Excel那些被打入冷宫的功能，如此的实用，你却不知道（第1季）

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龙逸凡按：

本文是2015年所写，发在ExcelHome论坛和ExcelHome公众号，现将此文搬回本公众号。

前言

从Office 2007版本开始，微软使用功能区（Ribbon）代替了以前版本中的菜单和工具栏。微软的本意是为了充分展示尽可能多的功能按钮，让用户使用功能时更方便，但是，窗口的空间毕竟是有限的，不可能展示所有的功能，因而只能将一些最常用的功能放在功能区，分组排列。其他的一些功能按钮，只能忍痛割爱，将其打入冷宫，集中放在“不在功能区中的命令”。这些被打入冷宫的功能，并不是没有用的，实际上，其中一些功能在某种情境下是非常实用的。下面选择七个进行介绍。

为了行文方便，先简单的介绍添加这些功能的方法：

点击快速访问工具栏（Excel窗口最上边那一排按钮）右边的下拉箭头→点击“其他命令”→在弹出的自定义快速访问工具栏对话框，在“从下列位置选择命令”下方的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”→拖动滚动条找到需要添加的功能并选中它，单击“添加”按钮将该命令添加到右侧区域后点“确定”即可。当然也可从【文件】选项卡→选项→快速访问工具栏打开自定义快速访问工具栏对话框，然后按上面的步骤进行添加。

一、按选中单元格的内容自动筛选

我们知道，执行筛选操作时，要筛选某一个值，可通过以下三种方法实现

1、单击列标题字段旁边的下拉箭头，并在弹出的筛选菜单的搜索框中输入要筛选条件的项目，以筛选出需要的记录。

2、单击列标题字段旁边的下拉箭头，并在弹出的筛选值列表中，先将“全选”前的勾去掉，再勾选要筛选的项目。

3、在单元格区域或表列中，右键单击包含要作为筛选依据的值的单元格，在弹出的菜单中单击“筛选”，然后点击“按所选单元格的值筛选”如图所示：

以上操作均不够直接，如果要经常按单元格的值筛选，就会影响操作效率。实际上，Excel已经提供了按单元格值筛选的功能按钮，只是名字叫“自动筛选”。我们从“不在功能区中的命令”栏内找到它，将其添加到快速访问工具栏，下次使用时选中需要筛选值的单元格，再点击快速访问工具栏的“

”按钮即可。

Excel偷懒的技术筛选的文章：

【筛选类】本公众号筛选技巧的应用文章汇总

二、切换全屏视图

从Excel2007版本开始，使用功能区（Ribbon）代替了以前版本中的菜单和工具栏。一定程度上方便了用户操作，但是也带来了负面作用：就是功能区占的地盘过多，工作表可显示的行变少了。当表格较大时，查看文档就不太方便。那有没有办法多显示一些行呢？

有的，我们可以按三个不同的程度来多显示一些行，以方便查看表格：

1、将命令按钮隐藏

方法：双击任一选项卡，如“开始”、“数据”选项卡，隐藏选项卡中的命令；或者点击Excel窗口右上角的“功能区显示选项按钮”（Excel 2010及以下版本无此功能） ，在弹出的快捷菜单中选择“显示选项卡”。

使用此方法在13寸屏幕上，分辨率1366*768，行高13.5时，可显示31.5行。

2、将命令按钮、选项卡、及快速访问工具栏均隐藏，但是留下编辑栏。

方法：点击Excel窗口右上角的“功能区显示选项按钮”，在弹出的快捷菜单中选择“自动隐藏功能区”。

3、使用“切换全屏视图”，让Excel窗口全屏显示，连编辑栏都隐藏了。具体方法如下：

从“不在功能区中的命令”→拖动滚动条找到“切换全屏视图”，单击“添加”按钮将该命令添加到右侧区域后点“确定”，即可将“切换全屏视图”添加到快速访问工具栏（Excel2010版在视图选项卡的工作簿视图中有“全屏显示”按钮，不必去添加）。

要退出全屏视图模式，按ESC键，或右击任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“关闭全屏显示”。

使用此方法全屏显示时，可显示37行，比一般的视图多了十行，多了37%。

三、全屏打印预览

Excel 2007以后的版本的打印预览直接显示在“Backstage”视图中，如果不习惯这种显示方法，而希望像Excel 2007以前的版本一样全屏显示打印预览，可以将冷宫中的“全屏打印预览”命令请出来，添加到快速访问工具栏。

要预览时，点击“全屏打印预览”按钮即可。那些熟悉的界面是不是又回来了？又可以直接拖动调节页边距了。

四、按Enter键开始朗读单元格

在Excel表格中输入数据，有时难免会出错。为了避免输入错误数据，在输完后还需要校对。那能不能每输入完一个单元格就让Excel自动将内容朗读出来，一边输入一边校对呢？

Excel提供了此功能，我们可以在“不在功能区中的命令”将“按Enter开始朗读单元格”添加到快速访问工具栏。然后单击它，这样我们在单元格中输入数据，按 Enter 键后，计算机将自动朗读该单元格中的数据。如果要关闭自动朗读功能，请点击关闭它。另外，如果要朗读已输入的单元格可以将其他功能按钮添加到快速访问栏，根据需要点击“朗读单元格”、“按行（按列）朗读单元格”等按钮。见下图：

此功能的朗读规则如下：单元格中如果为公式，则直接朗读公式计算结果；Excel不会朗读标点符号。比如在单元格输入文本内容，则会自动忽略其中的引号、冒号、书名号等标点符号；如果输入的内容有多个英文字母和数字的组合，则会自动将数字读成英文，比如“B23F306”；这个功能比较本地化的是，如果输入字母和数字的组合时，会将数字1会读成“幺”，比如“A123”读成“A幺贰叁”。

五、透视表向导

使用了Excel 2007以后的版本，是不是常常为找不到数据透视表向导而苦恼，逼迫你学会了用透视表向导快捷键Alt+D+P。在Excel2007以后的版本中此功能还是存在的，并没有取消，只是将透视表向导

打入了冷宫，可以将其添加到快速访问工具栏，要使用时直接点击即可，不必再去记快捷键了。

六、照相机

Excel中还有一个照相机功能

。不过，此照相机不是给人照相，而是给单元格区域照相，准确一点说，应该是监控摄像机。因为，给单元格区域拍的照（含单元格区域的图表、文本框等），会随单元格值和格式的变化而变化。拍的照片还可以象一般的图片那样加以旋转、缩放、加填充色、边框，用图片填充等。

照相机的应用场景：可用于实时监测目标区域的数据、对比不同工作表的数据、也可用于拼装仪表盘图表等。

拍照方法：选定要拍照的单元格区域，然后点击快速访问工具栏的“照相机”按钮，再在本工作表或其他工作表点击鼠标左键即可。就可看到一个图片，图片内容就是选定单元格的内容，会随单元格值和格式的变化而变化。

关于照相机的巧妙应用可参见Excel偷懒的技术公众号下面的文章：

Excel中照相机居然有如此妙用，引用照片、做仪表盘就靠它了

七、全部关闭

在 Excel 2013 中，每个工作簿都拥有自己的窗口，从而能够更加轻松地同时操作多个工作簿，当操作两台监视器的时候也会更加轻松。只是，这种模式后，当打开工作簿较多时，就需要一个一个关闭，如果要批量一次性关闭可以采用：