如何划分工作优先级，更好的完成工作
今天介绍的书是《零加班工作》作者美崎荣一郎。一本很初级的工作任务处理书籍。
为什么工作的优先等级会被打乱
大家都会给自己的任务列清单，但在执行时就会发现总会有各种因素打打乱你原来的任务 。
但究竟是什么，使得我们划分的工作优先等级一再被打乱？
可以列为以下六点。
1.突发工作的出现；
2.受到干扰、注意力被打断；
3.不自觉地就开始处理其他工作；
4.情感波动较大；
5.总觉得能得出更好的结论，因而迟迟下不了决断；
6.（时间、金钱、人员等）可利用资源不足。
针对不同的原因有不同解决方法：
1、突发工作的出现
如果我们能提前预测出，上司和客户可能会在什么时间向我们交付任务，就可以减少因工作日程被打乱而产生的损失。
从高处俯瞰这些突发工作，我们会发现：在某种程度上，它们都是可以预测的。比如当你对老板的办事风格和习惯更了解之后，就会知道老板会在什么时候安排工作。
2、受到干扰、注意力被打断
根据环境的变化变更要做的工作，或者是根据手里的工作改变周围的环境。
每项工作都有其适合的“环境”。
在给工作划分优先等级时，如果我们能把“该处理的工作”和“适合处理这项工作的环境”这两点都纳入考虑，工作就会进行得更为高效。
3、不自觉地就开始处理其他工作
转变下思考方法：从以截止日期为基准，转变为以接手日期为标准来处理工作。
“以工作的接手日期为标准来处理工作”就是指：不把截止日期作为判断工作优先等级的标准，而是在接手一项工作之后就立刻去处理它。这种做法会让我们的时间变得宽裕，也就不用再面对因心血来潮而焦头烂额的局面了。
在一开始就承认人的心情会受到人的生理本能的影响，再在此基础上对工作的优先等级做出判定。
划分优先等级的四条原则
想处理好多项工作，就要考虑如何划分优先等级。
以下四个因素，会对时间的价值产生影响。
1.现在所处的地点；
2.周围的环境；
3.时间段；
4.身体状况。
受到这四个因素的影响，时间的价值会产生很大的变化。
只要遵循这四条原则，“给工作划分优先等级”一事就会变得顺利。
原则一：考虑在当前工作地点做哪些工作效率最高
原则二：在当前环境中，我该处理哪项工作才能让工作效率更高”。
原则三：时间的价值会随时间段的不同而变化。
有必要按照自己的工作方式，把一天划分成刚上班、上午、午后、傍晚等不同的时间段，再在每个时间段处理与之匹配的工作。
原则四：时间的价值会随身体状况的改变而变化，根据自己的身体状态来进行合适的任务。比如在身体不舒服的情况下，要保证自己在工作完成后，能有充足的时间来恢复体力。
在推进工作进行的过程中，如果想要保证“划分优先等级时的四条原则”不被打破，我们还需要做到一点，那就是“提前把握好每项工作大概需要花费多少时间”。
我们所预估的“心理时间”和“实际时间”之间存在差距。如果我们不考虑这一点就开始推进工作，会导致实际花费的时间多于预计时间，从而对其他工作造成影响。
对工作进行分解与整合
在自己手里的工作量超出了自己的处理能力时，必须把工作量削减到合适的范围。
指先把一项工作分解成一些小的操作模块，再与其他项工作当中出现的相同模块进行整合。
比如：一些重复性高的工作，比如制作每日工作总结、核算经费等。特别是需要重复多次的那一个部分选取出来进行集中处理，工作效率就会提高。
多利用间隙时间来处理整合后的琐碎工作
能让其它人处理的，尽量转给其它人。
找出“瓶颈”，突破”瓶颈“
思考清楚这个工作项目的“瓶颈”究竟在何处。
如果我们能够在一开始就把这些会成为瓶颈的环节处理掉，整体的工作效率就能够得到大幅提升。
思考清楚“有哪些人员与这项工作相关”以及“是哪些环节构成了这项工作”这两点之后，我们就可以顺利地找出这项工作当中的“瓶颈”究竟在何处了。
还有一点要注意一个项目中的瓶颈并不是固定在一处的，而是会随着状况的变化而转移。
面对的是做过的工作，就可以很容易地找出其中的瓶颈。了解了这些之后，就会很自然地做出一些能够帮助我们突破瓶颈的选择，比如上下班经常堵车，要么提前或靠后，要么换个不堵车的路线。
特别对于反复出现的瓶颈，完全可以做一个标准的处理流程，来减少时间。
还有一些一年或许只要做一次，但已成定例的低频率工作时，如果我们能够提前做些准备，就可以节省出很多时间。也可以做成清单或模板进行处理，然后加上提醒。
加快决定十条准则
工作中有很大一部分是需要花上时间做出各种判断和决定。
而早点确定判断标准，可以大幅提升工作效率。
准则一：当两项工作的时间发生冲突时，一定选择既定的那项工作
准则二：以工作接手日期为判断标准，而不是截止日期
准则三：如果同时承接了多项工作，要从已经熟悉的那项开始处理
准则四：当时间与金钱产生冲突时，一定优先考虑节省时间
准则五：面对问题，用金钱而非时间去解决
准则六：除非自己有多余的时间，否则不要答应“他人的请求”
准则七：以“工作的速度”为标准选择工作搭档
准则八：下属需要解惑时，一定要最先应对
准则九：不要对明天的自己抱有期待
准则十：统一工作中的通信手段
这 10 条是作者归纳的准则，但实际你完全可以建立你自己的工作准则，这些规则能把帮助决定犹豫的时间。
合理安排工作的优先顺序
其实，突发工作可以分为两种，分别是可以预见的和不可预见的。
1.将一天当中出现的所有突发工作记录下来；
2.进行回顾，思考“这件突发工作是不是原本可以预见到的”；以“可预见”和“不可预见”为标准，对突发工作进行分类；
3.对于那些可以预见的突发工作，要预测出其再次出现的时间，并将其列入工作安排。
只要我们遵循这三个步骤，突发工作将越来越难撼动我们的工作计划。
对工作任务进行“可视化”处理，先后顺序将更易规划。
一旦完成一个比较复杂的工作或者遇到难解决的问题，一定要做记录，等下次遇到同样的问题就可以去翻看以前的记录来快速解决。
怎样工作，能让自己保持热情高涨？
● 在开始主要工作之前，先给自己安排一些热身工作
● 对于那些会削弱干劲的工作，先将其搁置一旁
当优先等级被打乱时，我们该如何使之回归正轨？
面对空发工作，首先要“保证充足的休息时间（睡眠及其他），保持良好的身体状态”。
下一步需要我们去做的则是“省去一些工作”。我们需要重新审视自己平时的工作安排和行动计划，从而节省出时间。
“对于突发工作，我们只需要保证80%的完成质量，而不用像对待平常的工作一样追求尽善尽美”。
注意是只可以降低那些紧急工作的完成质量。保持分内的工作保证按质量完成。
100天行动读者反馈