印章管理的风险和措施那么多,不如章管家的一把智能锁!
经常看到一些大型企业为了印章管理的风险问题开会讨论,有的说印章要实行双人管理,设置监印岗位,有的反映用印人员为了减少麻烦,违规预先在空白合同、公文用纸上加盖印章,有的说经办人员之间混用、共用业务专用章,难以界定其责任,还可能给别人留下可乘之机......风险这么多,主要是印章管理流程全程都是人为参与,不可控因素太多.何不试试章管家的数智管理系统呢?
印章保管人员临时离岗未将印章上锁保管,存放印章的保险柜未纳入监控范围,易造成印章丢失、被盗、或被盗用的风险。章管家智能章是把传统章放置在智能设备之中,即使盖章也不需要把传统章从设备中取出,采用电机驱动自动盖章,通过系统审批授权才能用印,大大降低印章丢失、被盗后可能产生的风险。即使不相干的人拿到了智能设备,也无法盖章,因为没有经过审批就无权使用智能设备。这把智能锁带来的安全防护级别非常之高。
人工登记用章申请时,申请人可能赶时间随便简单写一下,公章保管人有时候也没有认真查看核对,导致用印记录不准确、不及时、不完整,不利于对印章使用情况的检查监督,影响事后核查追溯。使用章管家的智能平台就不同了,如果信息填写不完整,系统是不允许提交给领导审批的,因此申请人只能乖乖地按照系统要求清楚完整地填写。
人工保管公章有时候还会出现这种情况:公章保管人的粗心或者使用人对公章情况的不了解,将作废印章继续使用,未及时收缴销毁。而章管家是“智能软件+智能硬件”方式,能够对印章的“刻制、保管、交接、使用、销毁”实行全生命周期的管理,每一个环节都管理到位。每一个节点都在系统里记录在案,盖章的瞬间会有抓拍记录上传,盖完章的文件也会有拍照记录上传,系统能够建立全公司的印章主数据台账,记录所有印章的用印记录,并保留用印前、用印中、用印后文件以便日后追溯。
制定再多的印章管理措施,也不如智能系统对用章行为的控制效果明显。章管家以“安全”为基础,通过数字化、智能化技术帮助企业实现印章全生命周期管理,在保障效率的同时,充分强化安全与合规。