真后悔没有早点用上这款项目管理神器!

优秀的工具在项目跟进管理中有着极为重要的作用。市面上很多专门的项目管理工具一般只适用于某一特定行业,存在着使用门槛高、成本高、缺乏灵活性等问题。当然,也有人用 Excel 来管理项目,虽然变得相对简单了,但也有局限性,比如无法方便地在表格上记录和管理项目文件、长文本日志等信息,在线协作和沟通也很不方便。

那么,有没有更简单灵活的工具,来帮我们做好项目管理呢?这里就和大家分享一款表格工具:SeaTable,个人和团队都可以免费使用。它作为一款新型的在线协同表格和信息管理工具,能广泛适用于包括项目管理在内的诸多场景。在项目管理方面,SeaTable 本身简单灵活的特性,让它能应用于很多行业的项目管理,既能管理单项目,也能管理跟进多项目。

比如在 SeaTable 官网的“模板”里,就有各类型的项目管理表格模板,我们可以直接使用或调整后使用。当然,也可以根据项目具体需求来灵活设计表格。

下面,我们就通过一个多项目跟进表,来简单介绍 SeaTable 如何帮我们更简单灵活地做好项目管理。
「多项目跟进」 表,如下图:
这个表仅放了少量信息用于演示。虽然看似简单,但融合了项目管理跟进的多要素,功能丰富实用,操作简单灵活,也更适宜团队协作。主要有以下特点:
  • 记录项目信息更全面:文件、长文本日志、进度标签、日期、协作人等各类型信息都能集中记录,项目信息一目了然

  • 查看项目信息更灵活:可快速切换查看不同的项目信息,可通过时间线、日历更直观展示项目的周期和时程

  • 协作权限管控更细致:支持共享表、表的单个视图,甚至锁定行、设置列的编辑权限等

  • 统计分析项目更方便:比 Excel 更便捷的的统计功能,可快速创建出统计图表、统计表格

001. 
记录项目信息更全面

SeaTable 表格支持图片、文件、长文本、单选、多选、勾选、协作人、公式、链接其他记录、创建者、创建时间、修改者、修改时间等丰富实用的数据类型,让我们在记录和管理项目的各种信息时,变得更加游刃有余,仅用一个表格就实现了专业项目管理软件才可能有的一些功能。

比如:
①项目的长文本日志、文档、图片、表格、pdf、音视频等文件等,都可以记录到表格里,并且可以直接在线查看。在长文本里,还能添加任务列表、代码块、行内代码、表格、图片等。
②在日期类型里,可选择多种日期格式,还可以精确到分钟。双击单元格就能直接选择日期,更规范更便捷。
③可通过带有颜色的单选类型标签,来标记项目的完成状态、类型、部门等,使用非常灵活,查看也更醒目。
④通过链接其他记录类型,就能把不同表间的项目信息关联起来,简单又方便。
如下图:
002. 
查看项目信息更灵活
可快速切换查看不同角度的项目信息 >>

SeaTable 支持在表上增加多个视图,我们可以根据需要为视图设置过滤、排序、分组、隐藏等条件,这些条件可单独设置,也可组合设置,符合条件的信息会自动进入到相应视图里。我们可以随时快速切换查看不同角度的项目信息,对于管理项目来说非常方便。并且它还支持打印视图。

比如通过分组就能把项目跟进时间自动按周分组、按月分组等;通过过滤器就能筛选出状态是进行中的项目等。另外,还可以通过搜索框来快速查找特定信息。
如下图:
可通过自动又灵活的时间线可视化项目时间 >>
在 SeaTable 表格中,不用再像 Excel 那样来画甘特图,或设置复杂的公式函数来实现时间图表。现在用时间线插件就可快速实现,而且设置更自动更灵活。
可同时增加和查看多个时间线视图,比如:可查看所有项目的时间周期,可展示某些特定视图的项目时间线,可查看某一项目的多任务时间周期。时间线上的信息会自动随着表格视图信息的变动而更新,不需要手动维护,可随时查看。
如下图:
可通过日历直观展示项目时程 >>
如果项目周期更长,甘特图也过于复杂时,那么日历也是项目管理的有效工具。在 SeaTable 表格中,日历插件可以自动展示表格视图里的项目信息,并且可以同时增加多个想要的项目日历视图,可快速切换查看。点击日历上的项目信息,还可以直接进去查看和编辑该项目在表格中的详情。
如下图:
另外,在 SeaTable 表格中,我们根据项目特征,还可以通过地图、图库等形式来展示表格里视图的信息。
003. 
协作权限管控更细致
用 SeaTable 表格管理跟进项目信息:
①可以把整个表格的只读或可读写权限共享给其他人。
②可以通过“分享视图”功能,把表里的单个数据视图共享给其他人、群组、部门来进行协作。
③还可以锁定视图、隐藏列、锁定行、设置列的编辑权限等。
总之,在协作权限管控上,它比传统的表格更细致更灵活,也满足了很多专业项目软件才可能有的高级协作权限功能。
在使用场景上,比如可以轻松实现:
每个人只能看见和编辑自己的项目信息,无法看到和修改别人的项目信息,项目负责人能看到所有人填写的实时信息;
在表格里,可以把不同的项目任务分发给不同的成员、群组;可以把特定的项目信息汇报给指定的人来查看或协作。
另外,协作也包括了即时沟通和协同,在 SeaTable 表格中,可以通过添加评论来在线沟通,文字、图片都可以作为评论内容来发送。当被@评论时,或被添加为某任务的协作人时,都会实时在线收到通知。这些都让我们在项目的协作协同上变得更加灵活。
004. 
统计分析项目更方便
对项目表的各个视图进行统计分析,通过“统计”功能,选择几个参数就可以快速创建出统计图表和统计表格,无需公式函数或复杂设置。图表会随着表格视图里的信息变动而自动更新,并不需要人为额外更新,能最大程度减少工作量。并且点击图表或统计表格上的数值,还可以直接进去查看和编辑详情。
如下图:
005. 
总结
除了以上介绍的,它还有很多便捷的功能,比如:
  • 提醒通知功能,就能对记录被修改、项目任务接近截止日期,自动发出提醒通知;

  • 表单就能把表单收集的数据实时自动汇总到表格里,做问卷调查、做反馈收集非常省事;

  • 自定义的脚本功能和各种插件,就能帮我们进一步扩展应用;

  • 甚至还可以通过接入 API 实现更高级的业务流程自动化。

这些都能帮我们更方便地做好简单或复杂项目的跟进管理。另外,SeaTable 不需要下载安装,登录就可以在线使用,还可以通过微信小程序来随时查看和编辑。总之,这款表格工具对于项目管理来说,在使用上非常简单灵活。
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