【原创】江苏省|方明元:办公室主任的角色
原创作者:方明元|江苏省连云港市图文编辑:阿拉善文化艺术传媒
《办公室主任的角色》
办公室是一个单位运行的“司令部”,是单位的“脸面”和“窗口”,是单位运转的“驱动器”。办公室工作的好坏,直接关系到政令能否畅通、工作效能是否高效,运转是否正常和单位良好的外部形象。而办公室主任要协助单位主要领导总缆全局,是“承上启下,联系左右,协调内外,沟通四方”的执行者,他的重要作用是显而易见的。办公室主任是“无冕之王”,位低而权重。 20年前办公室主任的锤炼,造就了我认真细致的工作作风,历练了勇往直前的工作豪情,积累了丰富多彩的知识财富,感悟了办公室主任的多重角色。单位运转的组织者如果说一个单位是一部运转的机器,那么办公室主任就是一部发动机。从工作安排、来人接待、会议安排、公文签发、考核督办等工作,事务繁杂,一旦哪个环节出现差错,就会影响单位的正常运转。办公室工作千头万绪,上管鸡毛蒜皮,下管天文地理。办公室主任在埋头苦干、任劳任怨的同时,必须讲规范、守规矩、遵规章,才能忙而不乱。办公室人员分工明确,责任到人,要通过建立健全办文办会、后勤保障、来信来访、考核督办等一整套的规章制度体系,确保办公室工作科学运转。既要有“绿灯”指示,也要有“红灯”警示,还要有“规章罚则”,使办公室工作的每个环节都处于缜密的流程控制之下,有条不紊、高效运转,实现“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而忘为,不以事难而怕为”的目标,从而避免“指挥一盆浆,工作一团麻,结果一片糟”的局面。领导身边的参谋长办公室主任不仅要有雷厉风行、大刀阔斧的工作之风,而且还要有耐心细致、一丝不苟的工匠精神和绣花功夫,是领导身边的参谋长。对一项事业来说,细节决定成败。对办公室主任而言,细节决定命运。办公室主任不仅要多干事,而且要“多想事”,要善于为领导出谋划策。要“领导未想有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行”,标准要越严格越好。无论是政务工作,还是事务工作,都要坚持高标准严要求。不仅要做得对,而且要做得好。不仅要过得去,而且要过得硬。要让领导有惊喜的感觉,让领导眼睛一亮,拍案叫绝。当一件工作还不能明了的时候,办公室主任要有政治敏锐性,及时判断事情走向,可能遇到的问题以及解决方案,为领导决策提供有价值的参考依据。办公室主任是丫环戴钥匙——当家不作主。他是出主意的,能影响领导决策,而领导是拿主意的。工作中不能越位,更不能替领导作主。要做到参与不干预,遵从不盲从,干事、谋事不误事。公文撰写的笔杆子办公室是签收签发文件,撰写公文的地方,也是一个单位出材料、出笔杆子的地方。办公室主任要有较强的文字写作水平,他应该是一个文字驾驭的专家,主要领导的笔杆子。公文写作水平的高低,直接关系到办公室工作的质量。一篇好的公文,既要符合单位实际情况,突出主要领导意图,又要把控大局,突出重点。领导讲话、调查报告、会议纪要、工作总、,经验介绍等公文写作要在符合规范的前提下,充分彰显主要领导的意图。否则,你的公文写得再好,也是“下笔千言,离题万里”,出力不讨好。原则上,办公室主任是为主要领导服务的,他认为你的文章好,你就成功了。在对外宣传上,办公室主任经常参与单位重要的活动,手中掌握着丰富的信息,这为他对外宣传单位形象提供了便利。办公室主任要学会与媒体记者打交道、拉关系,做好外宣策划。确保单位发生的重要新闻及时在官方媒体上报导,使单位在报纸上有名、广播里有声、电视上有像,提高单位在社会上的知名度。