7招提升工作效率的Excel技巧
第1招 如何快速把数据的单位从元转换为万元
若单元格内容带有公式，复制粘贴的时候需要用到选择性粘贴，介绍一个非常有用的技巧，我们工作中经常会遇到把以“元”为单位的数据转换为“万元”为单位的数据，这个时候就需要用到选择性粘贴，如果数据多行多列，怎么办呢？如果一个个单元格用公式那也得复制粘贴多次，太麻烦了。例如：把表1的数据转换为以万为单位，
3001414.3
2340865.6
60517.01
3417015.3
1113500
164809.91
1963434.6
1357088.8
57336.75
3651511.1
2873985.5
161384.73
2589910.7
1386226.3
45124.23
2903621.7
1819778.7
97855.85
3930069.1
3179008.7
99105.4
表1
在数据区域旁边任意一个空白单元格输入10000，选中复制，然后选择性粘贴，选择运算的“除”，就得到想要的结果，如图1：
图1
第2招 如何批量输入求和公式
如图2，有多个项目要汇总数据，如何批量将需要求和的单元格输入公式呢？如果一行行输入公式，当需要求和的行数很多时，效率就比较低了，这里介绍快捷键【alt+=】批量输入求和公式。
图2
操作方法：先选中要求和的第一个区域，按住ctrl键，再选中其他要求和的区域，按【alt+=】就可以实现。
如果要求和的数据没有空值，如图3：
图3
全部选中数据，按F5快捷键，定位条件选择空值，这样可以快速选中要求和的单元格，再按【alt+=】。
第3招 文本与数字格式的相互批量转换
如果数据格式是文本格式，只能计数，不能做求和等运算，需要转换为数字格式才可以。如果只是一个单元格文本转换为数字，只需删掉单元格数据前面的单引号，如果是一列或多列文本数据转换为数字格式，最简单的方法用【Ctrl + Shift +向下键↓】，再用【Ctrl + Shift +向右键→】选中需要转换为数字格式的数据区域，点击下拉框转换为数字。如图4：
图4
文本转换为数字还有一种常用的方法，就是把文本数据乘以1,除以1或者+0，-0，如图5,A列是文本格式的数据，B列通过乘以1得到数字格式的数据。
图5
反过来，数字格式要转换为文本格式，如果只有一个单元格，在数据前面加单引号，记住，一定是英文状态下的单引号。如果要把一列数据由数字格式转换为文本格式，用分列功能实现，前两步选择默认的选择项，第三步把默认的“常规”改为“文本”。如图6到8。
图6
图7
图8
点击“完成”即可。
第4招 利用数据验证防止重复录入相同的内容
比如，要在A列输入数据，为了防止数据重复录入，可以用数据验证定义，如图9：
图9
这样，如果数据重复录入了就会提示图10错误：
图10
第5招 对齐两个字的名字
为了对称美观，在对齐两个字名字的时候，很多人会在两个字的中间敲空格键，其实用分散对齐就可以。选中需要设置对齐的单元格区域，按【Ctrl+1】设置单元格格式，点击对齐→水平对齐→分散对齐（缩进）即可，如图11：
图11
第6招 将单元格数字变成条形图
用数据条可以清晰看到数据的大小，不需要通过制作图表就能看出来，如图12：
图12
如果只想显示数据条，不显示数字，在编辑格式规则时在“仅显示数据条”前面方框内打勾，如图13。
图13
第7招 神奇的快速填充
正如每个人都有不同的脾气一样，Excel单元格也有它的“脾气”，在数据录入的时候需要了解单元格的特点，数据录入要规范，如果不规范，后续数据统计和数据分析会非常麻烦。经常有人问到因为录入的数据不规范，要提取数字和字符串，用公式比较复杂，难以理解，如果你的Excel版本是2013或以上版本，用快速填充功能秒秒钟就可以搞定。这个功能智能到让你惊叹，强大到足以让分列功能和文本函数下岗，看完下面几个案例就能体会到。
1、提取数字和字符串
如果要将图14中的字符串中的数字提取出来，由于原数据缺乏规律，无法使用Left、Right、Mid、Find等文本函数来提取。使用“快速填充”功能则分分钟搞定。
图14
复制A2单元格的“手机”，粘帖到B2单元格，按快捷键【Ctrl+E】，或者点击菜单开始→填充→快速填充，如图15，这样就可以把A列左边的文字提取出来。提取数字方法类似，在C2单元格输入A2单元格中的单位为元的数字5400，C3输入15000，再按快捷键【Ctrl+E】，其他单元格单位为元的数字就全部提取出来。在D2输入2，再按快捷键【Ctrl+E】，A列中最后的一个数字也提取出来了。提示：如果输入一个单元格数字无法正确填充，就再输入一个单元格数字，根据两次输入的数字，快速填充就读懂你的意思了。这好比你和别人解释某个问题，解释一遍人家没有明白，再解释一遍就明白了。
图15
2、提取身份证的出生日期
要把图16中A列身份证的出生日期提取出来，用函数和分列都可以实现，用快速填充更快，先设置B列单元格格式为日期格式，在B1输入A1的出生日期19892-12-05，按快捷键【Ctrl+E】就可以迅速填充所有A列身份证的出生日期。
图16
3、多列合并
例如，要把图17的A列和B列合并，通常用&连接，只要在C1单元格输入A1和B1的内容，按快捷键【Ctrl+E】就可以快速合并。
图17
4、向字符串中添加字符
要把图18中A列的电话号码区号、总机、分机号码用-隔开，把A1,A2内容复制粘帖到B1和B2单元格，并在区号、总机、分机之间添加分隔符-，在B3单元格按快捷键【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他单元格的内容。
图18
需要提醒的是，如果只是在B1单元格输入对应A1的内容，在B2单元格按快捷键【Ctrl+E】得到的都是B1的内容，这里需要输入2次快速填充才能理解你的意图。
5、快速填充功能组合
“快速填充”功能不仅可以实现批量提取的效果，而且在提取的同时还可以将两列单元格的不同内容合并起来。例如提取图19中省市中的市，提取街道中的号码，将两者合并为新的地址，同样可以利用“快速填充”一步到位解决这一问题。
图19
在C1单元格输入成都198，按【Ctrl+E】得到的默认是A列的城市名称和B列的数字。
6、调整字符串的顺序
例如要把A列的中英文互换位置，在B1输入A1的互换内容，在B2按【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他单元格需要互换位置的内容，如图20。
图20
7、大小写的转换
A列是大写字母，需要在B列转换为小写，C列首字母大写，其他小写，只需要在B1和C1输入相应的内容，按按【Ctrl+E】就可以把A列其他单元格内容批量转换，如图21。
图21
看完以上案例，是不是感觉快速填充如此“懂你”，让你感觉这个功能真是太贴心了，就是“知心姐姐”。