Excel技巧：排序、筛选和分类汇总的应用
Excel技巧：排序、筛选和分类汇总的应用
一、排序的应用
面对Excel表格中众多数值或文本，我们处于特定目的也许会要按照一定规定进行排序。
（一）单条件排序
对财务部技能测评成绩按照降序进行排列，如图：3-1-1
步骤：选中A列至E列→点击"数据"→点击"排序"，出现如下对话框：
如图：5-1-2
按图3-1-2中表示的1、2、3步骤进行操作。步骤1：勾选框中打钩；步骤2：选中"总分"；步骤3：选中"降序"。最后点击"确定"就可以了。
（二）多条件排序
假如我们对5-1-1的成绩排序方式是依次按照会计、财管、税法的单科成绩进行降序排列。起始操作步骤与单条件排序一样，只是多一道"增加条件"的操作。如图：5-1-3
按图5-1-3中表示的步骤进行操作。步骤1：勾选框中打钩；步骤2：选中"会计"；步骤3：选中"降序"；步骤4：点击"增加条件"，返回步骤2和步骤3进行操作，直至将"财管"和 "税法"全部设置好；步骤5：点击"确定"就可以了。
（三）汉字按照笔画顺序排序
在中国有时姓名排序是个令人头疼的问题，于是乎以中国人聪明才智就发明了以姓名的笔画顺序进行排序的规则。假如有很多姓名需要按照笔画顺序排序，怎么办？难道每个名字去数笔画吗？不急，Excel帮您解决！
假设我们对前面的成绩表按姓名的笔画从少到多进行排列。如图：5-1-4
前面的操作步骤与一般的排序一样，不再赘述，此处说说不一样的地方，按照图3-1-4进行操作。步骤1：点击"选项"，出现"排序选项"的小对话框；步骤2 ：选中"笔画排序"；步骤3：点击"排序选项"的"确定"（小对话框消失）；步骤4：选中"姓名"；步骤5：选中"升序"；步骤6：点击"确定"。
（四）排序操作过程中的注意事项
1、关于参与排序的数据区域
Excel默认对光标所在的连续数据区域进行排序。连续数据区域是指该区域内没有空行或空列。需要对工作表内某一个连续的数据区域排序，则要先将光标定位到该区域内的排序依据列上，否则得出不想要的排序结果。
需要对多个连续数据区域内的所有数据排序，可以选定所要排序的数据范围，然后通过菜单栏数据→排序对话框来实现。排序后，空行会被移至选定区域的底部。
2、关于数据的规范性
一般情况下，不管是数值型数字还是文本型数字，Excel都能识别并正确排序。但数字前、中、后均不能出现空格。可利用Ctrl+H调出替换对话框，在"查找内容"中敲入一个空格，"替换为"不填任何内容，再按"全部替换"，把所有空格替换掉。
3、关于撤消Excel排序结果
有人不知道如果撤销Excel排序结果，让数据顺序恢复原状。最简单的方法：按Ctrl+Z撤销操作。如果中途存过盘，那按Ctrl+Z就只能恢复到存盘时的数据状态。
建议：（1）备份原始文件；（2）养成习惯，给工作表新增一列，编上永久序号。
4、合并单元格的排序
Excel不允许被排序的数据区域中有不同大小的单元格同时存在。通常也就是合并单元格与普通单个单元格不能同时被排序。所以经常会有"此操作要求合并单元格都具有同样大小"的提示。解决办法是拆分合并单元格，使其成为普通单元格。
5、第一条数据没参与排序
使用工具栏按钮来排序，有时会出现第一条数据不被排序的情况。这是因为使用工具栏按钮排序时默认第一条数据为标题行。解决办法：在第一条数据前新增一行，并填上内容，让它假扮标题行。填写的内容不限，填写至连续数据区域右端止。建议用ctrl+填充柄拖选整行单元格快速填充相同数据。
二、筛选的应用
当从众多的数据中选出我们需要的时候可以使用筛选。我们还是以刚才的成绩表做说明。
（一）一般筛选
