如何审查投标文件

项目投标是项目售前阶段最后一个环节，也是最重要的环节，只有做好项目投标工作，才能为项目售前工作画上一个完美的句号，从而拿到客户的合同。整个投标过程可以细分为多个内容，包括招标文件的获取、招标分析、标书撰写、述标，而其中标书撰写是工作量最大、最繁琐的部分，一份完整的标书一般多达数百页，往往需要团队分工协作、共同完成。

由于标书涉及的内容非常多，涉及商务标、技术标两大部分，包含企业资质、项目规划、技术方案、实施方案、项目案例等内容，以及技术偏离表、承诺函、委托书等一系列附件，所以在撰写过程中需要对标书进行全面的审核，包括主体内容、敏感信息、进度计划等。由于笔者在实际工作中主要负责技术标的整理，所以本次主要针对技术标审查进行说明，总结标书审查工作的内容和注意事项。

总体说明

投标工作的开始是要有招标文件，一般是由企业根据需要进行发布，提供给有资质的企业。文件内容涉及招标企业的招标要求、业务需要、投标规范等，取得了客户的招标文件，投标单位才能进行投标工作。

1.工作流程

投标工作总体流程，如下图所示：

1.招标企业发布招标文件，要求符合条件的企业进行投标，或者投标企业主动进行申请；

2.投标企业获得招标文件，根据招标要求进行清标，整理相关的投标要求；

3.根据投标要求撰写招标文件，包含技术标和商务标；

4.整理技术偏离表，并根据偏离要求对标书内容进行适配和完善；

5.根据招标文件要求整理投标资料，包括商务标、技术标以及偏离表、资质文件等附件，并根据要求进行装订、提交；

6.开标、述标、评标。

2.清标工作

首先进行的是清标工作，清标工作主要是基于招标文件进行梳理，梳理招标文件中的企业资质、业务需要、业务要求、技术要求、产品要求、实施要求、评分项等内容，并将相关内容整理到Excel中，一般包含以下列：

1.序号：从1开始的顺序号；

2.招标文件条目号：包含一级分组、二级分组、三级分组等子列；

3.招标要求：招标文件的内容描述；

4.备注：对招标要求的其他说明，如问题澄清。

3.投标文件

投标文件是整个投标过程中最重要、最复杂的内容，一份完整的投标文件一般都有数百页，内容包含商务标、技术标、技术偏离表以及资质文件、证明文件、承诺函等附件，往往需要团队成员共同完成。

对于技术标而言，内容至少需要包含：企业介绍、项目介绍、需要说明、技术说明、产品介绍、实施方案、售后服务、相关案例等内容，一般会根据招标文件的要求进行增加。

由于投标文件是投标工作的主体，所以在撰写过程中要梳理好大纲和逻辑，同时也要和招标文件的要求进行有效匹配、对应，所以一方面需要保证撰写标书时主要内容的完备，要尽量涵盖招标文件中的技术要求，另一方面就是要严格进行标书审查，对于遗漏、不匹配的内容进行二次完善。

4.内容审查

审查标书是标书撰写过程中极为重要的一环，审查工作一定要由专业人员进行，如技术标的审查人员要具备项目实施经验，对于业务、产品、实施有明确的了解，能够及时发现标书中存在的问题，并进行内容修复完善。一般标书审查内容主要有：清标文档、标书内容、技术偏离等，保证标书的内容可以和招标要求有效对应，文档内容、逻辑不存在错误和缺失。

标书审查

一般标书的审查人员也是标书撰写团队的一员，但是需要对标书进行整体把控，对业务的理解、产品的了解要足够充分，能够根据项目需要，制定并审核项目的实施计划。

1.清标审查

首先是对清标文件的审查，在审查时需要对招标文件进行整体分析，充分了解招标文件的内容以及客户的业务需要、技术要求、产品要求等。在分析招标文件的过程中，对应审核清标文件的内容，检查清标内容是否存在遗漏、偏差，以及内容不明确的情况，及时完善或联系客户进行问题澄清。

