横跨企业的自动化管理
“技术是一个宽泛的概念。许多事情可以被认为是技术。像白板和笔这样的物理媒介是简单的技术。更具体地说，它们是信息技术，因为它们促进了信息的流动，帮助人们识别和解决问题。但是，当人们听到“技术”这个词时，他们的思想往往会转向自动化和计算机。问题不是“我们应该使用技术吗?”相反，我们需要问，“我们应该使用什么样的技术，我们应该如何使用它?”“有些信息最好使用白板或其他物理媒体来管理，以保持思考，并触发对问题的实时响应。”但是，我们可以使用简单的数字解决方案来共享特定的信息，而这在物理媒体上是不可能实现的。这种技术的主要好处是，您可以立即与部门之外的其他部门进行沟通，并且最终可以访问由设施、客户、供应商和外部专家组成的全球网络。这些人并不总是在现场，但是技术允许您实时地交换信息、想法和优先级。”
增强人类智力
随着世界的联系日益紧密，数字解决方案将成为您的业务战略、客户体验和运营的关键组成部分。简单地购买技术和依赖外部服务提供者，这增加了成本，组织失去了它的敏捷性。更好的方法是设计和交付以结果为中心的技术应用程序，这些应用程序可以在您的组织中利用改进的过程、沟通和团队合作。这种方法以人为本，旨在增强人类的创造力和效率。下一个技术进步必须导致工艺，它加强人类的参与和自尊，同时提高每个人的效率。应该应用技术来简化信息流，使人们能够专注于决策和发现真正的创新。
随着世界的联系日益紧密，数字解决方案将成为您的业务战略、客户体验和运营的关键组成部分。简单地购买技术和依赖外部服务提供者增加了成本，组织失去了它的敏捷性。更好的方法是设计和交付以结果为中心的技术应用程序，这些应用程序可以在您的组织中利用改进的过程、沟通和团队合作。这种方法以人为本，旨在增强人类的创造力和效率。下一个技术进步必须导致工艺，它加强人类的参与和自尊，同时提高每个人的效率。应该应用技术来简化信息流，使人们能够专注于决策和发现真正的创新。
级别1:使用物理媒体创建技术需求原型
在技术开发的第一个层次是关注于重新定义未来应用程序的技术需求，以更好地适应当前的业务需求和未来的战略目标。这通常涉及到将现有计算机系统之外的信息可视化，而现有计算机系统的效率低下且定制成本高昂。一旦所有的信息都在现有的计算机系统之外进行评估，您的团队就可以制定更有效的战略优先级，并就如何设计未来的解决方案达成共识。该团队将使用白板等手动设备将所有信息可视化为界面，以测试未来技术应用的原型。这也将提高他们建立集体实时解决问题方法的意识。
首先开发并实现可视化信息系统，而不是立即提供数字仪表盘。如果你马上转向技术，计算机系统将仅仅被用作信息存储平台。这不会传达信息，也不会产生足够的紧迫感。关键是要从现有的计算机系统中获取关键信息，以了解您的技术的当前状态，并就需要如何进行更改达成非常明确的共识。你必须把当前技术系统提供的信息与人们真正需要的信息进行比较。
在使用物理媒体构建视觉系统原型时，您首先需要确保信息能够自然地、甚至潜意识地引起人们的注意。例如，实际输出和计划输出这样的信息会触发问题的解决，而用颜色编码的标记(如磁铁)会引起对状态的注意(图1)。未来每项行动的责任必须明确在计算机之外，以及谁需要在何时执行每项行动。每天多次在这些视觉板前召开会议，面对面地讨论新的机遇和挑战。一起庆祝成就，在保持挑战感的同时提高参与度。
在我们跳到数字仪表盘之前，我们必须建立一种协作的心态，关注关键信息并维护其完整性。我们必须确保团队设计了明确的PDCA周期，并明确定义了职责。只有在这些核心目标完成之后，我们才能开始应用正确的技术来自动管理信息。
自我管理的领导者在计算机外部可视化信息(图1)
级别2:从白板过渡到数字仪表盘
