0219 你和玩转数据还差了一张“表”的距离

最基础的那三个办公软件（Word、Excel、PPT）主要功能各不相同：Word是文字处理软件，是打字、排版的好帮手；Excel有处理电子表格、数据运算、数据统计等作用；PowerPoint幻灯片制作，是授课的好工具，能够制作出生动的讲义。

文字排版和打字可以通过训练来提高，如果需要处理成千上百的数据，并且快速得到想要的结果，则需要依靠excel自带的功能，但是实际操作中，又会发现很多问题：要么是统计数据慢，要么是数据有重复或者遗漏，或者一些数据更改之后不能重新得到新的统计结果。这些问题，通过一张表——源数据表，都可以得到极大改善，接下来，就让我们看看在做“源数据表”的时候，最容易出现什么问题：

问题一：标题写在第一行。

我们做表格的时候都习惯于在第一行写上这个表格的名字，比如“X月劳保领用记录”，然后才开始设计表格其他内容，其实对于源数据来说，表格里面的每一张表格命名，放到左下角的工作簿Sheet的位置就可以了。

问题二：填写顺序混乱。

表格的记录顺序一般都要符合工作的正常顺序，比如一份公司员工请假记录里，第一列往后分别记录的是请假时间、请假人、请假天数、假期类别、扣除天数等内容，如果没有设计好，第一列往后的顺序设计成了扣除天数、请假人、请假时间、假期类别、请假天数……在记录的时候就会来回填写，很别扭。

问题三：人为破坏数据完整性。

本来一张表里的内容应该是连续的，有时候我们总想根据自己的需要在表格当中增加空白列（行），这样做就导致了数据的完整连贯，最后也没有办法很快进行数据统计。

问题四：增加数据计算单元格。

在数据统计当中，我们总想在最后一行增加一个“合计”单元格，觉得这样做能够让人一眼看到结果。如果这是需要打印出来的表或者给别人呈现的表，可以这么做，但是如果是我们用来做最后统计分析的源数据表，这样的公式单元格就完全没有必要。

问题五：多余的表头

一些数据记录里很喜欢设计两类表头，比如请假记录里先把假期类型分两个大类，然后两个大类下面又分为同样的三个小类，这样的记录方式势必导致最后又的单元格里没有内容。

问题六：合并单元格。

合并单元格也是表格常见操作之一，源数据表里禁止出现这样的操作，因为它也破坏了数据的连续和完整，在后续的统计中会出现漏统计的情况。

问题七：数据不全。

有的表格设计合理，在填写的时候却出了问题，按照惯性思维，如果一件事情没有发生，那么它就应该不做记录。在表格里则是另外一种情况，一个事情没有发生，我们也应该用一种方式记录下来，如果一个单元格没有任何内容，那对于表格来说，只有一个结果：数据不完整。

问题八：源数据记录到不同的表格里。

这种问题最容易发生在以月为统计的表格里，本来一张表格没有问题，但是总想着一年12个月，按照月分开看，可是对于源数据而言，美观并不是第一要求，况且需要统计十二个月的数据时，还要统计12次，真的很费时。

问题九：单元格记录两种属性内容。

源数据讲究的是单一属性，一个单元格里记录的内容应该只有一个属性，不要把请假天数和请假类别记录到一个单元格里，那样到最后什么也得不到。

问题十：用手动填写方式来做汇总表。

源数据是汇总表的基础，需要数据的时候，有的人不会用数据透视，反而用比较笨的方法用筛选，要求低的时候，这种方法可以，但是慢，当要求增多时，只能被累垮。

上述是数据统计表格中源数据常见十类错误，工欲善其事必先利其器，当最基础的源数据表格没有问题的时候，后面的数据处理、统计分析和决策依据，就是水到渠成的事情了。