高校智慧校园建设手册：校务数据标准研制思路
校务数据标准研制是高校智慧校园建设的必要步骤和关键环节，是高校数据治理的重要起点。
校务数据资源的规范管理、共享与挖掘利用，是支撑高校治理体系与治理能力现代化的重要基础。我国高校经过十几年的信息化建设，积累了大量数据，但如果内部缺乏统一的数据规划、数据标准，将导致数据难以共享，数据完整性、准确性、规范性和一致性都无从保障。
校务数据标准研制是高校智慧校园建设的必要步骤和关键环节，是高校数据治理的重要起点，也是高校数据治理成功的有力保障。
校务数据标准研制背景
校务数据资源是指学校在日常运行中所产生的各类数字化的管理数据，包括业务记录数据和统计分析数据。校务数据标准是校务数据相关各方就共用业务术语的定义，以及对这些术语的数据命名与描述方法达成的协议。
校务数据标准的制定需参考已有国家标准、行业标准，同时应客观考虑学校已有的信息化及数据基础，结合各业务部门对数据在生产、存储、使用等全生命周期各个环节的要求和潜在需求，同时需要切实将标准应用到实际的数据交换共享、数据分析应用等工作中，在实践中实现对标准的检验和持续优化完善。
校务数据标准的编制应从梳理学校已有的、核心的数据做起，通过调研、普查等方式，确定数据资产范围与数据责任部门。数据责任部门是数据标准编制的基本单位，应在学校信息化部门的统一规划与指导下，梳理各自生产的校务数据资产，参与数据标准子集编制，逐步形成各部门数据标准，通过统一术语、统一标准框架等过程形成学校数据标准。
数据标准应伴随部门业务发展导致的数据变更而不断扩充、修改或删减，并通过数据分析应用来不断扩展和优化。
摸底校务数据资产
为摸清校务数据家底，北京师范大学首先对各业务部门建设校务数据的内容、质量等情况，通过系统、文档等渠道进行了清查。
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校务数据建设情况摸底
以数据生产部门为分析单位，调研梳理其生产的数据，以及数据的相关属性，如数据内容、数据存储方式、数据主体、数据变动周期、数据共享情况等，梳理形成部门-数据对照表，形成学校数据资产清单，如表1所示。
表1 《部门-数据对照表》示例
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校务数据建设质量分析
对数据建设情况摸底后，又对校务数据建设的质量进行了全面分析。分析的方向主要包括：
通过数据年份分布及各年度数据量的对比，了解数据每年的变动幅度，判断数据缺失年份；
通过数据源变动规律、最近变动时间等，分析当前数据是否及时更新至最新状态；
从完整性、规范性等方面，将数据问题定位到字段级别；
梳理了数据表中各数据项的取值范围。
通过对全校校务数据资产的清查，形成了对学校数据资产的整体性认识，为编制全面、可用的数据标准提供了基础性支撑。
多部门调研
学校的各业务部门是校务数据的生产源头，既是业务数据标准的制定者也是遵循者，是研制学校校务数据标准的重要专家。在开始数据标准的具体研制工作前，按照图1所示提纲对业务部门的数据生产现状和应用需求进行了深入的现场调研。
图1 业务部门数据生产现状及应用需求调研提纲
调研从业务部门的数据建设现状出发，对数据的类别、存储形式和相关业务系统进行详细的梳理和盘点，明确部门所生产的数据类别、内容，以及数据的信息化程度。
其次，与业务部门商定数据生产范围，明确数据表建设任务及数据更新完善计划，切实将数据生产、质量保证的责任落实到位。
以业务系统的数据字典、执行标准为学校校务数据标准的重要参考，通过对数据项、数据项值域、代码等关键信息的讨论，确定数据表基本框架，结合业务部门对研制数据标准的指导意见，形成数据标准基本框架。
最后，对业务部门的数据应用需求进行采集，较为深入全面地获取各个业务部门的数据使用与分析需求。
通过对业务部门的深入调研，实现学校校务数据资产的全面盘点，形成数据标准的框架和内容，为数据标准的研制和应用奠定了坚实基础。结合国家行业相关标准，以及业务部门对数据标准的指导建议，梳理生成研制学校校务数据标准的蓝本。
