有哪些好用能提高工作效率的Excel插件(或Office办公插件)值得推荐?

作为一个上班族Excel插件是必不可少的。同样的工作,同事用五个小时,而我不到半个小时就能全部搞定。接下来,给大家分享几个我常用的Excel插件,还有其他的Office办公插件,还有它们的使用技巧!

如果你不知道插件是什么,一定要花几秒了解一下!

插件,就像你手机里各种各样的应用一样,帮助你达到想要的效果。可以说,使用插件,能提高你的工作效率,让你少加班,甚至不再加班!

本文有点长,Excel,Word还有PPT的插件,我都有讲到。

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EXCEL:1.全能型 EXCEL插件:方方格子

方方格子是我最常用的 EXCEL 插件,它内置了 文本处理、批量录入、删除工具、合并转换、重复值工具、数据对比、高级排序等上百个实用功能。

平时需要3/4/5/6个步骤,甚至要记住多个公式的操作。现在都变成了傻瓜式的一键操作,效率提升 100 倍!

它的功能实在太多了,给各位简单介绍几个常用的:

  • 聚光灯

与表格打交道,我想各位应该都有这种经历:

在一堆数据中想要仔细查看某一个人的信息,简直是折磨。

而现在你可以这样:

用「聚光灯」直接锁定信息,查看起来非常方便!

  • 批量提取

如果现在需要在一个文本框中提取数字,有关「提取」的 EXCEL公式多少人记得?

MID( text , start_num , num_chars )

太难了对吗?现在也可以一键搞定!

举个例子:将下表中的数字提取出来作为「区号」单独一列:

已经完成了!不需要任何基础,1秒钟搞定数字提取。

当然,除了数字。相同的方法,空格、英文、符号、都可以一键提取:

全方面提高效率!

  • 批量过滤

跟上一个功能类似,在一个文本框内,各种不需要的内容,都可以过滤删除掉。只要在执行动作中选择「过滤」就 OK 了。

比如说,把上面表格第一列中的数字删除:

也是一键删除。当然,表格中出现多余的空格,甚至乱码的符号。都可以用这种方式快速删除!

  • 插入复选框

各位肯定见过一些统计表中插入了复选框:

用来收集信息非常方便。但 EXCEL 中 的复选框藏在哪里呢?

这是百度告诉你的:

而这是「方方格子」教你的:

过程简单了不止一倍!

更赞的是,有很多非常有用,但使用起来比较繁琐的功能,它都帮你总结好了,全都放在「新增插入」里:

简直太方便了。

除了以上功能外。安装过方方格子后,它还会自带一个「DIY工具箱」:

有更多实用的功能,甚至可以根据需求 DIY 操作。

当然,它还包含了太多炸裂的功能,我就不一一展示了。因为他们已经把每一个功能都录制了 GIF ,放在了官网:

各位可以直接去官网学习:

值得一提的是,它还有 WPS 版本哦。简直太良心了。

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2.三维地图可视化插件:PowerMap

这个听起来特别酷炫的工具,其实就藏在 EXCEL 自身当中:

注:EXCEL2016自带了这个插件,2013版本需要自行下载插件。其它版本不可使用。

它有什么用呢?先来看看大神的作品:

美国万圣节大数据分析(图片来源于网络)

全球二氧化碳排放量(图片来源于网络)

简直太惊艳了!

但是你知道吗?其实 PowerMap 是EXCEL中,自带的一个数据可视化工具,效果非常强大,而且操作却很简单。

我以这份人口统计表为例,选中数据内容,选择插入选项卡,点击「三维地图」:

效果已经出现了,它生成了一个可以全方位拖拽/缩放的地球

现在,我们要把数据在这个动态的地球中展示。

以堆积柱形图为例

在位置处添加字段区域「北京」,在高度处添加字段「数值」,在类别中也选择「北京」。

PowerMap会实时在对应地区位置生成堆积柱形图,并且不同地区会按照颜色区分。一个酷炫的地区可视化数据图就这样完成了。

不只是柱形图,它还支持生成气泡图、热度图、区域图。更赞的是,它还支持不同类型图的叠加,让可视化效果更加丰富!

