项目过程中出现沟通不畅的问题原因是什么?

1、跨部门沟通难,信息传递不及时,项目团队成员难以有效协同,工作效率低下,造成项目延期。

2、口头沟通,缺乏书面记录,使得信息失真,产生歧义,导致项目返工,浪费大量的人力财力和时间。

3、权责不清,产生虚假沟通信息。当问题发生时,项目人员互相推诿,难以追根溯源,造成项目损失。

有效的项目沟通依赖科学合理的管理方法和技术手段,下面我们来看下如何有效解决沟通不良的问题?

01

明确动机

跨部门协调最忌讳的做的磨磨蹭蹭,不情不愿。既要绩效,又要口碑,不想干活,又不想吃亏。

先分析一下现状,这份工作你究竟擅长不擅长,做不好对公司和部门有多大影响。再评估一下厉害工作对你来说是不是一个锻炼的机会,是不是一个成长的契机。

如果事情重要,但自己不擅长,直接和上司沟通,建议由其他人负责。如果恰好比较擅长,又想把我这次机会那就当仁不让,带起节奏。做好了享受成果,做不好站出来承担责任。

02

获得授权

自己想明白了还不够,还需要通过上司授权来正名。

依据任务目标,拟定一个项目计划,计划中最重要的部分是节点、预算和预期成果。

先和上司沟通,调整确认计划。然后邀请相关人员参加上司主持的项目会,探讨优化计划,最后由上司确认项目由你负责,你定期向上司反馈项目进展。名正则言顺,言顺则事成。

03

对接利益

计划会议之后,成员还要逐个进行沟通。毕竟都是职责外额外增加的任务,责任你背起来了,工作还要一起去做。做很简单,但是用多少心,进多少力终归还是看激励。

这时候一定工作分配仔细,并且阐明与进度相关的利益分配。

04

协调推进

计划虽然美好,但是意外会不断涌现,时刻提醒自己这是你的项目,你要负起责任。持续跟踪进度,协调资源,解决问题。

05

分享成果

正向反馈,一定要在高管和上司面前,表明团队成员付出的努力。这个中每一件事都是非标准不确定的,所以动机很重要。

项目进行过程中一定要特别注意的点!

1、项目业务直通式管理:跨部门协作沟通,信息传递实时精准。

2、智能沟通机制:审计跟踪记录,信息数据真实有效。

3、WBS工作分解结构,明晰人员责任与结果。

4、针对多项目管理,进行迭代管理需求与沟通。

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