疫情结束后，如何主导组织一场学术活动？（建议收藏）
专栏作者/肖恩
膜拜哲人的思维得以领悟 随之而来的是诗情画意般创意出的精致。
疫情已经持续了一个多月了，抗疫期间，几乎所有的线下活动都被取消了。对药企市场部的同事来说，如何主导组织一场学术活动，估计都生疏了不少。尤其是对刚进药企市场部没多久的小伙伴们来说，等到疫情结束，恐怖都不知道从何做起了。
其实对很多市场部的同事来说，刚接手市场，需要独立主导一场学术活动的时候，方向太多迷了路；沿着前辈走过的路，似乎总是形似神非，现场状况频发，活动累乱只想瘫... ...
学术活动在日常市场部的工作职责中占据了不少的精力和金力，那么，等到疫情结束，如何主导组织一场学术活动呢？
一、学术活动的启动
——即活动的立项，设定一个前进的方向，包括主题、时间、地点、人物、形式、预算。
1、活动的主题：根据活动的目的与意义制定主题（供参考）：
● 首次举办的活动，还是延续性主题的活动：
✦首次举办的活动需要根据活动目的重新定义主题；
✦延续性主题活动可以结合年度战略目标制定副主题/专题。
● 与产品策略结合的点，与品牌推广结合的点：
✦可以结合产品特点及对应适应症，围绕适应症领域，进行活动主题开展，意欲新技术、新方法、新理念的传播。
✦品牌优势明显，或产品结构较多的覆盖目标领域手术适应症，可围绕整理解决方案、多学科联合MDT进行活动推广。
✦谨记活动不是个人创意的秀场，脱离营销目标、大搞活动创意，终究会昙花一现，造成资源的浪费。
● 活动主题是否能与学术热点、讲师擅长领域等相关联系：
✦3D打印技术、人工智能AI技术，是近两年的热点话题，对于数字化外科、个性定制化植入物等在XX临床中的应用，就有较高的分享价值。
✦关注不同的讲师在特定的领域内会有较高的学术影响力，最大程度的发挥讲师的公信力，进行更具有学术权威的市场推广。
✦活动并非走过场，看形势，成功的活动举办也会为后续与KOL的深化合作提供便利。
2、活动的时间：需要与预期目标、公司内部人员、讲师人员、参会人员等多方协调。
● 根据年度营销计划，规划活动的意向时间。
● 是否为自办活动，还是与学术大会衔接的会前会、卫星会等活动，计划具体时间
● 根据活动举办时长、讲师人员、参会人员时间情况，有限考虑双休日，可在周五安排讲师抵达。
供参考：
✦五月底六月初为研究生答辩时间，主任重心会优先考虑答辩事宜。
✦十月、十一月为学科学术会议高峰期。
✦五月、六月、八月、九月、十一月、十二月需要考虑销售同事全身心忙于业绩达成。
3、活动的地点：举办地的选定，会具有明显的资源倾向性。
● 学科的学术年会举办地点，与医学会沟通并关注。
● 自办学术活动：
✦发展市场：针对“潜力市场”进行引导，“以点带面”，通过活动的举办，实现品牌推广、产品指导、市场开拓等。
✦成熟市场：拥有稳定的核心用户，新产品技术的推广，比如：新品上市/启动会。
✦会议举办地的辐射情况：了解学科领域内的手术习惯及学派，区域性划分：比如：华东六省一市、华北与东三省、华南、华中、西南西北等。
✦根据会议的预算情况选定：需要考虑消费水平与出行便捷度。
4、活动的参加人员：
● 公司内部：领导层、销售部、市场部、相关部门。
● 统计参加人数、人员信息，并提前告知需要出席的事宜。
● 经销商/合作伙伴：举办地的经销商/合作伙伴；非举办地的经销商/合作伙伴
✦举办地的经销商/合作伙伴：作为东道主，对于出行、活动场所的便利性可以给予有效的信息支持；成功的活动举办，当地的经销商/合作伙伴也会有较高的参与度与荣誉感。
✦非举办地的经销商/合作伙伴：告知活动信息，协助住宿预订帮助等。
● 讲师人员：举办地讲师（活动执行主席），KOL讲师，KA讲师。根据活动时长，选定讲师数量。
● 参加人员：范围内的目标客户（全国性的、区域性的、省市级的... ...）
● 供应商人员：会务组、广告公司、会议酒店对接人（客房、会议室）
5、活动的形式与规模：
● 自办活动：城市会、沙龙、研讨会、workshop、专家共识会......
● 会前会、卫星会（学科学术年会）
6、活动的预算及申请：预算的申请，也需要保持高度的公司合规与节约态度
● 会场相关费用：会场费用、视频转播费用、茶歇费用、午餐晚宴费用
● 讲师相关费用：讲师的劳动报酬支付、餐饮接送机
● 内部相关费用：Workshop样品订购、推广宣传资料制作与印刷、物料运输费用；内部员工行程费用
● 其他相关费用：临时性车辆费用
二、会前的准备
——明确活动需要完成的主要事项，按时间轴梳理事项框架：
● 接机入住——欢迎晚宴（会前沟通会）——正式会议——会议晚宴——送机。
● 签到台设置、推广资料摆放与准备、会场布置与测试——欢迎晚宴（会前沟通会）——正式会议——会议晚宴——送机。
● 整理现有资源，制定推进计划，设立完成时间点与预期达成目标，明确对接人：
✦领导层：重要目标事项的参与、重点KOL/KA的会面
✦销售部：区域客户的陪同
✦市场部：讲师/重点KOL、KA的确认，目标板块的进度跟进与资源调动
✦相关部门：会场的布置、参会人员的指引、资料领取等
● 整理活动to do list，定期（每周）进行review。作为活动的主导者，需要在此过程中，积极的进行进度督导、资源协调。附参考模板：
备注：
1、航班需要提前至少1个小时到机场办理安检手续。
2、与讲师确认好返程时上车地点（会场还是酒店），根据是否为易堵车时段，估算出发时间。
三、会中的运营
——主要对于活动进行过程中的总协调，突发状况的处理与资源协调，密切关注活动现场的实施效果
● 讲师相关的运营：对接会场的负责人，做好设备的调试；讲师切换的过渡；讲师自带笔记本等相关的转换街头；灯光与屏幕效果等。
● 签到台的设置与参会人员的签到：多份签到本的准备；相关资料的发放与会场指导。
● 话筒的数量：提问环节的话筒分布。
● 现场工作人员的分工与站位：各区域各职能分工的主要联系人及基础站位（可以通过无线交流方式保持信息互通）。
● 每一个讲者的时间控制，设置提示装置或提示板。
● 午餐、会议、晚宴的场景切换：对于会场需要切换晚宴的，预留合适的时间摆桌搭建。
四、会后的跟进
——成功的活动也需要会后的跟进，意向客户的拜访，活动的总结与完善
● 对于下一次活动计划的商讨（举办地、时间）
● 对于本次活动的信息反馈总结（内容、日程的收获）
● 参会人员意向客户的名单整理与拜访
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