举个例子,我给刚才的数据图再叠加一个热度图:

只要再增加一个图层,重复之前的操作就可以了。效果是不是更赞了?

除了以上基本的数据展示功能外,PowerMap还有许多炸裂的功能:

  • 不同主题选择

黑色的主题更有一种神秘的科技感。

  • 不同的动画效果

这个旋转的动画效果,让你的图表真正动起来了:

  • 生成视频

最赞的是,它还支持把做好的数据表直接导出为视频。包含了数据表中的一些动态过程以及动画效果。

总而言之,学会这个EXCEL 自带的插件,让你的可视化图表逼格提升10000倍!

3.数据图表插件:Data Chart

经常与 EXCEL 打交道,有关「图表」各位肯定都不会陌生。各种条形图、扇形图、折线图……是我们展示数据的基础。

平时我们用 EXCEL 经常做的图表是这样的:

而我用 Data Chart ,一键生成的图表是这样的:

好看了不止10倍,对吗?这就是 Data Chart神奇之处!

简单来说,Data Chart 就是一个内置了多种模板的数据图表插件,它可以让你0基础、快速的制作出各种高大上的数据图表。

  • 丰富的模板类型

Data Chart 中包含的数据模板类型非常丰富。除了常见的折线图、饼图、柱形图;还内置了更加高端的散点图、关系图、极坐标图甚至文字云……

总而言之一句话,完全满足你的工作需求!

  • 便捷的操作体验

如果我们想独自制作这些数据图表,没有较长时间的学习是不可能完成的。而 Data Chart 的操作过程却非常简单。

1.首先,我们需要给图表先确定一个主题:

不同的主题代表了不同的配色和展示方案。

2.然后,选择一个你需要的数据模板,我以「折线图」为例:

直接点击「Echarts 图表」,就可以1秒生成折线图。超赞!

3.直接将源数据中的表头信息以及数据内容替换为为自己的即可:

一份高大上的数据折线图就完成了!

当然如果你需要重新制作,点击「重置图表」并且删掉数据就 OK 了。整个操作过程不会超过5分钟,非常简单!

  • 支持导出为图片

最让我惊喜的是,Data Chart 还支持导出为图片,并且支持 PNG 格式。

这有多赞?你已经拥有了一个数据图表的素材库!

设想一下,我们平时做 PPT ,经常需要数据展示。现在你可以直接用 Data Chart 生成一个酷炫的图表图片,直接添加在 PPT 中。像这样:

或者是这样的:

甚至是文字云图表:

现在,你还好意思说不会美化数据图表了吗?

除了图片,它还支持导出为网页:

对于有网页需求的人来说,这也是一个神器!

最后,在论坛中找到了这个超赞插件的制作者,致敬一下:

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Word:「小恐龙公文排版助手」

虽然只有2M,但是却包含了许多WORD 小技巧,绝对可以在工作中省力!

安装之后是这个样子:

它一个专注公文排版的小插件,官网上称:它是根据《党政机关公文格式国家标准》的格式的要求,进行一系列快捷操作的,包括了快速设置页面版式、标准的文字格式等等。

对于需要写公文的来说,简直是一个神器。

就算你没有写公文的需求,它的功能也觉得能够帮你省力,比如说:

  • 删除空格和空行

这个技巧很多人都推荐了,基本上是 WORD 排版中最常用的了。但是使用这个插件会更省力!

点击 排版 → 删除所有空格/删除所有空行 完成!

是不是更快更省力呢?

与此相关的常用排版操作都在这里了,包括「中英文标点互换」,「断行重排」……

这些小技巧现在都成了一键式的傻瓜操作,是不是更省力了呢?

  • 删除页眉横线

这个功能简直太赞了,如何删除页眉横线,困扰了我很长一段时间。现在也是一键搞定。

  • 插入横页

很多时候遇到需要插入横页的情况却发现根本不会,再去学习一下就浪费时间了。现在也是一键操作,非常赞!