随着对未来技术需求的清晰理解，每个部门中的原始数据被实现为数字仪表板，以自动化信息管理。这样的仪表板将能够在任何时候将特定于部门的信息与日常操作同步，同时保持数据完整性，并将手工输入的时间最小化。每个部门的KPI的数字化使人们可以关注于更彻底的实时问题解决。这也将消除频繁的碰头会的需要，这种会议让人们远离实际工作，只是为了获得最新的决策信息。流程和流程级别的自动化管理将使每个人能够专注于手头的工作，而技术允许在每个轮班过程中自动识别新的挑战和机会。
案例：自动化销售目标管理
销售预测是自动化管理特别有效的一个领域。一次目视化的系统显示KPI和目标的建立,技术可以用来创建一个数字仪表板为跟踪销售目标,自动计算并显示每日、每周、每月销售数据相对于计划目标(图2)。这个系统允许销售部门领导人输入一个特定的公式自动计算边际贡献的销售数据/产品组合。这是为了确保所有销售人员在正确的时间以正确的价格完成正确的销售订单，以确保每笔销售的盈利能力。实际完成的销售数量自动填充到一个ERP系统中，并根据产品、组合、销售区域和销售代表进行分配。每天、每周、每月和每年的销售需求差距对所有的销售人员都是可见的。
有了这个数字解决方案，销售人员就不需要回到办公室来确定他们的业绩了。每个人都可以看到并将每个客户的销售数据与团队目标进行比较。这使他们能够互相帮助，通过分享线索和前进的里程碑，最终在正确的时间赢得正确的销售，从而实现他们的共同目标。这种信息的自动化管理提供了关于部门业绩的最准确的实时信息，使销售助理能够专注于他们的专业知识并完成手头的工作。
自动化和可视化销售目标规划(图2)
数字化的销售目标的跟踪与CRM(客户关系管理)软件完全集成，该软件管理每个产品组合、销售区域和销售伙伴的未来潜在销售线索。每个销售机会都被仔细地跟踪，包括之前与每个潜在客户讨论过的所有对话、报价、工程规范、实验室测试和提案，以完成交易(图3)。这有助于销售人员预测他们每天能赢得多少销售数字，并确保他们能够实现仪表板上显示的计划销售目标。从高层领导的角度来看，这些系统有助于确保销售人员在他们的销售渠道中总是有足够的潜在销售，并在正常的基础上尽他们的职责来获取足够的新客户。与此同时，销售人员使用这个系统，要求对方负责按时执行适当的活动，以完成集体配额。
除了开发实时记录当前状态的自动化管理系统外，这种信息技术使每个人都有能力预测未来的销售，确保他们总是能够达到并超过他们的销售目标。以这种方式获得技术授权的团队可以继续创新他们的管理流程，这样他们就可以专注于他们的重要角色和职责，通过最大化销售收入使公司更有利可图。
每天、每周和每月的潜在销售收入(图3)
案例： 自动升级问题
当我们谈到自动化管理时，我们指的是管理系统本身在正确的时间直接将正确的信息传递给正确的人，触发他们对异常做出响应。有时，需要采取行动的人在不同的部门或更高的权力级别，他们可能远离异常发生的区域。这就是升级系统至关重要的地方。就像销售目标一样，当技术得到适当应用时，升级问题的管理可以完全自动化。通过在线解决方案，如果企业中任何起点的关键问题无法在特定时间内得到解决，则可以自动升级到世界任何地方的最高领导(图4)。
请记住，升级应按6百万级别对问题进行分类。当这些问题由于缺乏权威或资源而无法在当地部门解决时，可以将其升级为另一个部门的领导。为此，在电子系统中以“ticket”的形式提交问题，并提供问题的描述和需要解决问题的日期。ticket分配给负责部门的领导，领导通过在线申请自动实时通知(如智能手机或平板电脑)。这应该在问题产生负面影响之前，用可预见的方式解决。可以定制ticket上的信息，以满足您的组织的精确需求。通常情况下，这些信息应该包括出现异常的部门或区域的名称、问题的描述、紧急程度，以及需要解决问题的时间表，以避免造成销售收入损失和机器停机时间等后果。如果部门领导不能自己解决问题，那么问题可以一直升级到最高管理团队。在这种情况下，高层领导必须做出决定。当决策的停滞在整个全球企业的数字仪表板上实时自动可视化时，可以防止前线人员决策和信息的进一步停滞。
