企业公司会议管理办法

规章制度编号：企业（办/3）150-2021

企业公司会议管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范企业公司（以下称公司）会议管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议费用开支，根据中央和国家有关规定，结合公司工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司总部（分部）及所属各级单位（以下称各单位）。

第三条 公司会议实行分级负责、分类管理，各单位召开的会议要纳入年度会议计划管理。庆典、论坛等活动要纳入年度会议计划进行审批及管理，严格费用管理和过程管控。

第四条 坚持总量控制，严控经费支出总额，科学设定会议费用相关标准，会议费用开支实行综合定额控制。

第五条 坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则, 遵守中央和国家有关规定，严格按程序办事。坚持实事求是，从实际出发安排会议，严格控制会议数量、规模、规格,提高电视电话会议占比，降低会议费用支出。

第二章 管理职责

第六条 企业办公厅是公司会议归口管理部门，负责公司总部会议管理工作，具体负责公司总部会议计划编制、调整及执行等；协调和指导公司各单位会议管理工作；按季度对各单位报送的会议计划、费用及有关执行情况进行汇总、分析及通报，并提出加强管理和改进工作的意见和措施。

第七条 企业财务部是公司费用管理部门，负责公司会议费用预算编制、调整、下达工作；按规定做好费用的财务管理和会计核算工作，对费用执行情况实施动态监控；负责对费用执行及使用提出加强管理的意见和措施。

第八条 企业监察局负责会同有关部门对公司会议管理、费用使用等情况进行监督检查，对违纪、违规行为予以处理。

第九条 各单位办公室（综合管理部门）负责本单位会议管理工作，统筹、协调和指导所属单位会议管理工作；财务部门负责本单位及所属单位会议预算及费用等管理工作；纪检监察部门依法依规履行对本单位及所属单位会议管理相关工作的监督检查等职责。

第三章 会议分类

第十条 各单位召开的会议根据会议任务、内容和涉及范围等分为四类。

（一）一类会议是由各单位召开的全局性会议，所属部门和单位党政主要领导参加，由办公室（综合管理部门）或相关业务部门牵头组织。

（二）二类会议是由各单位召开的专业性会议，研究部署专业管理年度工作及其他重要工作，所属部门和单位分管领导参加，由主办业务部门牵头组织，有关部门配合。

（三）三类会议是各单位有关业务部门布置专业具体工作的会议，所属单位相关部门负责人参加，由相关业务部门组织。

（四）四类会议是除上述一、二、三类会议以外的，需要所属单位相关人员参加的会议，包括各类小型研讨会、座谈会等，由相关业务部门组织。

第四章 会议计划与审批管理

第十一条 各单位会议实行年度计划管理，季度汇总分析，月度统筹安排。实施总量控制，科学制定会议计划，严格控制会议数量，降低会议成本支出。

（一）各单位办公室（综合管理部门）会同财务部门每年12月下旬在总结本年度会议计划及预算执行情况的基础上，编制次年度一、二、三类会议计划及预算安排，并形成书面报告，经本单位党组（委）会或总经理办公会审定后，报上级单位备案审查，会议计划及预算安排于次年年初下发执行。四类会议由各业务部门编制年度计划，经部门主要负责人审核，报单位分管领导审定，交办公室（综合管理部门）备案审查（会议计划报送通用模板见附件1）。

（二）各单位办公室（综合管理部门）会同财务部门按季度对本单位会议计划、费用及有关执行情况进行汇总、分析，向本单位党组（委）会或总经理办公会报告，同时报上级单位备案审查；

（三）会议计划可根据工作实际每月调整一次，一、二、三类会议月度调整安排由办公室（综合管理部门）统筹协调确定。四类会议月度调整安排由各业务部门负责，履行相关审批程序后，交办公室（综合管理部门）备案审查。（计划内会议月度安排通用模板见附件2）

第十二条 各单位要严格计划外会议管理，严格计划外会议及费用审批程序。（计划外会议及费用申请通用模板见附件3）

（一）计划外召开的一类会议，由党组（委）会或总经理办公会审批；

（二）计划外召开的二类会议，由主办业务部门提出申请，送办公室（综合管理部门）、财务部门会签，报分管领导、分管财务的领导依次审核，最后报主要领导审批；

（三）计划外召开的三类会议，由主办业务部门提出申请，送办公室（综合管理部门）、财务部门会签，报分管领导、分管财务的领导审批；

（四）计划外召开的四类会议，由主办业务部门提出申请，报分管领导审批，交办公室（综合管理部门）备案审查。

第十三条 经审批后的计划外会议，按照计划内会议的管理程序进行管理。

第十四条 有关上级单位委托本单位召开的会议，由承办部门提出申请，经办公室（综合管理部门）审核，送本单位分管领导、分管财务领导会签后，报主要领导审批。

第五章 预算与费用管理

第十五条 各单位列入计划的一、二、三类会议，其会议费用纳入本单位预算管理，并单独列支，须严格控制会议费用预算规模。会议费用预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。四类会议不涉及预算费用，只进行计划管理。

