干货:IT类物料采购申请流程优化案例

这是流程+研习社的第237篇原创文章,欢迎转发分享。新来的朋友别忘了点击上面的蓝色(流程研习社)加关注,通过【书与文章】查看所有【历史好文】。欢迎投稿 630011134@qq.com,参与众筹写书计划,详见:关注公众号 → 书与文章 → 众筹写书。

本文将被纳入《圆你出版第一本书的梦想:加入流程+众筹写书A计划之《100个流程实践案例》项目》也欢迎您的加入!

一、背景

一般来讲,企业对内部IT类物料的分类会按照财务规定的金额分为固定资产与低值易耗品物资。当需求部门提报此类物资采购申请时,却往往因IT类物料的复杂性、申请人专业度不够等原因导致流程效率低,甚至出现流程反复折腾的现象。

为更好地服务并解决业务部门对IT类物料采购申请的诉求,提高员工的采购体验和满意度,流程管理部门主动发起对该流程的梳理优化。

二、流程现状与核心问题

目前,公司在实际业务中,IT类物料分为IT设备、IT物资两大类,两类的采购申请流程基本逻辑基本一致,因此,此处仅以IT设备采购申请流程为例介绍优化的过程。

优化前,IT设备采购申请流程现状:

通过问题收集及现状调研,发现目前存在的问题主要如下:

1. 分类不明确:IT设备及IT物资的采购权在采购部门,而管理权则归属于IT部门,由于各自站在自身部门角度对IT设备及IT物资进行归类划分,导致划分范围及归类标准不统一,存在流程文件之间冲突的现象。比如,对于IT软件与服务费的归属,采购部归类为IT物资,而IT部门则归类为IT设备,业务部门提交申请时就很容易选错。

2. 流程签批较长:流程按照不同金额串行审批,首先由申请部门层层签批,然后再由采购部门层层签批。比如,有部门反馈从电脑硬盘的申请到领取需20余天,影响员工的正常工作。

3. 流程退回频率较高:因需求提报人员对IT知识不熟悉,导致流程签批过程中因选择或配置错误常被退回。比如,当个人电脑硬盘损坏而申请购买硬盘时,因不了解自身电脑所对应的硬盘型号,导致申请人在申请流程时经常选错流程中的配置参数,而致使流程被多次退回。

三、优化思路与方案

优化思路:

1. 统一定义IT物料类别标准:在采购部及IT部流程文件中,原来只是笼统地规定了IT设备与IT物资以2000元为界限划分IT类别;现在通过组织财务部、采购部及IT部共同讨论,统一了IT物料分类标准:规定了电脑、投影仪、交换机、IT软件及服务费类等都归属于IT设备类,其他如鼠标、网线、电源、键盘等低值易耗品则归属于IT物资类,并在IT设备与物资采购申请流程中详细明确并举例说明。同时,为避免申请人走错流程,将“IT设备采购申请流程”更名为“IT设备、软件及服务费采购申请流程”。

2. 简化流程:重新审视流程各节点签批的意义,删减不必要的审批点,跨部门审批节点并行处理,如将采购部分管VP节点删除,因为前面需求部门分管VP已经签批同意,再签批的意义不大。

3. 增加ITBP人员评审点:因部分IT知识的复杂性,业务人员无法识别提报信息的准确性,因此在申请人提报需求后,增加各部门ITBP人员的技术把控环节,防止出现流程流转到后面被反复退回的问题。

优化后的流程:

四、优化效果

1. 统一分类标准,流程文件指导性更强;

2. 提高了流程效率;

3. 提升了客户体验和满意度。

金国华点评:

采购流程分类设计时,一般还会从以下几个方面考量:

1. 多维度组合考量流程分类设计。基于采购金额、细分品类的特性(标准化程度/信息透明度/风险等)、物料采购特性(购买频次与多少等)等维度,综合考虑做流程分类设计。

2. 选择恰当的采购策略。比如简易采购、一单一议、框架协议+合同、框架协议+订单等。

所以,对于IT物料采购量比较大、采购品类比较繁多的企业,细分品类管理和采购策略选择是流程分类设计时重要的考量因素,会/也应该比上文案例更复杂。

⭐️  2018年7月公开课《流程管理价值、方法与实践》,2018年8月公开课《流程优化/变革项目操盘:从策划到落地》,请直接加课程助理微信报名。

详情请直接点击:《流程公开课报名 | 2018年7/8月 广州 金国华老师小班私享课》

(0)

相关推荐

  • 企业内部控制之采购管理流程常见问题及对策

    一.服务采购 问题1:未建立业务外包管理制度. 对策:建立和完善业务外包管理制度,规定业务外包的范围.方式.条件.程序和实施等相关内容,明确相关部门和岗位的职责权限,强化业务外包全过程的监控,防范外包 ...