重要的是要记住，在进行这种类型的技术转换之前，驱动升级的心态以及角色和责任的意识必须由每个领导者完美地定义。当以协作的心态支持时，技术对管理过程的影响是非常强大的。可以全面跟踪人员和部门之间的所有通信，同时升级问题，直到问题得到解决。这将消除沟通每个细节的需要。相反，领导者可以利用他们的时间来决定有利于整个组织的新战略方法。对于那些在第一线的人来说，他们所有的挑战和尝试的解决方案都可以被自动跟踪和交流，使他们能够直接在自己的过程中专注于创造性地解决问题，而不需要经常开会和碰头。
手动升级板到自动升级板的示例(图4)
级别3:通过技术使各部门同步
在这个层次上，所有的部门都相互连接，实时共享信息，以提高组织的整体效率。从第2级中实现的特定于部门的数字仪表板开始，可以通过利用API(应用程序接口)来设计各种自定义跨部门应用程序，这些API将信息同步到组织的总体关键性能指标中。这种多部门仪表板可以有效应用的领域包括销售需求与生产能力规划、跨部门问题升级、技术支持和基于市场报告的未来销售。这种同步是最大化您的竞争力和盈利能力，同时显著降低管理信息的成本背后的秘密。
案例：销售需求和生产能力规划
在任何业务中，最大的挑战之一是根据现有的客户需求和销售预测来准备生产能力和可用性。这需要完成产品和服务的完整组合，以确保生产部门能够满足当前和未来的市场需求。这个例子是用制造业来描述的，但同样的原理也适用于其他行业。例如，在基于服务的行业中，“生产部门”指的是其工作直接为客户提供价值的团队。企业需要确保关键资源的可用性，如机器、原材料和人员，以在正确的时间完成订单。如果产品或服务没有首先确认生产部门的生产能力就销售给客户，就不可能实现准时生产。另一方面，如果销售预测高估了未来的需求，生产部门就会过度生产。其结果是，公司将以高水平的非增值工作、不必要的成品库存而告终，并因此失去收入。
生产和销售部门的领导首先需要一起工作，形象化销售预测。在和谐中工作，而不是互相指责，会产生一种更强的平等的改善意识。这允许他们重新调整生产计划和资源，在正确的时间向所有当前和潜在的客户交付正确的产品。他们可以关注组织的整体效率，以协调销售活动、生产计划、原材料采购和基于产品组合和数量的技能培训，销售团队需要这些来完成未来的销售。通过首先在白板上可视化地原型化销售需求和生产能力规划(图5)，您可以确保您实现的自动化管理跨部门信息的任何技术都将满足您的确切业务需求，并增强您已经强大的战略部署流程。
销售需求原型和生产能力规划(图5)
在这个数字仪表板上(图6)，根据特定的产品组合，将当前和未来的产品库存水平可视化为条形图。当您单击图上的每个栏时，仪表板将显示已经完成或将要完成的计划生产。这可以让你估计你目前有多少库存出售，有多少你会收到更多在不久的将来，以适应额外的销售需求。销售额是根据产品组合用另一个图表表示的。该图将实际收到的销售订单与实际库存水平与特定的交付时间要求进行了对比。该图还包括未来潜在的销售机会，可以根据完成交易的可能性进行筛选。这为团队中的任何人提供了即时访问所有未决销售机会的机会，以确保生产团队有足够的能力按时交付订单。销售团队成员可以快速研究每个潜在销售的可能性，根据当前和未来成品的可用性来确定适当的销售时间。
自动化销售需求和生产能力规划仪表板(图6)
级别4:通过全球设施连接客户和供应商
三维改善必须包括直接客户，关键供应商，和全球子公司。从客户的角度来看，正确的技术将以多种方式增加价值。作为一名客户，你可能有以下的经历:你给一家有问题的公司打电话，但当你从一个部门转到另一个部门时，却被要求一遍又一遍地解释你的问题。这不仅浪费了客户的时间，也浪费了员工的时间。客户没有理由向多人重复他们的问题，技术提供了一些非常简单的解决方案。使用将客户请求组织为可共享的支持票证的在线系统，代表可以快速地记录和跟踪每个客户及其特定的需求，而不必询问多余的问题(图7)。
