某工业企业销售业务审计案例(实用)

一、案例背景介绍
XXZJ有限公司(化名,以下简称“XXZJ”或“公司”)成立于20世纪50年代,是一家国有背景的煤炭装备研发和生产企业,经历多次改革重组后,公司在2015年被原股东XX集团无偿划转至XX股份有限公司,成为上市公司资产。
在股权划转后,XXZJ需满足外部监管机构对于建立健全内部控制体系并定期评价的要求。并伴随股权划转和职能调整,公司需要明确管理模式和管理要求,加强集团化管理能力,提升企业管理水平。
受国家政策导向变化、行业低迷、客户需求降低以及公司内部精细化管理不足等原因,导致公司出现客户流失、款项回收困难等问题,影响公司的业务量和收益。
二、审计策略与目标
1、可能存在的问题
在股权划转和机构重组的背景下,公司需要规范内部管理,满足外部监管要求,实现企业长远发展。公司内部控制控制基础较为薄弱,内部控制设计缺失较为严重。
2、总体的思路如何
结合以上对运电中心面临的外部宏观环境,以及内部经营结果的分析,项目组重点关注销售管理,研究如何更好的开发客户,降低客户违约风险,尽快回收款项。
3、审计目标
在股权划转和机构重组的双重背景下,通过本次内控审计,指导XXZJ逐步规范内部管理,提升经营效益,在满足外部相关监管要求的前提下,实现公司的长远发展。
三、实施过程与方法
1、审前调查、制订方案过程,说明所用的方法及工具等
为提高本次运营专项审计效果,XXZJ聘请了XX会计事务所参与本次内控审计项目,并采用联合工作机制,由XXZJ审计部与XX会计事务所共同成立内控专项审计工作组。
在审计期间,内控审计工作组采用了个别访谈、制度对标、现场检查、查阅凭证、数据分析等多种方法。
2、审计发现
在对XXZJ开展的销售管理专项审计中,审计工作组发现了较多问题,涉及销售管理方面的问题有:
(一)销售管理制度规定不完整
公司销售管理制度不完整,关键销售管理机制缺失,可能导致销售目标制定不合理,客户开发不当或款项回收困难,影响公司销售业绩的提升和盈利目标的实现。具体缺失的核心管理机制如下:
1、销售目标分解、考核相关规定缺失。
2、市场开发计划和实施相关规定缺失。
3、客户信息管理和客户信用管理相关规定缺失。
4、销售定价标准和定价管理相关规定缺失。
5、投标分析管理规定缺失。
6、销售发货管理相关规定缺失。
7、销售回款管理相关规定缺失。
8、客户服务相关规定缺失。
(二)未建立客户信用评级机制
经查阅公司营销相关制度发现,公司未建立客户信用评级机制,出现实际操作过程中,严重欠款客户仍可正常签订销售合同,未见风险提示,如神X集团。未建立客户信用评级机制,可能导致公司付款能力差的客户数量增加,影响公司应收账款回收效率。
(三)未建立市场开发机制
经查阅公司营销相关制度发现,公司未建立市场开发机制,包括市场开发计划与指标制定、市场信息收集跟踪、市场信息分析与利用、市场开发方式与策略、市场开发指标考核等。实际操作中,销售人员未及时跟踪市场信息,且未进行市场现状分析和未来市场情况预测,无法确定开发计划和开发策略,出现非煤市场开发困难,影响公司新市场的进入。未建立市场开发机制,可能导致公司进入新市场准备不足,影响公司市场开拓效率,增加市场开发成本。
(四)未建立应收账款催收机制
经调研发现,公司未建立应收账款催收机制,未明确应收账款职责分工、应收账款的确认依据、应收账款信息传递、应收账款催收实施等。实际操作中,出现以下问题:
1、2016年1月-8月验收报告均未及时回收并归档,无法确定应收款日期,影响收款效率;
2、应收账款账期长,回收困难,存在4-5年长期挂账的账款。如XX能源有限责任公司、内蒙古XX投资有限公司、山西XX能源有限责任公司、山西XX有限责任公司等。
未建立应收账款催收机制,可能导致应收账款回收困难,影响公司资金流动性。
(五)营销合同评审有待规范
1、部分合同缺失重要条款或重要信息。如:
(1)合同关键条款缺失(如与 XX有限责任公司签订的XX协议,无到货要求和付款条件)。
(2)合同缺失合同签订日期。(如与 XX有限责任公司签订的XX协议)。
2、合同签订日期早于最终审批日期。2016年有12份销售合同的签订日期早于合同审批通过日期,且未见合同审批后补说明;如与 XX有限责任公司签订的XX协议(金额XX元),审批通过日期为2016/1/8,合同签订日期为2015/12/16等。
