各种会议。这其中有每天的晨会，有向领导的工作汇报，有跨部门的项目讨论，也有和同事的简单沟通。经历过工厂中一个办公室同事面对面的会议，也参加过不同国家地区的跨国会议。会议的形式有电话的，有视频的，有面对面的。短的会议有10分钟搞定的，最长的一次足足开了一下午。但无论是怎样的会议，会议的时间管理都是我们工作时间管理中很重要的一环，在很大程度上会影响到我们整天的工作效率。从我的过往经验来说，好的会议时间管理，往往包括下面的一些方面：

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会议核心点

首先，会议的准备要充足，要充分的理解会议的核心点，知道会议上要讨论什么。大家要捋清楚一个逻辑，会议的时间占用的是很多人共同的工作时间。之所以要这么多人都加入到会议中，那一定是要解决实际的问题的。所以，开会之前一定要理解清楚，这个会议需要解决的最核心的问题是什么，或者说哪些是方向不清晰，你一个人解决不了的事情，需要大家来共同讨论，决策的，这样才能确保会议达到最好的效果。

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会议时间

除了要明确会议的核心点，会议的时间也很重要。这里的时间就包括会议的时间，和会议的时长。我记得之前在国外时，我的老板非常喜欢把会议安排在周二到周四，早上十点半到十一点的时间。因为周一大家的事情太多，周五又接近周末，所以周二到周四相对效率较高。而一般来说早上十点，十一点又是人头脑最清醒的一刻。当然这个也不是绝对的，每个公司的文化氛围不同，每个人的最高效时间段不同，都会对最佳会议时间产生影响。关于会议的时长，从我的感受来说，半个小时到一个小时是比较合适的。因为一个小时以上，人的精力专注力都会大幅下降，而且最重要的话题，一般一个小时也能解决了。像我之前经历过的两个小时，三个小时的会议，基本上效率都是很低的，或者到了最后只是成为了部分人的讨论，和大部分人没有关系了。

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会议人员

除了会议的核心点，会议的时间，还有一个需要注意的是会议的人员。这里的一个原则就是精准。一般来说，我们的会议邀请人员不会太少，因为我们习惯把和会议相关的所有人员都邀请上。但这样做的一个问题就是也许有的人和会议只是有那么一点的相关性，但一场会议的大部分时间和他都不发生关系。关于这种情况，我的建议是不要把他加入到整场会议中，而是到了需要他讨论的时候再接入会议，最大程度确保会议参与人员的精确性。

作者：潘宇宽

跨国食品公司质量管理经理/时间管理专家/个人成长及自律教练