  • 文档加密

之前见人有人推荐有关「文档加密」的相关操作,这个技巧现在也可以快速完成了~

它还整理好了一些公文的标准样式,有这个需求的可以直接使用了。

除了我介绍的之外,它还有很多功能,都非常简单。我就不一一介绍了,有兴趣的可以自己体验一下~

除了这个有关排版的 WORD 小插件之外,我还总结了几个推荐不多,但是我觉得能够省力的 WORD 必备小技巧,也给大家分享一下:

1.缩短 WORD 文档自动保存时间

这个非常重要,WORD中自动保存一般是10分钟,也就意味着一旦有文档突然关闭,及时你打开了自动保存,近10分钟的内容也找不到了,或许就损失了重要内容。

所以我建议你可以设置得更短一些,比如1-3分钟。

① 选择文件选项卡,点击选项
② 点击保存,勾选保存自动回复信息时间间隔,并把时间设置为3
③ 点击确定即可完成

2. 恢复未保存的文档

如果真的遇到文件未保存就突然关闭,你可以按照这个方法重新找到这个文档

① 重新打开未保存的Word文档
② 点击文件功能选项卡,选择信息,在管理文档下,可以查看自动恢复的未保存的文件
③ 选择合适的文件打开即可

3.在WORD中设置常用默认字体

这个小技巧非常实用!每次打开WORD,默认字体都不是自己想要的,一次次更改太费时间了。建议你把默认字体改为自己常用的,真的可以省力!

① 选择开始功能选项卡,点击字体一栏中右下角的小箭头符号
② 将中文字体设置为微软雅黑,字号设置为二号
③ 点击设置为默认值,选择仅此文档,点击确定即可

4.一键保存WORD中的所有图片

如果WORD文档中全是图片怎么保存呢?一个个保存费时了。你可以这样一键全部保存:

① 选择文件功能选项卡,点击另存为
② 将文件类型保存为网页
③ Word文档会自动保存为一个文件夹,所有图片会被保存下来

5.快速合并多个文档

工作中,经常一份文件多个人来写。最会汇总的时候就是个麻烦事。你可以利用「合并文档」快速合并,简单省心~

① 选择插入选项功能选项卡,点击对象
② 选择文件中的文字
③ 选中所有需要合并的文件,点击确定即可

6.在 WORD 中分屏查看不同文档

工作的时候,经常需要打开多个文档进行对比查看,如果可以把屏幕分开同时查看两个?效率会不会提高呢?

① 打开需要分屏查看的两个不同文档
② 在一个Word文档中,选择视图功能选项卡
③ 点击全部重排,选择并排查看即可分屏查看两个不同文档补充:选择同步滚动,在滚动浏览任意文档时,另一文档也会随之滚动。

7.有关快速选中的小技巧

使用WORD时候,选中是必不可少的。掌握这几个快速选中的小技巧,也可以省力不少~

  • 竖向选中

快捷操作:ALT+鼠标左键
操作说明:按ALT+鼠标左键可以对文本进行竖向选中

  • 快速选中一句

快捷操作:CTRL+鼠标左键选择

操作说明:将鼠标光标位于文字前,按CTRL+鼠标左键 可以快速选中该句文字。

重点:是以句号作为选定标准

  • 快速选中一行

快捷操作:光标位于被选行左侧,鼠标单击

操作说明:将光标位于被选行的左侧,等光标变为箭头时,鼠标单击即可快速选中一行;鼠标双击即可快速选中一段;鼠标三击即可快速全选。

  • 快速绘制分割线

有没有想过分割线也能快速绘制呢?一个挺好玩的小技巧,在你需要绘制分割线的时候格外的方便使用~

输入三个'-' + 'enter'键 快速绘制直线 输入三个'*' + 'enter'键 快速绘制虚线 输入三个'~' + 'enter'键 快速绘制波浪线 输入三个'=' + 'enter'键 快速绘制双直线 输入三个'#' + 'enter'键 快速绘制中间加粗的三直线

最后还有一个我觉得是一个大技巧的,它就是「邮件合并」功能。它到底有多么好用呢?