3、合同评审记录表缺失。7份销售合同和17份运费合同未见《合同评审记录表》,无法确定合同审批情况,如与 XX有限责任公司签订的XX销售合同(金额XX万元)未见《合同评审记录表》。
4、合同审批权限与制度规定不符。经查阅公司营销相关制度发现,1000万元以下的合同由公司分管副总审批,1000万元及以上的合同由公司总经理审批后方可签订,但在查阅资料时发现7份销售合同未见公司分管领导审批记录;如与 XX有限责任公司签订的XX销售合同(金额XX万元),仅有销售部门负责人的审批记录等。
5、合同未经财务和法务审核。在7份销售合同和17份运费合同里,未见财务和法务审核记录。
公司在合同评审方面不规范,或未经适当授权的问题,可能导致合合同关键条款缺失(如收付款条款)、合同关键要素缺失(如合同签订日期),影响公司的经营效率。
四、结果与建议
1、审计结论
经过本次审计,发现XXZJ经过多年的发展,公司经营管理上均取得了一定的成绩,业务定位明确、经营模式成型、管理积累丰富、风险意识强,但距离上市规范的要求还有一段距离。尤其是公司销售管理的内部控制现状非常薄弱,员工主动销售意识不足,关键控制环节缺失,销售信息登记不完整,激励考核体系未建立,需要公司管理层重视和改进。
2、管理借鉴及建议
针对XXZJ在内控审计中发现的问题,审计工作组建议公司可考虑从以下方面进行改进完善:
(1)针对销售管理制度规定不完整的问题,建议公司可考虑建立并实施销售管理制度体系:
①营销计划管理制度:至少涵盖销售计划的制定、业绩指标的制定与分解、销售情况分析、业绩考核等内容。
②市场开发与客户管理制度:明确市场开发计划与预算制定,市场开发实施、市场信息收集与登记、客户信息管理、客户信用管理、客户维护等相关内容。
③投议标管理制度:增加投标信息登记、投标档案管理、投标结果分析、议标管理等相关的内容。
④销售定价与合同签订管理制度:明确中心产品的定价策略、折扣折让种类、折扣折让使用权限、权限外折扣折让审批程序等。
⑤应收账款管理制度:明确应收账款分析机制、各部室职责分工、催收方式与催收程序、催收记录的流转与保管、应收账款考核等内容。
(2)针对企业未建立客户信用评级机制的问题,建议公司建立客户信用评级机制:
①明确职责分工:财务部门负责客户信用等级的确定,营销部门负责提供客户信用评级的基础资料和初步分析结果;
②建立客户信用台账:营销部门和财务部门均需建立客户信用台账,明确客户编号、客户名称、客户性质、客户总合同额、客户信用等级、客户信用等级授予日期等;
③实施客户信用评级:营销部门负责收集客户信用等级基础资料,包括财务资料、公司资质、历史合同、历史收款记录等,并根据收集资料进行初步客户信用等级分析。营销部门将分析结果和基础资料提交财务部门,最终确定客户信用等级。
④定期更新客户信用等级:原则上每年至少对客户信用等级进行一次评估,评估程序同客户信用评级程序。
(3)针对未建立市场开发机制的问题,建议公司建立市场开发机制,明确市场开发职责分工(细分至营销部门各岗位)、市场开发原则、市场开发计划和方案的编制、市场开发执行跟踪、市场开发分析、市场开发考核等。
(4)针对未建立应收账款催收机制的问题,建议公司建立健全应收账款催收机制,明确各相关部室的职责分工、催收原则、应收账款信息传递渠道、不同账期款项的催收方式、催收记录保管、应收账款催收考核等。
(5)针对营销合同评审有待规范的问题,建议公司从以下几个方面加强合同管理:
①梳理合同评审权限。公司需从金额和合同种类两个维度确定合同审批权限,同时,建议公司规定财务人员和法务人员必须对合同条款进行审核,以保证合同收付款条款清晰,合同条款合法合规。
②加强合同执行效率。在明确合同审批权限后,公司应加强合同管理制度的执行效率,如合同必须经相应权限审批人审批通过后方可签订,每份合同必须有合同评审记录表方可盖章,合同归口管理部室和合同经办部室需妥善保管合同资料等。
五、思考与启示
本次内控审计对XXZJ的管理模式进行分析,对其在销售目标、市场开发、合同订立、销售发货、款项回收、客户服务等六大核心环节中存在的问题进行了梳理,对今后的精细化管理提出了改进建议。
近年来,在内外部环境的双重影响下,煤炭产能过剩,企业发展速度下滑,经营压力增加,收入和毛利均有所下滑。对此困局,传统粗放式的发展模式必须改革,XXZJ需要顺应形势,对管理职能重新定位,推动核心业务下沉,分步分阶段完善内部管理、以更好满足市场需求,实现其自身的发展目标。
(0)

相关推荐