Excel如何快速计算员工的出勤率

从公司考勤系统导出来的数据，如图6-1所示，需要计算员工的出勤率。用函数的解决方案也能做，但相对效率低了一些，所以利用透视表进行快速统计。

图6-1

操作

步骤1：选中数据区域中的一个单元格，依次单击“插入→数据透视表”，打开“创建数据透视表”对话框，这时候会自动默认“表/区域”为数据区域。为了方便看到效果，把透视表建在了本表的H2单元格，如图6-2所示。

图6-2

步骤2：单击“确定”按钮后，表格右侧会自动显示“数据透视表字段”面板。拖曳需要添加到报表的字段至区域，即把“姓名”“签到日”拖曳到“行”，再把“签到日”拖曳到“值”。如果你动手操作一下会发现，拖曳“签到日”到“行”之后，“数据透视表字段”面板上方的字段多了“月”字段，可将“月”拖曳至“行”，就可以实现按月统计签到日，如图6-3所示。

图6-3

有了每月的出勤率统计就可以计算出考勤率，假如每个月满考勤是52次，点选数据源所在单元格会自动填充GETPIVOTDATA公式，如图6-4所示。

图6-4

公式录入完毕后下拉填充公式，如图6-5所示。

图6-5

奇怪，怎么拖曳下来的数字都是一样的?从上图中可以看到，在J4单元格中点选I4单元格引用数据的时候，J4单元格公式显示的是=GETPIVOTDATA("签到日",$L$2,"姓名","王建斌","月",8)，而不是=I4，问题就在这里，这是透视表的抓取数据的函数，需要关闭该功能才能正常计算。

步骤3：选中透视表中的某个单元格，依次单击“数据透视表工具→分析→选项→生成GetPivotData”，如图6-6所示。

图6-6

这时再在J4单元格中使用点选的方式引用I4单元格，即可以I4格式显示，如图6-7所示。

图6-7

计算完成后，考勤率以小数的格式显示，可修改单元格格式以百分比格式显示，如图6-8所示。

图6-8

步骤4：如果再做成柱形图，就很容易看出这个员工在每月的考勤率了，原来9月、10月考勤率最低。注意按住Ctrl键选取灰色部分的数据，插入柱形图，如图6-9所示。

总结： Excel表格中引用透视表的单元格数据会自动引用GETPIVOTDATA函数来实现“动态”的引用，简单地说就是透视表发生变化的时候，依然引用对应的统计数据，但遇到本例的情况就需要取消此功能，这也是透视表新手容易忽视而又不知道如何解决的问题。

图6-9