2.大纲审查

对于标书的审查，首先需要审查文档大纲，确定大纲是否全面，是否充分覆盖客户的需要和相关技术要点，可以参考如下大纲结构：

1.项目总体概述

1)项目背景：客户介绍，项目诞生的背景说明；

2)建设目标：项目建设需要达到的目标或实现的效果；

3)建设内容：具体的项目建设内容；

2.项目总体方案

1)项目需求分析：分析客户的业务现状与业务需求梳理；

2)总体架构思路：项目解决方案的总架构规划；

3)产品架构设计：整体架构、技术架构、功能架构、集成架构、部署架构、安全架构等；

3.技术解决方案

1)具体建设内容：建设内容的详细描述；

2)集成建设范围：业务集成、数据集成、集成接口等；

3)建设技术要求：技术能力要求，如技术支撑、系统通信、安全监控等；

4)服务标准规范：标准规范的制定，如接口标准、数据标准、集成标准等；

4.平台产品介绍

1)XXX平台总体介绍：项目涉及的各产品的总体说明；

2)XXX平台功能清单：产品的功能详细说明；

3)XXX平台技术特性：产品的技术特性，如安全、集成、接口等；

5.项目实施方案

1)项目实施原则：实施的总体原则，实施落地的保证；

2)项目组织管理：实施管理组织，双方的领导团队；

3)项目进度计划：具体计划，里程碑，实施周期等；

4)项目实施团队：实施团队的安排以及介绍；

5)项目部署方案：项目的部署架构，以及软硬件环境要求，部署和备份方案等；

6)项目测试方案：项目的测试计划以及测试内容；

7)质量管理方案：项目质量管理的方式以及质量保证措施；

8)风险管控方案：风险预案，风险管控，风险规避；

9)项目验收方案：验收策略，交付材料，验收时间、计划。

6.售后服务方案：后续培训、技术支持、售后技术团队；

7.方案特点说明：方案的特点说明；

8.典型案例分析：相关技术案例。

对于标书而言，具体内容一般会到4级标题甚至5级标题，3级以下标题需要根据实际内容进行确定，标书内容要和招标文件契合，如果招标文件有比较明确的内容结构，可以直接复用招标文件的子级标题。

3.内容审查

内容上主要是审查标书内容是否全面覆盖招标要求，这里就需要使用清标文件，基于梳理的要求对标书内容进行考察，如果存在缺失的内容要进行补充（反馈标书撰写人进行内容完善）。

> > > > 需求分析

对标书中的需求分析进行审查，考察需求分析的内容是否符合客户实际业务，包括业务系统的情况，系统集成的情况，系统使用情况以及具体的业务逻辑。在实际撰写标书的过程中，除了要对招标文件提出的需求进行明确外，还需要考察是否有未在招标文件中体现的需求，这种属于隐含的需求，这就要求标书的审查人，具备对业务的了解以及业务的敏感性，具备一定的项目实施经验，知道实际项目可能存在的相关问题。如在招标文件中提出了数据分析的需求，那么对于数据汇聚过程中的主数据处理、业务单据集成的需求是需要进行明确的，如果有必要需要在标书中进行说明。

> > > > 产品方案

产品方案主要是对内的产品方案描述，这部分内容一般情况下不太容易出现问题，但是需要注意以下几点：

1.产品方案的内容介绍要从客户角度出发，从客户可以理解的业务角度进行介绍，而不单单是内部的产品介绍；

2.在进行产品介绍时，要注意内容尽量贴合招标要求，尽量让产品介绍符合招标文件提出的要求；

3.切忌不要大幅度直接照搬招标文件，即使产品功能一样，但是也要和招标文件有所区别，避免影响客户的第一印象。

> > > > 敏感信息

由于标书的内容较多，特别是技术部分，很多内容是各个项目可以通用的，所以在撰写标书时，经常会复用其他标书中写过的内容，但这种直接复用很容易造成一些敏感信息的问题，所以审查标书敏感信息的检查至关重要，主要需要检查以下内容：

1.客户名称：这一点至关重要，如果客户名称出现问题，可能直接造成废标；

2.产品名称：在标书撰写时，系统名称有时会根据客户招标要求进行调整，要注意产品名称统一，避免客户误解；

3.伙伴信息：在投标时对于和伙伴合作的项目，如果涉及到伙伴的信息（名称、产品等），要注意进行调整和处理；

4.文档截图：无论是客户、产品还是伙伴，文字的内容都能通过全局搜索进行替换，但是如果是截图就会无法检索，所以必须人工检查，如截图中的客户名称、产品名称、客户业务系统、业务流程等都需要仔细检查核对。