办公室主任要有新闻灵敏性,一旦发生新闻立即向有关媒体报导,过时再报,黄花菜都凉了。饭局上的酒司令当主要领导决定饭局之后,大多由办公室主任安排,请哪些人吃饭,用什么酒,到什么饭店,如何安排坐位都要有学问。要做到面面俱到,周密安排,容不得半点马虎。办公室主任要有较宽的知识面,上知天文,下知地理,古今中外历史,名星大腕绯闻等,无不烂熟于心。那时的社会,要办事情先请客,想谈生意先喝酒。吃饭为晃,布局是真。聪明的办公室主任懂得利用饭局打通人脉,加深感情,成就事业。那时没有禁酒令,一天喝二场是常态,小小饭局是他展示才华的舞台。在饭桌上要能喝能唱能说,劝酒时热情洋溢,妙语连珠,称得上饭局的灵魂人物。既要有“中午喝半斤,晚上喝八两”的海量,为领导冲锋陷阵,又有在喝酒时高谈阔论,唱歌调侃的本色,还要擅长劝酒。喝酒是一门艺术,硬拼洒量是不够的,办公室主任讲究的是双方的斗智斗勇,要善于琢磨出让人喝酒的劝酒词。敬朋友:“来吧,朋友们,让我们端起香浓的美酒,为大家祝福。祝大家:事业正当午,身体壮如虎,金钱不胜数,干活不辛苦,悠闲像老鼠,浪漫是乐谱,快乐莫你属”。而向领导敬酒,劝酒词则更要有艺术水平。“激动的心,颤抖的手,手里哆嗦端着酒,领导面前走一走。激动的脚,颤抖的走,我给领导到杯酒,领导不喝嫌我丑,领导喝了真正牛”。 这样的劝酒词,其提议虽然不能“一句顶一句,但句句是真理”,让人感觉不行也行,这酒无论如何都得喝下去。这时有事相求,则会在沙发上窃窃私语,不知不觉的把事情办成了,双方皆大欢喜。酒过三巡,或闲聊,或唱歌。就在大家认为快要散席之时,办公室主任 “打的”过来,以“拎壶冲”的敬酒方式又粉墨登场。如果说前几轮敬酒是一个不能少,那么这次敬酒则是“重点进攻”,既不能让不能喝的人喝倒,又不能让能喝的人没有喝好。“感情深一口闷”的妙语,没有任何人能够拒绝,饭局一时高潮迭起,谈笑风生。办公室主任由于职业特殊,是事业上的红人,工作上的忙人,但要机智、冷静、心细,才能久经考验。当工作有成绩时,要多一分从容;当扑朔迷离时,要多一分淡定;当鲜花簇拥时,要多一分宁静。办公室主任常常做“幕后”工作,兢兢业业,黙默奉献,如同红烛燃烧了自己,照亮了别人。办公室主任也是一个高风险的岗位,你十件事办成了九件,那是应该的,一件事没办好,就会受到领导的训斥,你还得勇于担当。在一个单位里,办公室主任好比足球上的守门员,如果办公室主任工作出现失误,那么这个皮球就可能攻入领导这个空门,就意味着要失分,办公室主任的位置就岌岌可危。办公室主任虽然工作披星带月白加黑,对政治业务、综合素质要求较高,但也是一个大镕炉,锻炼人、培养人,从里面走出来的人都是精明能干之人。很多人经过办公室主任岗位磨炼后都走上了更高的领导岗位,他们的才干和价值受到了社会的肯定和赞扬。2019年12月16日
作者简介方明元,笔名:日月,男,1959年6月出生,原籍江苏省沭阳县人。中国散文诗作家协会会员、江苏省作家协会会员。现任连云港市散文学会副秘书长、海州区作家协会副秘书长。其作品经常发表在《散文选刊》、《北方文学》、《青海湖》、《海外文摘》、《东方散文》等省内外文学刊物上,大约80多万字,是东方散文的签约作家。有16篇散文作品获得二、三等奖,其中《锦屏山背水记》、《买房的烦恼》分别获得2010度和2011度中国散文一等奖。《乌兰布统草原寻梦》一文于2016年8月获全国首届蔡文姬文学奖散文类一等奖。《东磊的白玉兰》一文获2019年5月连云港市第二届白玉兰散文奖。先后两次被中国文化艺术产业发展基金会授予“中国旅游散文创作金牌作家称号”。