如何编制高质量的投标文件
在政府采购活动中，往往由于投标人素质参差不齐，重视程度不够，工作态度不够严谨，编制的投标文件质量不高，导致无效投标情形，这既浪费了人力、物力，也影响了招投标工作有序开展。为确保投标的有效性，编制投标文件应做到准确、规范、无误。笔者从实际工作中进行分析总结，现分述如下：
一、投标文件现状分析
投标人编制的投标文件主要存在以下问题：
1、资格条件响应不全。缺少法人签字或签章；财务审计报告内容不齐；提供的社会保障资金缴纳证明和纳税证明不符合要求，如投标文件提供参保人员名单、印花税材料。
2、投标文件内容不完整。没有完全按照投标文件格式要求编制。（1）开标一览表报价与分项报价不一致；（2）投标文件正副本内容不一致，副本应该是正本的打印件或复印件。（3）工程预算报价应该采用预算软件编制，有的供应商为了简便，采用电子表或word格式编制工程预算。（4）技术响应/偏离表内容与投标技术文件不一致，技术文件是正偏离的，而响应偏离表填写成完全响应，无偏离。（5）佐证材料问题。如业绩以合同、中标通知书或竣工验收报告作为佐证材料，有的合同无签订时间或无合同金额，或者提供佐证材料不齐全；又如技术参数以检测报告佐证材料，有的检测报告缺少内容，有的提供与项目无关的检测报告等等。
3、投标文件不规范问题。（1）造成所投项目张冠李戴，如：投标文件项目名称写成非所投项目名称；（2）错装别的项目内容；（3）提供与工程清单不相关的施工组织方案；（4）投标文件无目录与页码，增加了专家评审难度，特别是内容比较多的投标文件，更难以查找比对。（5）招标文件要求提供证书、证明、检测报告、工程预算明细等材料，有的供应商为了节省纸张，一页纸放多项证件、表格，字体很小无法辨认，这样既不符合要求，也容易导致误判。（6）有的投标文件编制比较混乱，材料重复编排，没有归类、没有标题，增加了专家评审难度。（7）投标文件针对性不强，与本项目无关的材料也编制在一起，有的供应商将其它项目投标文件简单加减就完成了文件的编制工作，造成针对性不强，甚至错误比较多。
造成上述问题的主要原因分析如下：
一是投标项目组问题。投标人参加招投标活动，投标报名后，没有单独成立投标项目组，或者项目组没有做到合理分工，没有明确各成员责任。目前从供应商参与投标来看，投标项目组由三人组成，一人为编制投标文件人员，一人为参加招投标活动的授权代表，一人为项目管理人员。这三者之间缺乏相互沟通，各行其事，团队意识不强。
二是理解招标文件不到位。没有认真阅读、研究招标文件，对招标文件理解不透、没有把握招标文件精神实质。由于没有弄明白投标文件需要提供哪些材料，提供怎样的材料，所以编制出的文件不是缺少材料，就是材料不符合要求。
三是工作马虎，不严谨。项目管理人员对投标重视程度不够，特别是对产品市场价格变化情况不清楚，甚至没有做市场调研，随意性报价，有的设备、材料报价过高，有的报价过低，与市场价格偏差比较大，造成中标后无法承揽项目；投标文件编制完成后，项目组没有认真审查、较对，有的投标人没有提前做好准备，到投标截止前一天，还在加班加点赶文件，造成投标文件出差错、材料不齐全，导致无效投标。
二、如何编制高质量的投标文件
招标文件好比问卷，投标文件好比答卷，投标文件要按照招标文件的要求做到问之有答，答而无误。投标文件要做到重点突出，思路清晰，条理清楚，表述准确、明了，文字简洁，所提供的佐证材料真实可靠，有说服力、有据可查。
（一）成立投标小组
招投标工作是一项严肃、认真的工作，投标企业要高度重视，要成立项目投标小组，负责投标活动全面工作，主要包括投标报名、投标预算编制、投标文件制作与审核、打印封装、参加开标、合同签订、协调处理等事项。
（二）熟读招标文件
全面认真阅读招标文件，熟悉招标文件内涵及各项指标要求，弄清招标有关时间安排，弄清哪些为无效投标条款。若对招标文件有关条款不明确或理解不到位的，应及时与招标人或招标代理机构沟通，对招标文件要求做到心中有数。
1、全面理解招标文件内涵，了解资格、商务、技术、报价等要求；
2、全面掌握招标人要求投标人提供什么样的产品和服务，掌握招标文件对产品技术标准、质量标准、服务标准等要求；
3、明确投标文件要提供哪些佐证文件。用什么支撑材料来佐证所投产品质量和服务，履行合同具有的设备和专业技术人员。
4、明确投标文件编排内容、格式、材料排列顺序，更有利于评审专家审查评估。
（三）投标文件编制总体要求
1、建立投标项目文件。编制投标文件时，要建立投标项目报价文件、技术文件、商务文件三个文件夹，分别存放相应的资料，以便投标文件编制时调用。
2、根据招标文件对报价、技术和商务条款要求，以及投标人对招标文件的理解，分别列出三个文件需提交的材料清单，然后进行编制材料，存放在三个文件夹中。
3、依据招标文件中投标文件格式要求，将报价、技术、商务材料按照顺序编制在一个word文件中，如果扫描成图片材料的，最好每张图片为单独页，调整图片大小，确保字迹清楚，然后编排目录与页码。