校务数据标准内容框架
在通过调研所形成的数据标准初稿基础上，进一步开展集体研讨，商定标准研制的共性问题，共同制定需要规范为标准格式的数据内容，形成数据标准框架模板。
通过与业务部门现场交流、电话与网络咨询等多轮沟通，以及查看业务系统等方式，逐步明确数据表、数据项、代码表等具体细节。
经由反复修改和内容整合，统合各业务部门的数据标准，梳理公共代码，形成学校元数据标准和代码标准。研制数据标准过程中，可通过以下关键措施促进数据标准的规范和应用。
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明确数据表生产责任部门
当前，高校校务数据生产过程中大多存在着责任不清、来源不明等责任机制问题，主要体现在数据分散、存在来源不一的多套数据和数据多头维护等方面。具体来讲：
一是业务分散导致的数据分散，由于部门职责交叉、缺乏业务统筹等原因，部分数据没有单一部门统管，分散在多个部门或院系，难以统一、全面收集；
二是业务流程未整合，业务审批和办理需经由多个部门，但部门之间缺乏有效联动，发生各自管理一套数据、互不一致的现象，如难以确定权威数据来源，将导致数据无法使用。
学校在研制校务数据标准的过程中，逐步明确了数据表生产责任部门和牵头部门，规定数据的统一来源，形成多部门协同、单一部门统筹的数据生产机制。
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细化描述数据项
为了更好地发挥学校校务数据标准在指导业务部门信息化建设工作、规范数据录入与维护、为数据质量监测规则提供依据等方面的直接作用，需对数据表中数据项的定义、类型、长度及取值空间等详细属性进行描述和确定。
通过规范相同内涵数据项的属性信息，规范代码及代码取值等信息，形成一套全校通用的、标准化的话语体系，便于后期标准的执行和推广。
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建立代码标准
代码标准按照适用范围的不同可划分为四类，分别是：
通用代码，如国家地区码、性别码；
学校代码，如单位编码、工号、学号等基础信息代码；
校内多部门使用的代码，如人员类型码；
以及本部门内部专用代码。
不同适用范围的代码需要遵循不同的建立和维护机制，如图2所示。
图2 代码标准常态化建立和维护机制
常态化建设和维护
随着各部门业务逐步调整和完善，新的校务数据将不断纳入到生产范围中来。如业务部门的信息系统升级或业务逻辑调整，也将导致数据表或代码表发生变化。
业务部门应及时提出标准更新的申请，学校经论证，及时、全面地更新元数据标准和代码标准，以真实的反映校务数据最新情况。
常态化的元数据标准建立和维护机制可通过标准编制、标准发布、标准执行和标准更新四个步骤实现。每个步骤中包含的任务和关键活动如图3所示。
图3 元数据标准常态化建立和维护机制
校务数据标准应用
学校校务数据标准在校务数据生产、交换、使用、消亡的整个生命周期中都发挥着作用，是学校生产、建设校务数据的根本规范，是监测、提升数据质量的基本依据，是共享、交换校务数据的参考指南。为此，学校出台了《校务数据管理办法》，规定各单位在信息系统建设、数据共享、数据分析中均应遵循相应标准。
学校各业务部门按照校务数据标准中的相关要求生产数据，数据逐渐规范化和标准化。学校按照校务数据标准中的规则对数据质量进行完整性、及时性、规范性的监测，促进数据质量持续提升，促使学校校务数据具备了数据交换和共享的基础。依据《校务数据管理办法》健全数据使用、共享机制，不断推动各业务部门间的数据共享，提升数据共享的规范性及共享效率。
校务数据标准的研制和发布仅仅是校务数据建设与应用工作的起点，贯彻实施数据标准应贯穿学校数据相关工作的方方面面，从而推动学校校务数据建设、管理与应用工作水平的整体提升。
作者：黄洛颖、李志敏、别荣芳（北京师范大学）