由于此客户支持系统自动对票据进行分类，并无缝集成到CRM应用程序中，销售人员将被自动通知跟踪并满足需求，如销售查询、报价请求、投诉、产品服务等。最高领导层还可以在任何时候安全地访问这些系统，以确保及时满足每个客户的要求，并认可其团队在多个部门和职能部门之间的协作努力。
客户服务请求跟踪系统(图7)
案例:连接全球子公司的部门
在编译、归档和检索信息方面，计算机比人强得多。计算机化系统的另一个好处是，不仅可以在当地获取信息，而且可以从世界各地获取信息，以便在全球范围内进行真正的合作，以克服各种挑战。对于领导者来说，确定哪些信息需要通过实际操作的模拟系统来实现可视化，以及哪些信息可以在全球范围内实现自动化和共享是非常重要的。
在Bahrain Fiberglass (BFG)，我们已经在车间和“obeya”(信息室或“作战室”)中建立了强大的全组织可视管理系统(图8)。他们现有的可视化管理系统可以在内部计算机系统上使用，我们使用自己的定制应用程序来设计这些系统，以满足他们的特定需求。公司的其他部门及其在世界各地的分支机构更容易获得信息。与系统中每个问题或机会相关的所有通信都使用集中的收件箱系统进行跟踪，因此团队成员之间的所有通信都是透明的，并且可以对按时完成交付内容的人员负责。
在添加计算机系统之前的中心obeya(图8)
在添加计算机之前集中的零缺陷可视化管理系统(图9)
这个计算机系统还连接全球工厂的工程师(图10)。他们可以远程地将他们的知识组合在一起，以处理在各个生产设施中发现的任何持久性缺陷。这家公司一直在使用这种电子上报系统的基础上实现了零缺陷。定制的应用程序不只是为生产问题提供信息。它们还用于管理所有客户项目和请求(图11)。这些应用程序也可以用于从供应商订购供应品和原材料。最后，它们允许直接客户自己访问系统来更新他们的订单。
可视化管理系统与全球互联技术的集成(图10)
基于云的可视化管理的用户界面(图11)
这些系统中保存的信息包括专门知识、解决问题的技术和管理实践等档案。客户请求处理技能也可以被记录和存档，以便将来处理任何类似的问题。这些存档的信息甚至可以用来培训新员工。在网上交流时，不要使用个人邮箱，使用集中的电子邮箱。这样，所有的文件、数据、决策等在员工和部门之间交换过的信息都会被记录在一个地方，以备将来参考和培训。
这种类型的全球系统可用于连接世界各地不同的区域销售分支机构，以共享新的销售线索和营销策略以及生产能力(图12)。例如在我们的阿根廷客户公司，我们专注于通过开发定制销售应用程序，使所有销售助理能够在全球范围内共同实现他们的日常目标。销售人员现在可以为他们在客户面前报价的独特产品自动生成工程规范。然后可以在销售电话、订单、未来管道、项目、未决报价和客户查询中引用这些信息，所有这些信息都可以通过客户办公室内外的自定义应用程序访问。这增加了一层额外的支持，让整个团队参与进来，继续一起赢得胜利。高层领导继续认可和挑战团队，以缩小计划销售目标与实时实现的实际结果之间的差距。
阿根廷的全球销售部门(图12)
Jun Nakamuro
中国机械学会认证工业工程师,上海精益六西格玛委员会专家委员，亚马逊物流中国ACES项目经理，亚马逊认证六西格玛黑带（ASAT),艾默生电气认证 “Lean Champion",米其林轮胎认证“工业工程师”。在价值管理,流程设计与优化,精益六西格玛,精益数字化转型,精益供应链,精益仓储物流,精益服务业.在压缩交付周期,减少库存,提高生产效率等方面，拥有多年的卓越运营机制建设及企业绩效提升的实战经验。