【采购循环】防止停工待料的设置
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缘 起
2001年，原本采购经理辞工，推荐我接，我拒绝，公司改让阿贵接任，谁知道阿贵兼任关务经理时，被假海关骗了28万人民币（这在当时都可以买将近五套公寓），所以阿贵上任不到6个月只好挂冠而去，老板单独找我让我兼任采购经理、也同时兼任关务经理。这样一来，我一下子突然多了两个职务，变成财务兼关务也兼采购，让我忙得昏天暗地的。采购经理，以前没干过，这次对我来说是一个非常宝贵的经验。
刚被发布兼任采购经理的下午四点，采购副课长小郭来到我办公室，做第一次的工作汇报，然后特别提示我下午六点要参加每日的「产销进度会议」，小郭还特别解说，这个会议是去年HP驻厂的时候，HP主导设置的一个防呆措施。
内控设置点
六点的会议，我提早10分钟进大会议室，大会议室里面已经有好几个人，他们一看到我，就开始撒娇让我请客，一番客套后，生管员阿娟在白板上投影一个很大很小字的excel表格，格式如下：
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订单号 |
订单量 |
预交日 |
投产日 |
A材料 |
B材料 |
C材料 |
…… |
因为要确保不致发生「停工待料」的情况，除了产销进度会议的设置外，还有以下要求：
（1）所有的原物料必须在投产日前三天到厂并验收合格；
（2）所有的材料，一旦进料验收（In Spect）判定不合格时，采购必须到场了解情况，并立即采取措施确保不影响投产日的生产计划；
（3）所有的插单、急单都必须经过采购确认可交货日期后，才可以接单；
（4）供应商必须按要求交货，但采购必须确保符合lead time要求；
（5）采购必须每个原物料都有second source甚至third source（也就是说为了确保来料不影响投产，所有的原物料供应商都要有备选，随时可以递补）；为这个要求采购就要不断开放新厂商，但是开发的新厂商只能先担任候选，如果碰上有模具的问题的，就更加麻烦；
（6）如果厂商有延误的，按日扣多少%或多少元的货款；
（7）采购单没有「完批」的不能付款，也就是说订单100个只交了90个，那就等剩下的10个都交了才支付100个的货款；
……
随着会议进度一边进行，小郭一边小声的向我说明，并有点抱怨的说：其中一个不合理的要求，就是发生紧急缺货的时候，采购要去「驻厂」，未解除警报，就一直待在供应商那里……
然后告诉我阿慧、小芳、阿珍她们三个人，现在都在供应商的工厂那边待了快半个月，阿慧最辛苦，一天要跑两个工厂！
且最重要的一点就是，发生一次停工待料，采购人员与主管各一次小过，若超过一天，一次大过！
齐至德（DALECHI）2019-5-28于东莞
财税微波 “齐哥说”专栏独家供稿人
DALE CHI (齐至德)，国际内部稽核师 (Certified Internal Auditor，证书28899号)，私立逢甲大学会计系毕业，专长中国关务税务及外汇实务、管理会计、内稽内控、人力资源管理。
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