作为老板,如果让员工每天写工作日报,每周写周报,每月写月报,会不会被骂?
要求员工写日志、周报、月报,员工肯定是会抵触,但对于一家公司、一个管理者来说,每项管理规定的实施,从来都不是以员工的喜恶作为评价的第一标准。从管理者的角度来说,评价一项措施是否要继续执行,是要看这项措施/要求是否真的需要?是否有效?追随松下创始人松下幸之助三十年,被业界誉为“松下幸之助的传人”的江口克彦,在《我在松下30年》一书中写到:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。”
一、工作日志、周报、月报的必要性
工作日志、周报、月报从本质上来说,是一种让领导知道下属做了什么工作、做得怎么样的一种沟通方式。而就领导和下属的沟通来说,如果领导想要了解下属的工作情况,需要一对一的去沟通,那将会花费大量的时间和精力,投入和产出比非常低。因此,对于管理者来说,要建立一个日常沟通的机制,最常见、有效的就是工作日志、周报、月报。
二、作为下属员工,不喜欢工作日志、周报、月报的原因
就工作日志、周报、月报来说,员工不喜欢的原因主要是以下几点:
1、觉得工作都是一些重复性、日常性的,没有必要。
2、觉得工作日志、周报、月报本身是一件浪费时间的事,除了完成正常工作以外,还要浪费时间去写。
3、 面对自己真实的情况,觉得尴尬、羞愧
工作报告最简单的情况,也要求梳理出自己所完成的工作,如果是本身工作比较饱和、工作效率比较高的人,那不会有什么困扰,但对于工作量比较少或者是效率比较低的员工,情况就比较不一样。
(1)在工作量不饱和,工作比较空闲的状况下,如果是不用写工作报告,那自己完全可以装作很忙的样子。但需要写工作总结,又不能让自己的上级知道自己工作很闲,打包工作的内容很难可以“无中生有”,所以,需要花费很多心思去“编”,这个过程的痛苦可想而知。
(2)可能很多时候,我们都会有这样的感觉,觉得自己一整天一直处于很忙碌的状态,自己是做了很多工作的。但真正梳理才发现,自己虽然忙了一天,真正做的有价值的工作只占很少的比例,大多数时间,都是浪费在一些无关紧要的工作上,而一切没有产出的努力都是浪费资源。
因此,工作报告会让自己看到自己真实的情况,在真相面前“无所遁形”,当然会觉得羞愧、尴尬,以致于内心会抵触工作报告本身。
三、作为管理者来说,应该如何坚定实施让员工提交工作汇报这一要求?
员工的喜好虽然不能作为一个管理措施实施的评价标准,但员工对措施的接受程度会影响到工作要求的实施,员工的看法会影响到管理者的判断。因此,作为管理者,要明确自己对一项工作要求存在是否合理的评价标准,排除一些因素的干扰。
能坚定自己信心,最重要的,当然是认清工作汇报的重要性和优点。
工作日志、周报、月报、季报……等,最大的缺点当然是员工会比较抵触,但正常实施,有它存在的合理性及优点。常规来说,工作汇报可以让管理者知道下属的工作进度、可以监督或者是说约束下属的工作、当下属工作遇到困难时,可以及时提供协助……这些是我们常规知道的优点。但工作汇报还有两个隐藏的优点:
1、可以作为工作的延续性资料
工作汇报本身就是工作的详细记录,在工作中,一方面,平时可以让领导、同事知道自己的工作进度;另一方面,在员工休假、离职时,可以知道之前工作开展的情况,知道后面需跟进的事项。除此之外,工作汇报还可以作为后续查询、了解工作情况的记录。
2、可以预告风险,从而能提前做准备
职场中,我们都知道应该进行工作进度的汇报,但往往不知道怎么去汇报、什么时间节点汇报,往往都是出现了问题,自己没有方法解决时,才想着要去把情况汇报给领导。而这种情况下,往往都是已经不能扭转局面或者是要改变极为困难的情况。
工作汇报本身,可以让领导知道我们工作的情况、进度,也能了解到工作的一些风险,及时规避风险或者是提前做好准备。
因此,作为管理者,要能坚定工作汇报本身的优点,在贯彻执行这一要求时,能更坚定,排除一些不必要因素的干扰。
四、怎么做能让员工减少对书写工作汇报的抵触情绪
既然工作日志、周报、月报、季报等是必须实施的,但员工是必然会抵触的,那作为管理者,需要思考的是怎么降低员工对这一工作要求的抵触情绪。
1、强调工作汇报的重要性及必要性
让员工能认识到工作汇报不是为了监督他的工作,而是能促进他的进步。
员工之所以会反感工作汇报、总结,根据“X理论”,人本性懒惰、厌恶工作、不愿意承担责任,会选择尽可能的逃避。因此,肯定不希望收到强制性的管制,需要管理者去说服、奖励、控制,通过一系列措施,约束员工。
2、认真回复下属员工的工作汇报
很多时候,我们不愿意写工作总结、汇报,是因为觉得写了这些也没有意义,原本是自己的成果,还是原来那样,相反,如果是某项工作没完成、没做好,还会受到领导的指责。
且很多的管理者,在收到下属员工的工作汇报以后,都会直接不回复、或者是简单回复“收阅”、“知悉”等简单的字眼,无法真正发挥管理者通过下属员工的工作汇报,对其进行指导、促进员工提高的作用。
因此,作为管理者,在收到下属员工的工作总结、汇报后,应该认真的回复,对于员工认真工作、取得的成果,应该给予肯定和鼓励,对于员工做得不到位、遗漏等的工作,要做相关的提醒和指导。
3、 避免让工作汇报流于形式
我们都会有这样的经历,上级要求写工作总结,而我们虽然不能不交,但会流程化的完成,久而久之,工作总结就是流于形式的一个工作。
因此,作为管理者,要避免让工作总结流于形式,而应该让员工通过工作总结能对自己的工作进行梳理、能了解自己工作存在的问题,通过工作计划,能做好自己之后工作的时间管理,分清工作的主次,提高自己的工作效率。
4、尽量让工作汇报简单、易于操作
很多时候,管理者要求员工提交工作总结、汇报,但没有明确自己的要求,导致下属员工写的工作总结总是从自己的角度出发,无法呈现自己工作的重点和成果,也无法进行认真的梳理。
因此,可以通过一些形式,让员工工作汇报起来更简单、易于操作,例如,可以通过系统、设置固定的格式、表格等方式。
综上所述,要求员工写日志、周报、月报、季报、半年报……这种要求必然会受到员工的抵触,但作为管理者,员工是否能接受并不是评价一个工作要求是否要实施、是否继续实施的首要原则。而是要从要求本身出发,如果工作要求本身是合理的、有效的,那就自然需要推行。要认清工作汇报、总结这一形式的必要性和重要性。此外,可以通过一些方式,如认真回复下属的工作总结、设计一些更为简单、易于操作的等方式,降低员工的抵触情绪,让这一工作要求能落到实处。