当我们需要进行筛选时，选中需要筛选的区域后点击"数据"→点击"筛选"（快捷键：CTRL+SHIFT+L），就变成如下图：3-1-5
我们可以看到表头的每个单元格都出现了一个倒三角形，点击这个倒三角形就可以看见一个下拉菜单。如图：5-1-6
上部是排序方式，可以按照升序、降序和按照颜色进行排序。下部就是筛选的方式。
1.按颜色筛选。点击后，出现如图：5-1-7
2.文本筛选。点击后，出现如图：5-1-8
再点击右边的选项，再次出现一个"自定义自动筛选方式"对话框，根据需要自定义筛选方式。
如图：5-1-9
3.数字进行筛选。点击后，出现如图：5-1-10
点击右边小对话框合适项目后还会出现对话框，根据需要进行选择或填写即可，与"文本筛选"基本类似，不再赘述。
"文本筛选"和"数字筛选"是Excel自动识别生成的，如果需要筛选的内容是日期，还会显示为"日期筛选"。
4.搜索筛选
在搜索框中输入我们希望筛选的关键词，比如在姓名中我们筛选含"文"字的姓名，此时输入"文"就出现如图：5-1-10，然后点击"确定"就可以了。
5-1-10
（二）高级筛选
还是以成绩表为例进行说明。假如我们需要筛选三科成绩全部都在80分以上的人员名单。我们需要先输入一个筛选条件。筛选条件的表头要与需要筛选内容的表头一致。如图：5-1-11
点击"数据"→"高级"，或者快捷键"Ctrl+Shift+L" →"高级",出现如下图：5-1-12
根据需要选择显示方式，如果选择的是"将筛选结果复制到其他位置"，则需要选择需要"复制到"的区域。该区域只能在本工作表内，不能跨工作表，列数要与待筛选内容区域的跨度一致，行数可以不考虑。
"条件区域"必须将条件区域的表头和条件全部选中，只选择条件会失败的。故，图5-1-11的条件区域应为：$F$1:$H$2。
当选择"在原有区域显示筛选结果"时，其他没有选中的内容将被隐藏，但是如需看到被隐藏的内容，此时只能推出筛选功能，而用鼠标右键的"取消隐藏"是不能实现的。
（三）筛选的退出
当筛选结束后，需要退出筛选功能时，可以再点击一下"筛选"或者快捷键"Ctrl+Shift+L"，小倒三角形消失或者使用高级筛选功能隐藏的内容会重新显示。
三、分类汇总的应用
在面对大数据时，我们有时需要进行按品类进行汇总，比如销售明细，可能需要对每个产品的数量、金额进行汇总。
（一）分类汇总的操作步骤
步骤1：对数据进行排序。按照需要进行分类汇总的项目进行排序，升序或降序都可以，比如我们对水果销量分类汇总就可以按照水果的品名进行排序。
步骤2：点击"分类汇总"。出现如下对话框：如图5-1-13
如图5-1-13所示：
1：点击下拉菜单选择需要分类汇总的"分类字段"；
2：点击下拉菜单选择"汇总方式"；
3：勾选"选定汇总项"；
4：根据情况进行勾选（此处一般选择自动默认）；
5：点击"确定"完成分类汇总。如下图：5-1-14
分类汇总结果是分级显示的， 若要只显示分类汇总和总计的汇总，请单击行编号旁边的分级显示符号
。使用
和
符号来显示或隐藏各个分类汇总的明细数据行。
（二）分类汇总的注意事项
在分类汇总要注意清理单元格中一些打印不可见的特殊格式。比如空格、回车键、'等，虽然目视和打印都是不可见的，但是Excel虽然排序可能排在一起，但是确实按照不同类别在进行识别的。尤其是一些从应用软件导出的数据常常包含一些特殊的不可见格式设置，需要进行清除。
（三）分类汇总方式
包括求和、平均值、计数、最大值、最小值、乘积等。
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