日本纸张纸浆商事株式会社RPA案例实操分享

UiBot东京特约观察 

文、图丨马磊

日本纸张纸浆商事株式会社(日本紙パルプ商事株式会社)成立于1845年（弘化2年），位于东京都中央区，拥有员工3692人，是一家历史悠久的从事纸制品生产销售等业务的大型上市企业。

RPA系统导入背景

与OVOL的其他部门相比，机能材料课的订单管理业务由于需要员工手动输入的项目很多，而且根据客户不同，所需要的订货单和发货单的文件模板也是五花八门，导致使用Excel的工作量很大，给现场的负责人带来很大的负担。

订单接受以后，由于种种原因交货时间和交货地点经常会发生变更，与之相关的订单文件也需要再次修改，对于现场的负责人来说，每个月需要管理80到100件的订单文件，并且不允许发生错误。为了减轻人员的工作负荷和确保订单文件的正确率，自2017年11月开始着手研讨RPA系统的导入。

业务分析以及RPA导入实施

为了防止内容遗漏和业务理解的偏差，在结合业务流程的基础上，将作业人员的作业实际流程录制了视频，以此作为参照制作RPA程序的业务Flow和执行脚本。

导入前流程

Step1:通过邮件接收客户订单文件

Step2:Excel输入订单数据(手动作业)

Step3:Excel制作客户商品联络书(手动作业)

Step4:根据客户的不同采用不同的订单合同文件Excel模板，输入完成后PDF化(手动作业)

Step5:将PDF订单文件邮件发送给客户

RPA导入后流程

Step1:通过邮件接收客户订单文件

Step2:通过OCR文字识别技术读取订单文件信息(RPA自动化)

Step3: 制作客户商品联络书(RPA自动化)

Step4: 通过程序识别客户代码自动选取相对应的订单合同模板，将信息自动输入后PDF化(RPA自动化)

Step5:将PDF订单文件邮件发送给客户

导入后效果

减少了60%的作业时间，削减了作业成本。

实现了业务的标准化和自动化。

改善课题

由于电脑的配置不同，RPA程序的执行时间会有差异，需要再次设定程序中的延迟等待时间。

图像识别的精度还需提高。

日本纸张纸浆商事的RPA活用

机能材料课RPA导入的成功使得业务效率得到提升，全公司各部门开始了RPA系统导入的研讨以及业务流程化标准化的准备工作。公司内部成立了RPA推进支援小组，将机能材料科课作为RPA导入成功的范例在集团内部推广，目前公司管理部已有30多个业务纳入了RPA导入计划中。

作者摄于东京

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