第十六条 会议费用开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照公司差旅费用管理有关规定回单位报销。

第十七条 会议费用开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用（公司总部会议费用综合定额标准见附件4）。各单位要根据工作实际，以不超过当地党委政府的费用标准，确定本单位会议费用综合定额。各单位定额标准应连同依据报上级单位备案。

综合定额标准是会议费用开支的上限，应在综合定额标准以内结算报销。

第十八条 会议费用由会议召开单位承担，不得以任何方式向下属单位转嫁或摊派。

第十九条 各单位须健全完善会议费用报销管理，会议费用报销应严格执行公司费用报销管理规定，在定额标准以内由主办业务部门提出，经本部门负责人签字，办公室（综合管理部门）审核后报销（计划内会议安排报批通用模板见附件5）。会议费用不得超标使用。经审批后的计划外会议，其费用标准不得超过相应类别的计划内会议。

第二十条 各单位应将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、费用开支等情况应以适当形式在单位内部公开。

第六章 庆典、论坛活动管理

第二十一条 各单位举办或参与举办的各类庆典、论坛等活动应符合国家有关法律法规文件规定，做到依据明确、规模适度、数量适当、经费合规。确需举办的，要按规定履行审批程序。批准举办的，要严格规范实施。

第二十二条 坚持“谁主管、谁负责，谁审批、谁监管”的原则，统筹规划、从严控制庆典、论坛等活动，举办100人以上参加的庆典活动（含上级部门及地方党委、政府交办，由各单位承办的庆典活动），须报企业办公厅审批。750千伏及以下的电网工程及其它工程建设项目，除对经济社会发展具有特别重大意义的外，一律不搞奠基、开工仪式和竣工典礼。严格限制单位成立、周年纪念等庆典活动，除具有特别重大纪念意义的外，一律不准举办。公司总部由企业办公厅、各单位由办公室（综合管理部门）负责庆典、论坛管理工作，将庆典、论坛等活动纳入年度会议计划严格管理。

第二十三条 严格控制庆典、论坛数量。严格限制活动规模和开支，活动所需经费由举办单位承担，并纳入预算管理，接受审计监督，不得向所属单位或相关单位转嫁费用。举办涉外论坛，须报企业国际部审批。

第二十四条 严格规范处级以上领导干部(含离退休领导干部)出席庆典、论坛等活动。各级领导干部原则上不得出席与本职工作无关的活动。邀请公司领导出席活动，由企业办公厅统一协调安排，报公司主要领导批准。邀请公司总助、总师、副总师、顾问出席活动，由企业总师办协调安排，邀请各部门（分部）、各单位党政主要领导出席活动，由各部门（分部）、单位协调安排，并报公司批准。其他领导干部参加活动，须履行有关审批程序。未经批准，领导干部不得出席活动，不得在活动中挂名、发贺信贺电、题词、剪彩等。

第七章 会议组织管理

第二十五条 各单位须从严控制会议数量、规模、规格和会期，根据工作实际，制定本单位及所属单位具体执行标准。公司所属二级单位本部召开会议不得突破以下标准。

（一）一类会议数量根据工作实际确定，参会人员根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量，会期不超过3天；

（二）二类会议原则上各业务部门每年召开不超过1个，参会人数一般不超过150人，工作人员控制在会议代表人数的10%以内，不得请所属单位主要领导出席，会期一般不超过1.5天；

（三）三类会议原则上各业务部门每年召开不超过3个，参会人数一般不超过100人，工作人员控制在会议代表人数的5%以内，不得请所属单位分管领导出席，会期一般不超过1天；

（四）四类会议数量根据实际情况而定，各单位要大幅压减会议数量，减小参会人员范围、压缩会期，不得随意提高参会人员规格。

传达、布置类会议会期不得超过1天。各类会议报到和离开时间，合计不得超过1天。

第二十六条 合理安排会议内容。精心安排议题，压降一般性专题汇报数量和分组讨论时间。一、二类会议减少表态发言数量，三、四类会议原则上不安排表态发言。精简会议材料，减少会议现场印发材料，尽量以电子资料发放至与会代表。一、二类会议减少资料汇编、宣传画册和情况通报类印发材料，三、四类会议原则上不发放资料汇编和宣传画册类印发材料，减少情况通报类印发材料。严格控制会议材料篇幅，做到主题鲜明、重点突出、内容简洁。

第二十七条 改进会议形式,要充分应用电视电话、网络视频会议等现代信息技术手段，各单位电视电话、网络视频会议占比应达到本单位会议总数的50%以上，并严格按照会议类别履行公司电视电话会议申请、审批等组织程序。一类会议提倡采用电视电话会议方式，二、三类会议原则上选择电视电话会议方式，一般不召开现场集中式会议，对于跨地区、多单位召开的四类会议一般采用电视电话会议或网络视频会议等方式。

传达、布置类会议优先采用电视电话或网络视频会议方式召开。电视电话会议、网络视频会议的主会场和分会场应控制规模，节约费用支出。基层单位已经参加电视电话会议的，不再重复开会传达。