这个技巧,可以帮助你5分钟制作1000张奖状。运用同样的道理,无论是证书、邀请函、邮件……都可以用它来批量完成。

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PPT:全面实用插件—— islide

islide 的口号是:“让PPT设计简单起来”,它的确做到了。

islide中内置了数十种功能,包括版式设计、智能图表、素材资源、高级动画……,几乎涉及到了PPT制作的方方面面。

无论你的PPT制作处于什么水平,islide都可以帮你又好又快的完成一份 PPT。

入门级

如果你是小白,只是想快速完成一份实用又好看的PPT,这些功能正好适合你:

1.主题库

简单来说,就是它内置了许多不同类型的模板。不但数量多,而且质量都非常高:

虽然部分需要会员使用,但免费的完全可以满足一般需求。

模板一般包含了 封面、结尾、目录页、过渡页、内容页,内容100%可修改:

更赞的是,每一份模板它都自带了详细的使用说明,不但告诉你如何修改内容,还显示了模板中的配色和字体:

简直是为小白量身定制。

2.智能图表/图示库

PPT制作中,想要制作出又美观又准确的图表,是非常困难的。

作为小白,我们经常做的图表是这样的:

实际上,图表还可以这样做:

逼格立刻提升10倍不止。

这就是 islide 的智能图表,简单来说,它内置了许多的高水准图表模板,让你可以一键完成图表制作:

图表种类非常丰富,质量也高的惊人。最赞的是,这些图表都可完成「智能更改」,只要调节参数就能完成对图表 数值、显示、 颜色等 的更改:

简直太方便了。

除了图表,islide 还具有 图示库,包含了目录、流程图、循环图……等高水准的「图示模板」。

质量简直太高了,简单看几个:

内容完全可以自定义。

总之,有了智能图表/图示,小白也可以做出大神级别的图表。

进阶级

如果你已经掌握了PPT操作,希望自己做出更加优秀的PPT,islide 为你提供了一个超级素材库:

无论是配色

图标

还是图片和插图

它按照不同类别整理好了素材,直接点击就可以使用。减少了你搜集和整合素材的时间,更加方便你创作自己的 PPT 。

大神级

如果你完全精通了PPT制作,拥有自己的设计思维。利用 islide,你可以玩出更加酷炫的PPT 效果,更好更快的制作顶级的PPT。

比如说:

1.补间动画

简单来说,它可以由一个图形变为另一个图形,并且把过程中的步骤自动补齐。先来看看官方的示范:

图片源自 islide 官网

它还可以这么玩:

图片源自 islide 官网

当然结合你自己的创意,这个功能会让你玩出更多花样。

2.设计排版

对于大神而言,PPT 设计和排版的细节才是决定 PPT 质量的关键。

Islide 将常用的设计排版功能组合在了一起:

还有超级这个超级实用的设计工具:

常用的对齐、选择、参考线……等设计常用的功能,都放在这里了。帮助你制作 PPT 效率翻倍!

除了以上所有的功能外,islide还拥有太多实用的功能:

比如说:「PPT拼图」帮你一键制作长图:

「PPT瘦身」,帮你快速压缩PPT大小:

总而言之,islide 是一款功能全面,操作简单的实用型手机 PPT 插件。非常值得你下载

最强动画插件—— 口袋动画PA

简单来说,口袋动画就是一个能够帮助轻松做出酷炫动画效果的 PPT 插件。它有两大模式,分别为盒子版和专业版。

盒子版:

PPT动画小白的专属模式,在这个模式下,几乎所有的功能都是「模板式操作」。

无论是片头动画,片尾动画还是转场动画,甚至于酷炫的粒子动画和学科动画,你也可以在「动画盒子」里找到:

随便点开一个,效果都酷炫到惊人:

更赞的是,每一个「动画模板」都支持自定义修改,无论是配色还是图片,都支持一键修改。0基础就能做出属于自己的顶级PPT动画。

当然,如果你想自己尝试做出不一样的动画效果,它还支持帮你对文本、图形等内容添加动画:

内置了非常多的效果,你可以做出属于自己的动画效果。

让我觉得最赞的是,它还自带了非常流行的「快闪」文字动画:

你只要把PPT做成这样:

选择喜欢的快闪模板后,它会帮你变成这样:

简直太赞了,效果已经达到了发布会的级别。试想一下,在自我介绍时候先来一段快闪动画,效果肯定会非常爆炸~

需要补充的是,部分模板是需要会员才能使用。但一般来说,免费的已经足够惊艳了。

专业版

如果说盒子版是专属小白的工具,专业版就是大神进阶的利器:

它把制作PPT动画中的复杂操作,比如更改图形中心点、动画循环、动画合并……都组合成了一键式的按钮,直接点击即可完成。

比如,更换图形的动画中心:

直接数值调整即可,精准又方便。

当然还有许多酷炫的操作,比如文字矢量化、形状转路径、动画风暴.......

功能太多了,我就不一一展示了。相信各位能够玩出更加酷炫的效果。

总而言之,口袋动画 PA 让PPT动画拥有了更多的可能,你不但可以用它提升PPT的逼格,结合PPT 可以保存为.mp4的功能,你甚至可以制作出一份酷炫的视频动画!

最后,需要补充的是,这个插件支持WPS。简直超赞。

全能设计插件——OneKeyTools

如果说以上两个插件把PPT中的复杂操作给简单化、模板化。那这个OK插件则是让PPT有了无限种可能。

你可能都不敢相信,利用OK插件,PPT还能这么玩:

堪比PS的图片处理

OK插件赋予了PPT更加强大的图片处理能力,比如在图片混合和一键特效中:

许多功能都是 PS 中才具有的效果。举个例子,试试混合置换中「色调置换」的功能:

图片被一键换色了!效果非常惊艳。

简单来说,色调置换就是,将顶图的色调替换为背景图的色调。这种PS中才能完成的处理,现在也可以在PPT中一键搞定。

再举个例子,比如一键特效中的「图片极坐标」功能:

这种我们经常在网上看到的特殊化照片处理效果,利用「图片极坐标」可以一键完成:

不需要学会PS,你也可以让你的图片更加艺术化。

当然,功能太多了,我就不一一举例了。总之,学会使用OK插件,你的 PPT 绝对不仅仅是简单的汇报工具。

批量化的快捷操作

除了图片处理,OK插件还拥有非常多的「批量化操作」,让你制作 PPT 效率飙升 10 倍!

简单举几个例子:

1.一键去除

无论是图形、文字、动画……,都可以一键去除。

我经常会在做 PPT 之前一键去除掉自带的版式,可以省去很多麻烦,提高效率!

2.批量复制

制作PPT中,难免会多次复制图片或形状,利用「矩式复制」,你可以一键完成任意数量的形状:

用来进行图片/图形排版,简直太方便了!

除了「矩式复制」,你还可以选择「环形复制」、「路径复制」:

都是批量化的操作,非常实用。

例子太多了,留给大家慢慢体验吧。

令人惊讶的辅助工具

除了以上的功能外,OK插件还自带了太多超赞的辅助工具。

覆盖了 表格、音频、图表、文档处理、拼图、三维……等方方面面。

你可以用它制作 Gif:

自由拼图:

甚至处理音频:

总而言之,拥有了OK插件,你的 PPT 就拥有了无限可能。

OK插件 至今已经有了一百四五十个功能,学习它的确需要一定的成本。但一旦掌握了它,相信你的 PPT 制作能力将会有质的提升。

值得一道提的是,这个插件也有 WPS 版本哦~

感谢这位插件的开发者 —「只为设计」。

最后

再次感谢以上插件的制作者,它们用知识和技术制作的工具,极大地提高了我们的效率。

另外,我每天都会在上面分享干货哦~

觉得不错的话,记得给我三连一波哈!

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