如何确保公司内部会议有效？

如何确保公司内部会议有效？

任何一家公司，都避免不了要开会，比如晨会、周会、月会、年中会议、年终会议......各种开不完的会议；有的公司通过开会解决了很多促进公司发展和工作顺畅的问题，有的公司却因为开会浪费了众多的有效时间，问题没解决，参会人员一肚子怨言，彼此矛盾重重，甚至导致大家都不愿意开会、都害怕开会、都抵触开会。

会不能过于频繁开，但也不能不开，通过会议就是要统一思想、达成共识、消除工作误会与摩擦、确保公司顺利运行；若会议频繁召开，就会形成为了会议而召开会议，形而上学，甚至会议的性质就会发生扭曲：成为批斗会、发牢骚会。所以能不以开会的方式就能把问题解决的尽量不要开会，实在没有办法比如需要多个部门一起讨论、沟通协调的情况，可以采取会议的形式。

开会一定要保证会议的效果，是为了“达成共识、解决问题”的目标，防止出现“会前无策划、会前无准备、会中乱糟糟、会后无结果”等情况，那么组织召开一次有效的会议需要注意哪些事项呢？

第一：会议前要做好充分的准备

▼1.1明确开会主题

每一次开会，会议主持人都要明确会议的主题，以确保整个会议期间不跑题，所以参会人员都能围绕此主题在有限的时间内集中精力充分发挥各自的作用，达成共识，解决问题。

▼1.2明确开会的目的

开会的目的是为了进一步把问题搞清楚，相关人员或部门达成共识，把存在的问题彻底解决，以确保相关的工作能有效顺利开展。

▼1.3明确会议主持人和会议记录人

▼1.4明确会议的地点与时间

根据会议主题、参与人员等因素确定会议召开的地点、时间

▼1.5明确会议的参与者

根据待讨论解决的问题，确定会议的参与者，明确各参与者在会议过程中的作用和责任。

▼1.6下发会议通知

由会议主持人或其授权人负责起草会议通知，通知的内容包括会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议时间、会议议程以及对参会人员的参会要求和注意事项。

▼1.7准备会议用具

根据会议的情况，提前准备好相应的投影仪、白板、白板笔以及会议室内的桌椅摆放整齐和摆放顺序，必要时准备好会议座位牌。

▼1.8各参会人员按照会议通知、会议主题提前准备好各自的素材，以确保在会议中发言逻辑性、有理有据。

第二：下发会议通知，确保所有参会人员都能收到并知悉会议的要求

第三：会议正式开始前，会议主持人宣读会议要求

▼3.1宣布强调会议纪律包括交头接耳、通讯工具、中途暂时离开等等

▼3.2宣布强调会议主题

▼3.3宣布会议发言顺序以及发言要求

第四：会议进行过程中

▼4.1所有参会人员请务必带好自己的办公用具笔和笔记本，切忌什么都不带，只有人进入会场，且准时参加会议，严禁无辜迟到、早退或旷会情况出现。

▼4.2按照宣布的发言顺序一个一个来，不可以随意打乱顺序。

▼4.3发言过程中，其他参会人员要认真聆听，必要时做好笔记，为自己发言做准备和打基础；不要随意打断发言人发言，若确实需要请给予相应的提示。

▼4.4发言人要声音洪亮、吐字清晰，注意语速，以确保所有参会人员都能听清楚、听明白

▼4.5发言人根据情况，必要时站到台上播放投影仪讲解，加深参会人员对自己讲的内容印象

▼4.6每一个发言人讲完，要给予参会人员预留一定的质疑与解答互动时间

▼4.7发言人针对参会人员的质疑要给予积极、正面地回答，不可有任何的不乐意、不满意情绪

▼4.8会议主持人有责任维持整个会议过程的纪律与秩序

▼4.9 讨论期间，要紧扣会议主题，切忌跑题，一旦发现跑题，主持人要及时打断并拉回会议主题

▼4.10讨论的目的是进一步把问题搞清楚，达成共识，彻底解决问题，防止出现无休止无理地争执现象，更要防止出现不对事对人、对事又对人的情况。

▼4.11各参会人员发言完毕，主持人要依据会议主题和各发言人发言内容，进行总结，确定本次会议的改进落实事项，并明确到责任人、完成时间、提交的结果等

▼4.12会议主持人宣布会议结束，参会人员清理清洁各自座位的卫生，请务必把垃圾丢放到指定的垃圾桶

第五：会议结束

▼5.1负责会议记录的人要整理会议纪要，经会议主持人签署确认后发放到各参会人员。

▼5.2会议上形成的工作决议，经会议主持人签署确认后发放到责任部门或责任人，以便其及时落实，确保会议效果。

▼5.3会议主持人或授权人员负责跟踪会议形成的工作决议，以确保会议实现“会必议，议必决，

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