4、投标文件初稿编制完成后，进行检查核对，是否有遗漏，是否要补充完善材料。
（四）投标文件编制具体要求
1、商务部分内容：
一般包括法人授权书、资格证明文件、制造商授权书、中小企业声明函、商务偏离表（交货地点、交货期、付款方式、安装调试与验收、售后服务）、业绩等内容。
（1）资格文件：属于有效性检查，主要有营业执照、法人授权书、商业信誉和财务会计制度、具有履行合同所必须的设备和专业技术能力、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录、无重大违法记录、无列入失信单位查询记录及特定的资质等材料。
特别要提醒的是：一是社保缴纳证明，要求提供专用收据或社会保险缴纳清单，而不是提供参保人员名单；二是纳税凭证，主要包括增值税、营业税和企业所得税凭证，如果提供印花税不能作为纳税凭证；三是法人授权书，必须法人签字或签章；四是良好的商业信誉和财务会计制度，提供经审计的财务报告，包括四表一注，即：资产负债表、利润表、现金流量表、所有权益变动表及附注，没有经审计的财务报告，可以提供其基本开户银行出具的资信证明，或者专业担保机构对供应商资信审查后出具的投标担保函。
（2）制造商授权：根据分项报价明细表中设备清单，提供相应的制造商授权函，确保原件扫描件清楚、格式、大小。
（3）商务偏离表。要求按照招标文件中商务要求逐条响应，负偏离为无效响应，优于的注明正偏离。
（4）业绩：合同内容应包括签订合同甲乙双方名称、合同名称、合同金额、合同范围、签订合同时间、法人或授权代表签字、签订合双方签章。
（5）售后服务承诺函
2、技术部分内容
技术部分一般包括投标产品说明、图纸设计、技术参数、产品性能、技术规格偏离表，安装（施工、服务）方案、产品简介（含产品彩页）、拟投入本项目人员及设备设施情况等内容。
（1）投标产品说明，要抓重点，有针对性的介绍，根据招标要求是否要提供产品彩页、截图界面，一定要表述清楚并放到突出位置，一般情况下，放在技术部分的前部，以提升产品形象。
（2）企业介绍，突出长处和优势，体现企业综合实力，文字力求简介。
（3）产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标文件的技术要求。
（4）提供佐证材料，如检测报告或制造商技术参数确认函或功能截图等等，要与招标文件要求的相吻合。
（5）安装（施工、服务）方案。一般单独成章节，根据项目需求，结合实际编制安装（施工）方案，章节清晰，条理清楚，重点突出，切合实际，具有操作性。
（6）技术偏离表填写要求：
A.技术偏离分为正偏离、负偏离、无偏离。
B.如投标产品的技术指标优于招标要求即为正偏离，反之为负偏离，符合招标要求即为无偏离。
C.要完全响应或者优于要求，绝对不能填写满足不了的参数，否则为无效响应。
D.正偏离描述要加粗或用其它醒目符号。要在备注栏内注明材料所有页，以便评审专家查询。
3、报价部分
（1）按招标文件要求填写报价一览表(总价）、分项报价表。
（2）报价表中设备名称、品牌、型号、数量等是否与招投标文件一致。
（3）大小写是否正确。
（4）注意报价表中货币单位前后一致。
三、投标文件审查、签署与封装
（一）投标文件审查
投标文件目录尽量做到详细明了，便于专家迅速查找关键点，若提交电子版的投标文件，需设置好目录索引，投标文件编制完成后要进行全面审查。
1.在标书电子版制作完成后，让参与人员进行交叉检查，对错误的地方进行指正修改。
2.正本制作：正副本内容一致，副本为正本的复印件，如果副本内容与正本内容不一致，会导致无效响应。虽然一般招标文件中标明，副本与正本不一致，以正本为准，这里指的不一致，是指副本不是从正本复印而成，与正本的微小偏差，而不是重大偏差，正本是整个招标的依据，所以要审慎再三，方可打印。
3.字体、格式是否统一。
4.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细（包括产品型号和数量），分项（分包）报价是否符合和正确，这点一定要仔细查对。
5.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致，进行仔细核对和校对。
（二）投标文件封装与签署
1、纸质投标文件打印前进行检查，确认无误后才可打印；检查内容：是否编写目录和页码，页码是否连续，是否有误页；资格证明文件、文档资料及佐证材料是否齐全，是否按投标文件格式顺序编排；电子投标文件按照政府采购平台要求进行上传。
2、打印文稿检查无误后，进行装订或胶装。
3、签字签章。凡需法人或授权代表签字、签章及投标人盖章的不能有遗漏，而且投标文件每页都必须加盖投标人公章。
4、所有签字签章检查无误，按照招标文件要求提交的投标文件正本、副本份数封装在密封袋中，封面、封条处签字盖章。