  • 掌握这五大采购管理要点,成本猛降!效率骤增

    采购管理五大要点 在很多企业中,采购部门的状态常常是一团乱麻,采购员每天处在高度工作状态中,忙得精疲力尽,却往往看不到太多成果,这让管理者也很是头疼,采购环节流程优化迫在眉睫,可究竟要从哪些方面下手呢 ...

  • 供应商绩效管理——曾小煜

    公司有这么多供应商,该怎么管理供应商的呢?行业上都是如何管理的,有无专业科学的方法?笔者结合多年在供应链管理上的实战经验,介绍供应商管理产生的原因.概念,以及管理过程中常见的问题.帮助供应商改进绩效和 ...

  • 【干货】万科招标采购全流程

    一.流程概况 (一)流程类别划分: (1)招标 a.一般工程50万以上进行招标确定单位. b.重大工程进行招标单位确定(包括土建.安装.煤气.智能化.装修.外水.外电.弱电.园林.消防.铝窗). c. ...

  • 20天到2天!流程优化实战案例系列:新产品样件采购工作流程优化

    一.背景 A企业是一家大型设备制造商,其产品特性为单件定制.零部件采购难度大,尤其是新产品开发过程中,样件采购周期更长.因新产品研发压力较大,样件采购长期满足不了研发部门的时间要求,研发部门对采购部门 ...

  • 采购付款流程优化

    一.采购付款流程 采购付款流程,重点是要优化流程.提高效率.所以,前置的工作流程比如供应商询价报价及录入系统,下达采购订单要关联采购报价信息.这些是采购管理的工作流程,不在本流程.仓库收货,IQC要抽 ...

  • 王焕东:公司群组邮箱管理流程优化案例

    一.背景 在公司的日常信息传递过程中,邮件是一个较为普遍的信息交流工具,有时邮件需经常发送某固定群体,为了使用方便,而将一部分人的邮箱地址捆绑在一个群组(xx.list)里,发送时只需要输入此邮箱地址 ...

  • (经典灯塔项目)采购付款业务流程优化案例

    本文将被纳入<圆你出版第一本书的梦想:加入流程+众筹写书A计划之<100个流程实践案例>项目> 一.背景 Z公司是一家大型装备产品制造公司,下属事业部.子公司十余家,各事业部. ...

  • 3000万资金成本节约!供应链资金管理流程优化案例

    这是流程+研习社的第238篇原创文章,欢迎转发分享.新来的朋友别忘了点击上面的蓝色(流程研习社)加关注,通过[书与文章]查看所有[历史好文].欢迎投稿 630011134@qq.com,参与众筹写书计 ...

  • 有得干货 | 外墙保温工程成本解读及优化案例分析

    管理咨询|管理培训|管理软件 高浓缩管理精华分享 极速提升管理能力 作者:周丽丽(智信工程咨询有限公司) 编辑:芦苇 推荐关注:有得管理分享汇(UDUC_management) 在地产黄金时代,房企利 ...

  • 原汁原味的干货:某企业流程优化需求管理升级实践

    背景 A企业是一家集团型公司,集团总部设有IT部,流程需求管理的规范化及效率提升是伴随着流程线上化的步伐逐渐建立与完善. 流程需求管理优化 优化前的做法:业务部门直接向IT提需求 业务部门提交&quo ...

  • 干货案例:积压物资处理流程优化

    一.背景 积压物资是指因设计变更.工艺路线调整.质量改进等原因造成仓库积压的外购零部件.自制件.工具工装等. A企业是一家集产品的研发.生产.销售.后市场及部分零部件再制造于一体的大型集团化企业.A公 ...