技术｜学好PPT之被忽视的表格

作为非专业表格处理软件中的表格，PPT 中表格的作用常被忽视。什么情况下你会想到插入一张表格呢？按时间顺序罗列各个时间阶段的活动安排时，汇报年度内各种开支项目预算安排时，展示一周的课程计划时……让那些成组的信息以条理清晰的方式呈现，表格在幻灯片信息的可视化转换中的作用不容忽视，如图 5-70 和图 5-71 所示。此外，第 4 章中提到过，利用表格布局图片也是非常不错的。

5.2.1 在 PPT 中快速插入表格的 3 种方法

选择合适的方法，插入符合要求的表格的同时，要减少后续可能产生的进一步编辑操作。在PPT 中插入表格，不建议采用绘制表格的方式（操作过多），我们推荐以下 3 种方法。

1. 插入 8 行 10 列以内的表格

插入表格前须先根据内容情况预估表格需要的行数、列数。若是 8 行 10 列以内的表格，可直接单击“插入”选项卡“表格”组中的“表格”按钮，在下拉列表中拖动选择需要插入的表格的行数和列数，如图 5-72 所示。

2. 自行设定表格的行数和列数

当需要的表格超过 8 行 10 列时，可打开“插入表格”对话框，在其中输入具体的行数、列数。例如，插入一张 12 行 3 列的演出活动安排表，可按如下步骤操作。

步骤01

由于表格的行数无法在表格绘制区直接绘制，因此必须在“表格”下拉列表中选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，输入行数值 12，列数值 3，然后单击“确定”按钮，如图 5-73 所示。

步骤02

在当前幻灯片中插入了一张 12 行 3 列的表格，在表格中输入需要的数据，并根据需要对表格进行编辑。最后完成的计划表格如图 5-74 所示。

3. 从 Word/Excel 中复制插入

如果是 Word/Excel 中已有的表格，或只需要稍作修改的表格，将其直接复制到幻灯片页面中进行编辑即可。若觉得在 Word/Excel 中编辑表格比较方便，也可以在这两个软件中将表格编辑好之后再复制到幻灯片中使用，如图 5-75 和图 5-76 所示。

5.2.2 编辑表格前先看懂 5 种鼠标指针形态

在表格的不同位置上，鼠标指针会变成不同的形态。看懂 5 种鼠标指针形态，再结合表格的“设计”“布局”选项卡中的一系列命令（见图 5-77 和图 5-78），即可轻松按照自己的需要编辑表格，比如，合并单元格、调整表格线条样式、改变表格色彩等。

1. 移动形态

选中幻灯片中的表格后，把鼠标指针移动到四边时，鼠标指针变成四个箭头形状的样式（ ），此时按住鼠标左键不放，拖动鼠标可以移动表格，改变表格在幻灯片中的位置，如图 5-79 所示。

2. 选择表格中某一单元格形态

将鼠标指针移动到表格中某一单元格左下角时，鼠标指针将变成斜向右上方的箭头形态（ ），单击即可选中该单元格，然后继续按住鼠标左键并拖动，可选中横、纵向相邻的某些单元格，如图5-80 所示。选中某个单元格后，按住【Shift】键再选中不邻近的某个单元格，可以选中这两个单元格之间的单元格区域。

3. 选择行、列形态

当鼠标指针停在表格某行或某列前、后位置时，鼠标指针将变成指向该行或列箭头形态（或 ），单击即可选中整行或整列，如图 5-81 和图 5-82 所示。同理，此时按住鼠标左键拖动即可选中相邻的行或列。

4. 调整行高、列宽形态

当鼠标指针停在表格的内部框线上时，鼠标指针将变成“ 或 ”状（若表格处于选中状态，调整位于表格边缘部分的列或行时，鼠标指针需稍靠内部放置才会发生变化，否则鼠标指针将变成移动形态），此时按住鼠标左键左、右或上、下拖动即可改变行高、列宽，如图 5-83 和 5-84 所示。

5. 改变整个表格大小形态

当鼠标指针停在表格外框的 8 个控制点上时，鼠标指针将变成“ 或  ”形状，此时按住鼠标左键左、右或上、下拖动即可改变整个表格的大小，如图 5-85 和图 5-86 所示。

5.2.3 表格也能做得很漂亮

为了让以默认设计方式插入的表格更美观，选中表格后，在“设计”选项卡中的表格样式选择区，选择一种表格样式即可将该设计样式套用在表格上，操作简单、方便。但 PPT 软件自带的表格样式有限，不一定能满足设计需要。因此，我们还可根据整个幻灯片的色彩搭配风格自行调整美化表格，如更改表格的线条粗细、背景色彩等。这里介绍 4 种经典的美化表格的方法。

1. 头行突出

表格的最上面一行我们称为“头行”。很多情况下，表格的头行（或头行的下一行）都要作为重点，通过大字号、大行距、设置与表格其他行对比强烈的背景色等设计来突出头行，这也是增强表格设计感的一种方式，如图 5-87 和图 5-88 所示。

2. 行行区分

当表格的行数较多时，为了便于查看，可对表格中的行设置两种色彩进行规范，相邻的行用不同的背景色，使行与行之间区分出来。行数相对较少且行高较大时，每一行用不同的颜色显示也有不错的效果，但这需要较好的色彩驾驭能力，如图 5-89 和图 5-90 所示。

3. 列列区分

当表格的目的在于表现表格各列信息的对比关系时，可对表格各列设置多种填充色（或同一色系下不同深浅度的多种颜色），这样既便于查看列的信息，也实现了对表格的美化。某些情况下需要单独突出某一列的信息，此时可单独为这一列（不论该列是否在表格边缘）应用与其他各列对比强烈的填充色或放大字号等，如图 5-91 ~ 图 5-93 所示。

4. 简化

当单元格中的内容相对简单时，可取消内部的框线以简化表格，这样也能达到美化的效果。医疗行业的表格、学术报告中的表格等数据类表格多用简化型表格，如图 5-94 所示。