文档书写能力是项目经理的核心技能
文档书写能力是项目经理的核心技能
谈到项目经理的核心技能，不同的项目经理会说出很多技能来，比如沟通能力、领导力、团队管理能力等，我在《项目经理需要哪些个人能力》这篇文章中也着重介绍了一些能力，今天聊聊一个很重要、却容易被忽视的能力----文档书写能力。
项目经理都是要写文档的，目前我还没有发现不需要写文档的项目经理，这里的文档，可以是一个宽泛的概念，包括word、ppt、excel等格式，写商业论证、项目章程、需求分析说明书、分包商申请、写一封邮件、给领导写讲话稿，都可以归结为写文档，说白了，就是写文字表达的，而不是动嘴表达的。不管项目经理喜欢不喜欢，文档书写能力还是能够很真实的反映出项目经理的个人能力的。
我们以前有个项目经理，文档书写能力弱，但是特别能说，特别会协调，到处要人，要资源，当面接触过的，好像觉得还行，说得好像头头是道的，反正是一直在说，滔滔不绝，再看看项目交付的文档，好像不行，错字连篇，词不达意。
下面是他发的一封邮件：“张总您好！现XXX系统需执行外延流程。XXXX，使用当初试点验收的文档进行外延流程，烦请批准。”
领导的邮件回复是这样的，只有一句话：“正式邮件中这么多错别字，重新发”。
这个真实的案例中，可见，项目经理，最低级的错别字都经常出现的话，在领导那里的印象不会好的，尤其在注重细节的领导面前。
不出现错别字，这应该是最低级的要求了。要做到这一点，看似很简单，其实还需要在平时多加注意，才能在紧急时刻，也不出现错别字，或者极少情况下出现错别字。有时客户或领导会突然向项目经理要一段话，十分钟就要提供出来，项目经理在这样的情形下，一着急，可能会出现错别字。有效的手段就是最后发出去之前，再过一眼，看看语句是否通顺，有无错别字。如果实在没有时间检查，只能靠日常不写错别字的习惯了。
在写文档的时候，最重要的是用正确合适的语句表达出清晰的思路来。比如，写一个项目目标、写项目的必要性，这些都是非常重要，需要一针见血、表明观点的，这往往需要项目经理和项目成员反复推敲，最终通过简练的语句概况表达出来，然后再进一步展开。项目目标的书写，可以朝着几个数字来表达，让听到汇报的领导，容易对这个目标有一定印象，起码是觉得项目组把目标梳理清楚的印象。例如目标写成“建设XXX平台，实现XXX，达到XXX等等”，围绕建设目标，建设内容包括“1个平台、2个示范应用、1套标准”，类似这种“121”，就比较好记，至少让人感到有条理性。必要性的话，最好能总结出3个必要性，从提升效益、提升效率、降低成本等方面，描述出项目非常有必要建设。清晰的思路可通过反复的思考与研讨，渐进明细下来，推荐看看《金字塔原理》这本书，并付出实践。我总觉得金字塔原理就是小学写作文的套路，总分式写法，重要的是把结论一下子亮出来。
注重文档的思路、条理性，需要根据具体的项目，进行剖析。每个项目的目标、内容均不一样，具体内容的逻辑性，还得区分对待。总的原则就是要前后一致，相互对应。不能前面列了一堆需求，但跟后面的功能需求没有什么关系，这样就闹笑话了。
文档的格式也很重要，我们这里有个小伙子，把word的样式弄了一个模板，字体、间距、表格、图片、标题、列表等等，都做成了自定义的样式，大家写文档的时候，直接应用里面的样式，文档内容很容易统一，先不看具体内容逻辑如何，起码看着很整洁，而且写文档、合稿的工作效率提高了一大截。文档一大，书写的人一多，合稿、调格式的工作量是很大的，一般人还不一定能搞得定，应用统一的样式，合稿的时候，复制粘贴，再稍微调整调整，就完工了，真是大快人心。
如果说写word的时候少，或者客户、领导也不怎么看word，那么，PPT则是更重要的文档了。PPT的书写，除了思路、文字，还要非常注重美观。思路这东西，怎么说呢，项目组可以有项目组的思路，但这不代表客户、领导、专家的思路，无论怎样写，总会有人有意见，有意见怎么办？不用争论，照着专家的意见改就是了。越争论，效果越不好。当然如果专家没有理解项目，或者理解错了，可以解释解释。美观方面，基本上都是能看出来的。PPT最忌讳的就是写成了word，一堆文字，没有图表，也没有什么排版，这就很不好了，让看PPT和听PPT的人，不知道该看什么，要听什么了，感觉很不好。上次有个项目经理，在一次专家评审会上，正汇报着呢，专家说“你别念了，你这个不过”。其他的项目，都是专家们讨论讨论，给出意见。这哥们可好，直接把项目给整没了。也不难理解，PPT写的乱七八糟，全是文字，也没汇报出个重点来，专家听得脑袋都大了，不然也不会一点面子不给。
写好PPT是需要下大功夫，长期磨炼，多学习，网上有很多PPT专家，可以学一学。写多了，就能形成合适的模板和套路了，也具备了一些素材，PPT做得越来越漂亮，文字越来越通顺，项目也会越来越顺利了。
增强文档书写能力，可能没有什么捷径，主要是要多用心、多模仿、多练习、多推敲，写的多了，慢慢能力就上来了。当项目经理无法当面与高层领导沟通时，书写的文档，就是高层领导对项目经理的印象，具备优秀的文档书写能力，是每个优秀项目经理必须追求的。
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