你的沟通正式吗？
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这是2018年第75篇原创文章
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大家好！这是2018年第75篇原创文章，第14篇包含音频的文章。
昨天读了一篇朋友推荐的文章，讲的是互联网时代，按照规范进行的正式沟通依然优于非正式沟通。虽然非正式沟通会使企业的日常运营更为顺畅，但是过度依赖非正式沟通可能会损害绩效。因为非正式沟通往往精确性差，可靠性差，而正式沟通则提供了任何公司都不容忽视的、特定的、关键的优势。
我赞同作者的核心观点：即相比非正式沟通，正式沟通，尤其是常规的正式沟通更有助于产生持续的绩效。比如我们一年一度的供应商大会，每个季度召开的Townhall（员工大会），每个月的绩效回顾等等。它在很大程度上保证了我们贯彻、执行、落地目标的一致性、节奏性并有助于及时发现问题和解决问题。而正式沟通常常伴随着的仪式感，作用一样不可小觑。
同时，我也做了进一步的思考，并提出如下三个方面与大家分享：
第一、如何定义正式沟通和非正式沟通？
根据百度百科的定义：
正式沟通一般指在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等。
非正式沟通，是指在正式沟通渠道以外信息的自由传递与交流。
非正式沟通和正式沟通不同，因为它的沟通对象、时间及内容等各方面，都是未经计划和难以辨别的。
在相当程度内，非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大弹性，它可以是横向流向，或是斜角流向（Diagonalflow），一般也比较迅速。在许多情况下，来自非正式沟通的信息，反而获得接收者的重规。由于传递这种信息一般以口头方式，不留证据、不负责任，许多不愿通过正式沟通传递的信息，却可能在非正式沟通中透露。
第二、VUCA时代下我们更需要什么样的沟通？
VUCA，中文发音为“乌卡”，是指我们正面对着一个易变（volatility）、不确定性（uncertainty）、复杂（complexity）和模糊（ambiguity）的世界。
沟通的目的是为了解决问题。而要解决乌卡时代下的问题，速度和结果尤为重要。
举个例子：
前两天绵阳连续暴雨，而我在欧洲开会，显然无法召开正式会议。于是我毫不迟疑的在微信里建立起临时工作组（如下图），将绵阳工厂厂长，总部物控负责人，总部采购负责人，物流负责人以及绵阳工厂采购负责人召集在一起，了解情况，制定应对措施。几个小时候后，情况了解清楚，慰问函发出并收到供应商回复。情况一切良好！人员、物资、生产及送货均得到妥善安置。于是一个既重要又紧急的事情用这种非正式的沟通方式得到了完美解决。
所以在具体场景中，我们要因地制宜的选择合适的沟通方式，目的只有一个：以最快速度、高质量地解决问题！
顺便提一下，我之所以能够毫不迟疑的想到建立临时微信工作组解决问题，是因为一直以来我都是这样解决突发的临时性问题的。而且屡试不爽。
伙伴们都是如何解决这种突发性事件的？
第三、如何更好的利用正式沟通和非正式沟通？
现实中，我们可以从如下两个方面更好的利用正式沟通和非正式沟通：
一方面：如何兼顾正式沟通和非正式沟通，而非“鱼和熊掌不可得兼”？这主要是根据事情的性质和紧急程度来决定的：比如重要又紧急的，大多数会采用正式沟通+偶尔采用非正式沟通（比如微信里拉个临时工作群，立马解决问题）。紧急而不重要的则大多通过非正式沟通。
另一方面，我们也应该考虑如何更有效的利用非正式沟通，让它们在某种场景下产生正式沟通的效果。
举个例子：
你临时找一位同事讨论工作（这通常不被认为是正式沟通），期间你们讨论了一些重要的问题并达成了一些一致意见。
如何让这个非正式沟通产生正式沟通的效果呢？
我的建议是：在事先告知对方的情况下，发一封正式的电子邮件，罗列出谈到的重点，达成一致的事项以及下一步行动方案（What, When, Who），并抄送给相关人员（RACI）。这样就能够统一大家的认识，让大家了解事情的进展并各司其职的开展工作。这样就可以达到正式沟通的效果。
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