教授喜欢什么样的英文邮件？
作为一名留学生,给教授发送邮件是常见的事,但是对于初出茅庐的留学萌新来说,用礼貌地道,清晰明白的表达方式发英语邮件不是一件易事.所以一封内容简单的邮件,也需要思虑良久,例如英文邮件格式,邮件开头问候语,英文邮件礼仪等等都是需要去考证的内容.当你的教授看到一封地道的邮件,总是会加深对你的好感的.到底该如何才能写出一封令教授满意的英语邮件呢?小编为你准备了详细的干货资料,一一解答难题.
英文邮件开头
在写中文邮件时,常常会被强调需要空格,不过在英语邮件中,没有这样硬性的要求,只是要注意在收件人称呼后需要加上逗号,接着在逗号后空出一格即可.开头可以根据与收件人关系的亲疏来决定使用“Hello”或者“Dear”,面对亲近的人,适合用“Hello”,那么在正式的邮件中,例如是发给老师的邮件,一般采用“Dear+姓氏或全名”来称呼对方.接着,换行写明发邮件的原因目的,也可以附加简短的自我介绍说明身份,这样更有利于对方了解到您的信息,更快建立联系.这里给出英文邮件范文开头的示例:
Dear Professor.Smith,
I am a year student at university majoring in Chemistry.I would appreciate that I get the chance to talk with you about your research in your lab.I want to ask some questions about this experiment…
邮件开头问候语
英语邮件的开头或结尾一般都需要祝福语,当然,现在大部分问候语都出现在结尾,常见英文句式为,“Yours truly”,“Sincerely yours”,“With thanks”,“Warm wishes”.在英文邮件问候教授导师时,尽量用一些正式,温暖的表达方式,比如,“Warmly”,“Warm regards”等等.作为基本的英文邮件礼仪,这样会使得对方在看你的邮件时,有更好的阅读体验.
邮件正文排版
自我介绍结束后,需要说明自己是通过什么方式知道对方的,虽然看似不重要的一句解释,但这却是你和教授建立关联的第一扇门,如果是有人推荐则是最好的,同时你需要说明你是出于何种原因来找导师.
把你的问题清晰说明出来,最好是通过罗列的方式.因为快速切入主题不会消耗对方的阅读耐心.要提到英文邮件礼仪的另一条法则“消极的礼貌”.当我们主动提及对方可能因为工作忙碌,无法满足自己的个人请求时,可以多用if语句,以表示我们谦和的态度.
在提出请求后,还有一个步骤就是,需要论证请求是合理的.这也是英文邮件礼仪另外的重要一步.
支撑论证的内容可以是自己前期已经花费非常多的时间去尝试完成,但是由于工作或者课业太过困难,超出自己的能力范围之外,不得已地来找老师给予意见.有利于得到老师正面积极的帮助.之后就是表达自己盼复,附上对老师的祝福语.
英文句式
如果想要写出一篇行之有效的邮件,可以选择一些礼貌地道的英文句式去表达.
采用“I was wondering if”等句式,当你和这位老师足够亲近时,也可以采用“I wondered…”,“Shall we…”等关系更进一步的表达.
邮件中尽可能少地使用“I want…”,“I would like…”,“Please…”等句式,一是因为这样主观性太强,难免会显得你比较强势;二是暗含你对老师的期望,这样会给他带去一定压力.
写给老师的邮件一般是偏正式的,所以避免使用“Best wishes”,“Cheers”等口语化的表达,建议大家在写完邮件之后可以通过专业润色检查一番。上述这些通常是出现在非正式的邮件当中.
如果邮件里你写到了一些对老师而言产生负面影响或者消极情绪时,最好用到“Thank you for your understanding.”这样的礼貌用语.
当对方很快就回复你的邮件时,你要记得感谢他,可以用的句式有“Thank you for your prompt reply.”
英语邮件结尾
结束之前,你需要在英文邮件感谢导师.最正式的表达是“Thank you,and I look forward to hearing from you.”同时,英语邮件结尾问候语最好能和开头形成一个回环.开头内容为“Dear Sir/Madam”,那么结尾就为“Yours faithfully”等句式.
英文邮件Tips
对于美国留学生来说,邮件写得简洁明了更受教授欢迎.在说明写作意图时,一定要写清楚你所面对的疑难或目前你能想到的解决方案,之后才是咨询导师的意见.只有这样,会让导师知道你是有独立思考的学生.
如果在邮件中你提出需要和导师线下面对面交流,最好是在邮件里就给出你认为比较方便的若干时间段,让教授有选择的余地,可以尽快挑选一个他合适的时间.
当你的老师回复你的邮件或者给你发送你需要的资料时,你一定要告诉老师这边收到了他的回复,这也是英文邮件礼仪的体现.
在每篇邮件末尾都需要附上你的名字,不可以是自己的个人昵称一类,这样不够正式.
作为留学生而言,常见的邮件内容就是给教授发邮件问成绩,面对这种情况,要注意的细节是开头说明自己的学生信息,包括学院,专业,年级,科目等等,同时,一定不要写错教授的姓氏和名称.