4.内容完善

审查标书除了审查外，还需要进行内容的完善，特别是如果之前的内容是由非技术人员或者经验不足的人员完成的，审查人在审查标书时还需要对标书进行完善，如：

1.对客户业务的理解，对业务需求的分析；

2.对产品功能、产品架构、产品特性等比较强的技术方面的内容；

3.对客户的招标要求涵盖不到位，或者描述不够清晰准确，容易造成客户误解和无法理解的；

4.实施相关内容不够全面和到位。

> > > > 业务理解

审查标书中对于业务理解的相关内容，如对客户的实际业务逻辑理解不到位，或者对客户的需求有认知偏差，都容易造成标书内容无法有效、全面覆盖客户的需求，从而出现标书内容不全面而评标失分的结果。

如客户在招标中提出了“单环境、级联环境方案”，如果不仔细理解确认，容易理解成产品的单机部署、集群部署。但是客户的想法是开发环境、测试环境、生产环境之间的部署方案和联动方式，如果不对这些内容进行明确和完善，很容易出现遗漏。

> > > > 方案架构

在撰写标书时首先要进行总体的说明，如背景、目标、内容等，之后才是对于方案的介绍，而方案介绍首先需要介绍总体的规划，要借助系列架构图进行说明，一般会包含以下几点内容：

1.整体架构：对于整个项目的产品、集成、数据、业务规划；

2.技术架构：项目方案中涉及的技术规划，如云平台、容器化、大数据等；

3.功能架构：项目涉及的各个产品功能说明，包括主要的功能模块以及模块之间的关联；

4.集成架构：各个产品的集成方案，包括应用集成、数据集成、统一认证等；

5.部署架构：整体的部署方案，软硬件环境、部署方式（单机/集群/云平台等）、访问方式等；

6.安全架构：数据安全至关重要，整套方案涉及的安全控制策略。

> > > > 功能覆盖

功能方面的审查主要是审查产品功能介绍是否全面、准确，是否符合客户的实际需求，以及对于招标要求中提出的一些定制化、业务性等需要，平台是否实现，实现过程需要哪些前置条件以及后续维护、扩展的方式等。

一个标准化产品往往是很难满足不同客户的所有需求的，所以往往会存在一些定制化需要，主要考虑的是客户的定制化需要是否能通过产品配置实现，如果能通过配置直接或间接地实现，需要提出明确地解决方案，因为定制化需求往往会成为客户评标过程中的重点。

> > > > 项目计划

一般情况下客户在提出招标需求时，都会有一个大致的时间要求，要求的多长的时间内完成，试运行、验收的时间节点，并且在项目实施阶段也会制定清晰明确的WBS分解。因此在进行投标时也一定要在标书中体现时间节点，并且保证时间节点和客户要求是一致的。

在制定计划时要明确项目周期，如整体时间、项目人数等，同时制定里程碑节点，如开始节点、蓝图节点、上线节点、验收节点等，并且规划出每个节点内所需要完成的大致工作，保证客户在评审标书时能够充分了解项目的实施流程。

偏离梳理

标书审查完成后需要完成技术偏离表，技术偏离表主要是针对招标文件中提出的技术进行明确。明确产品是否可以满足招标要求，如果不满足是否可以扩展开发或者提出明确地解决方案，所以技术偏离表也是标书中非常重要的一部分。

技术偏离表的梳理一般是以清标工作整理的Excel为基础，按照招标文件中技术偏离表的格式要求进行调整，通常情况下，技术偏离表包含以下几项：

1.序号

2.招标文件条目号

3.招标要求

4.是否偏离

5.投标对应

6.备注说明

1.招标对应

招标对应主要是对应招标文件的条目号和具体要求，一般在清标工作时就会梳理相关的内容，同时在审查标书时最先审查的也是这部分内容，所以一般直接复用清标文件即可，但在整理技术偏离表时对于一些商务层面的需要，如供方资质、案例要求等可以不放在技术偏离中的，可以在商务标中进行明确。

2.投标对应

投标对应主要基于招标要求，在标书中对应的功能实现位置。投标对应可以分为两种写法，一种是只写标书中对应的条目号，如“5.1.2.集成标准规范”；另一种是写清具体的实现内容，同时写清标书中对应的条目号，如“建立统一的开发标准，实现服务开发、管理、运维、测试标准……，参见投标文件“5.1.2.集成标准规范”。在实际工作中根据需要采用不同的方式，但需要注意：