第二十八条 不能够采用电视电话或网络视频召开的会议，优先选择本单位办公楼内部会议室。内部会议室无法满足需求的，应选择本单位定点会议场所或其他公司系统内部会议场所。无定点会议场所的单位，确有需要，应优先选择临近的公司系统内部会议场所召开会议。因特殊情况，确需在系统外会议场所召开的，应选择当地党委政府定点范围内的会议场所，并履行相关报批手续。不得在豪华酒店、度假村召开会议。

第二十九条 各单位原则上不得离开本单位所在行政区域召开会议，不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第三十条 精简会务安排。会议会场不摆放花草，不制作背景板，不提供水果，会议期间不安排茶歇。会议用餐不得组织会餐、宴请，一律安排自助餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒。会议住宿应严格执行会议用房标准，以标准间为主，不得安排高档套房，房间内不配备水果、干果、鲜花等，不另配备洗漱用品。会议代表尽量安排集体乘车。

第三十一条 严肃会议纪律。严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费用，不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品。

第八章 会议精神的贯彻落实

第三十二条 各单位召开的各类会议，按照分级负责、分类管理的原则，由有关部门负责组织贯彻落实：

（一）一类会议精神的贯彻落实，由办公室（综合管理部门）或相关业务部门牵头组织，向本单位党组（委）会议或总经理办公会议报告；

（二）二类会议精神的贯彻落实，由主办业务部门牵头组织，向分管领导、主要领导报告，同时抄送办公室（综合管理部门）；

（三）三、四类会议精神的贯彻落实，由主办业务部门负责督促检查。

第三十三条 一、二、三类会议，在会议结束后，由主办业务部门负责，按照文件归档的要求，向本单位文档管理部门提交两套完整的会议材料。会议材料包括会议通知、会议指南、会议文件、会议参考文件和相关书籍、图表、画册等。四类会议材料由主办业务部门妥善保存。

第九章 监督检查

第三十四条 各单位应将会议管理作为协同监督的重要事项及审计、纪检监察部门监督检查的重要内容，并配合有关部门监督检查，针对监督检查中发现的会议管理方面的问题及时进行整改。

第三十五条 纪检、监察、审计等部门对本单位及所属单位会议管理及费用使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；

（二）会议费用开支范围和开支标准是否符合规定；

（三）会议费用报销和支付是否符合规定；

（四）会议会期、规模、规格是否符合规定,会议是否在规定的地点和场所召开；

（五）是否向下属单位转嫁、摊派会议费；

（六）会议费用管理和使用的其他情况。

第三十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和有关人员的责任：

（一）未履行程序，计划外召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的,由有关部门责令改正,追回资金,并经报批后予以通报。情节较重的，对直接负责的主管人员和相关负责人,报请其所在单位按规定给予党纪政纪处分。如行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。

第十章 附 则

第三十七条 本办法由企业办公厅负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。原《企业公司总部会议管理办法》（企业办〔2012〕100号）同时废止。

附件1

______年度会议计划表

编制部门（单位）：

序号	会议名称	会议内容	参加会议人员	主办部门		时间	天数	地点	人数	备注
一、一类会议（××个，其中电视电话会议××个，××万元）
1
2
二、二类会议（××个，其中电视电话会议××个，××万元）
1
2
三、三类会议（××个，其中电视电话会议××个，××万元）
1
2
四、四类会议（××个，其中电视电话会议××个）
1
2

附件2

计划内会议月度安排表

（20××年××月）

填报部门（单位）： 填表日期：

序号	会议名称	会议类别	与会领导	会议 时间	会议地点	代表 人数	费用情况	（拟）变更情况说明
一、本月会议执行情况
1
2
..
二、次月会议计划安排情况
1
2
..

附件3

计划外会议及费用申请表

主办部门（单位）： 会议类别：

会议名称
与会领导
参会代表
会议时间		会期		人数
会议地点		会议费用
会议主题及内容:
申请部门领导签字： 年 月 日（盖章）
办公厅（室）意见： 年 月 日
财务部门意见： 年 月 日
分管领导意见：		分管财务领导意见：
主要领导批示：

注：1. 计划外二类会议由主要领导审批。

2. 计划外三类会议由分管领导、分管财务的领导共同审批。

3. 计划外四类会议由分管领导审批。
附件4

企业公司总部会议费用

综合定额标准

（单位：元/人天）

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合　计
一类会议	400	150	110	660
二类会议	300	150	100	550
三类会议	240	130	80	450

备注：

1.综合定额标准是会议费用开支的上限，各项费用之间可以调剂使用，应在综合定额标准以内结算报销。

2.各单位要根据工作实际，以不超过当地党委政府的费用标准，确定本单位会议费用综合定额。

附件5

计划内会议安排报批表

主办部门（单位）： 会议类别：

会议名称
会议地点			会议时间
主办单位			主 持 人
与会领导
代表人数			工作人员数
部门主任签字		联 系 人	电 话
费用预算	住房费用	元	医 药 费	元
	伙 食 费	元	印刷费用	元
	会议室费	元	其 它	元
	交通费用	元	合 计	元
预算批准费用
办公厅（室） 审核意见
备注