标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》条款8.2.1顾客沟通的内容为“与顾客沟通的内容应包括:a)提供有关产品和服务的信息;b)处理问询、合同或订单,包括更改;c)获取有关产品和服务的顾客反馈,包括顾客投诉;d)处置或控制顾客财产;e)关系重大时,制定应急措施的特定要求”。与顾客沟通的内容应包括:a)提供有关产品和服务的信息;b)处理问询、合同或订单,包括更改;c)获取有关产品和服务的顾客反馈,包括顾客投诉;d)处置或控制顾客财产;e)关系重大时,制定应急措施的特定要求。本条旨在确保当确定拟提供的产品和服务要求时,组织与顾客进行沟通的内容。提供有关产品和服务的信息。本条旨在组织与顾客沟通拟提供的产品或服务的详细情况,以使顾客理解所提供的产品和服务。一般来说,这些信息可通过会议、宣传单、网站、电话或任何其他适当手段(包括供应商调查问卷)进行沟通。处理问询、合同或订单,包括更改。本条旨在组织与顾客之间有关问询、合同或订单的沟通,这主要是顾客向组织咨询或订购产品或服务;如果组织有更改需要通知顾客时,组织应通知顾客任何相关更改的方式。获取有关产品和服务的顾客反馈,包括顾客投诉。这条旨在组织建立适当的途径,以便从顾客处获取与问题、关注点、投诉、正面和负面反馈的相关信息。处置或控制顾客财产。这条旨在确保在适当时将组织对顾客财产的处置和控制方式通知顾客。关于顾客财产,组织首先要识别哪些是顾客财产;然后制定顾客财产处置和控制顾客财产的方法,以及与顾客关于顾客财产的沟通方式。关系重大时,制定应急措施的特定要求。这条旨在组织确保主动地与顾客沟通可能采取的应急措施,若需要采取应急措施,则应避免对满足顾客要求产生不利影响,包括对于自然灾害、天气、劳动争议、原材料短缺或后备外部供方不足等情况的应急措施。条款8.2.1顾客沟通表明与顾客沟通的内容有5方面。如何与顾客沟通,条款7.4沟通做了详细的说明,即“组织应确定与质量管理体系相关的内部和外部沟通,包括:a)沟通什么;b)何时沟通;c)与谁沟通;d)如何沟通;e)谁来沟通。”。每个组织在制定与顾客沟通的管理文件时,首先要按照条款7.4沟通的条款来策划组织的沟通方式,再按照条款8.2.1顾客沟通,将其内容补充到沟通什么中来。组织与顾客沟通能使顾客理解组织可以提供或预期提供的产品和服务,使组织理解或确认顾客的需求和期望。有关更改的内容,将在条款8.5.6更改控制进行分享;有关顾客财产的内容,将在8.5.3顾客或外部供方的财产进行分享。如果组织在策划顾客沟通管理文件时,就需要考虑组织的沟通管理文件、顾客或外部供方的财产以及更改控制的相关文件。
对于本条款的审核。首先,要确定好审核对象。对于本条款的审核对象为组织的高层和各部门负责人。其次,审核方法。本条款的审核方法是文件查阅和现场检查。最后,审核内容并做出审核结论。第一、询问和查看组织的成文信息,组织是否确定了与质量管理体系相关的内部和外部沟通?第二、如果组织确定了与质量管理体系相关的内部沟通,询问和查看公司所确定的内部沟通是否包括沟通什么;何时沟通;与谁沟通;如何沟通;谁来沟通这5方面内容?第三、如果组织确定了与质量管理体系相关的外部沟通,询问和查看公司所确定的外部沟通是否包括沟通什么;何时沟通;与谁沟通;如何沟通;谁来沟通这5方面内容?
标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》条款虽然明确提出的沟通内容不多,但是其很多条款都隐含了需要沟通。这里,我只简单归纳下标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》明确提出沟通的条款。条款5.1.1 总则 f)沟通有效的质量管理和符合质量管理体系要求的重要性;条款5.2.2 沟通质量方针;条款5.3组织的岗位、职责和权限 最高管理者应确保组织相关岗位职责、权限得到分配、沟通和理解;条款6.2.1质量目标f)应予以沟通;条款7.4 沟通;条款8.2.1 顾客沟通;条款8.4.3 提供给外部供方的信息 组织应与外部供方沟通以下要求:a)……f)。
一般来讲,有关标准《质量管理体系-要求 GB/T 19001-2016》条款7.4沟通的审核,会结合相关内容进行审核。特别地是审核条款5.1.1 ;条款5.2.2 ;条款5.3;条款6.2.1;条款7.4 沟通;条款8.2.1 ;条款8.4.3 时就可以把沟通的内容审核了。当然,沟通所涉及的内容不仅仅是上面条款所列出的内容。每个组织都会确定其与质量管理体系相关的内部和外部沟通的内容。