1.切忌在撰写实现方式时直接照搬招标要求的内容；

2.功能实现要和招标要求高度适配，避免出现较大的偏差，如果有必要对标书内容进行调整。

3.内容完善

在整理技术偏离表的同时，要注意进行标书应对，对于投标文件中没有涵盖的内容，进行投标文件的二次完善，如招标文件中明确提出的要求，标书中没有明确给出实现方案，或者只给出部分实现方案，一定要进行标书的二次完善，已符合招标要求，如确实无法完全满足，也要说明需要二次开发的工作。

在进行二次标书完善时，应尽可能在已有的标题下进行内容完善，尽量减少标题的扩展，如果必须进行标题扩展，也尽量在同一级的最后添加标题，并且添加标题后，一定要对技术偏离表中的投标对应进行二次检查，以避免技术偏离表和标书不对应。

其他内容

投标工作是一项系统的工作，往往需要一个团队协作完成，并且需要技术、商务、实施等不同的人员参与，才能把标书撰写得尽量完善、全面。并且在标书撰写的过程中，也需要有其他的辅助工作，如和客户沟通进行问题确认，以及商务层面的交互等。

1.问题澄清

主要是对招标文件的问题进行澄清，客户的招标文件是由客户方提供，由于甲乙双方的立场、定位、理解的不同，对于招标文件中的内容可能存在理解歧义，所以前期的清标工作非常重要，在清标时除了梳理技术要求，也要梳理招标文件中不清晰的内容，并且向客户方提出澄清要求，明确要求的具体内容，避免因理解不同造成标书的内容出现偏差，从而影响最后的评标。

2.商务沟通

商务层面主要是由销售人员和客户进行沟通，构建好客户关系，及时了解客户对于项目的想法，是否有变化，对于时间、产品、方案等方面一些隐含的需求，业务上一些比较具体的内容，这样有利于在标书撰写过程中，使标书内容更加贴合客户的实际业务需求，加强客户的认同感，提高投标成功的概率。

3.述标准备

在标书完成后就要进行投标准备了，主要是根据客户开标的具体要求准备述标PPT和产品演示，在准备时要明确述标、演示的时间要求，避免时间过短或超出时间范围。

述标PPT需要基于标书的实际内容进行概括，要和标书以及客户需求高度契合，并且能体现出标书的重点内容，产品、方案的优势特点等。产品演示主要是基于项目中涉及的产品功能进行演示，演示时注意要尽量结合实际业务场景，从业务出发演示产品的功能实现，要尽量涵盖招标文件中要求的技术点。

分析总结

最近参与了几次标书的撰写与审查工作，所以对工作中的内容进行了总结。梳理审查标书过程中发现的一些问题和注意事项，通此篇文章分享标书撰写的要点，为后续标书撰写与审查提供借鉴。

1.工作总结

通过参与多次的标书撰写，对于标书撰写、审查的过程有了更加清晰地了解，对于不同的产品方案在实际项目中的实现也有了更多地认识。通过分析客户的招标文件，了解客户的实际业务，对于公司产品、业务的支撑以及后续产品的升级完善也有了更多地认知，同时对于后续参与开发和实施工作带来帮助。

2.能力要求

从标书审查人的角度来说，对于个人能力的要求会更高。首先是要求对于产品和方案有充分地了解，了解在实际项目中该如何进行实施，了解产品的各个功能和实际业务需求的结合方式，之后才能在标书中很好的和招标要求进行对应，已满足各种应用场景。同时审查人也需要一定的文档能力，对于文档的结构逻辑，文字的语言组织有一定的要求，保证标书内容的完整性、连续性，让客户更加了解标书内容。

3.个人总结

通过最近几个标书的撰写，对于个人来说帮助还是比较大的，不仅是在产品、方案的理解还有文档撰写方面的提升。通过审标书、写标书的过程，不断分析理解客户的业务，对于公司产品与业务的结合，对于后续项目中产品与业务的有效融合有了更深的理解。

在标书审查的过程中也发现一些问题，如标书审查的不细心，出现敏感信息没有及时处理等问题，在后续的工作中需要加强，审查内容要细心，考察内容全面，避免遗漏。要继续加强对实际业务的理解，分析业务、理解业务，将业务需求与项目经验结合，才能不断提升个人能力。