计划2小时就搞定的工作,结果拖沓到深夜,真的是效率低吗?

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  • 有一次周末的时候,我约闺蜜出来小聚,因为约定的地点距离我比较远,就早早出门了赶往约定地点。

    可是我到了之后,她还没有到,左等右等,我就直接打了电话过去,结果她说领导交给她一个工作,大概需要2个小时才能处理完。

    好不容易能够约一次,我就在附近转了转,可是2个小时过去了,她还没有出现。她打来电话和我道歉,说没想到这个的工作并不像想象中那么简单,有些复杂,到现在还没有处理完。

    听到她这么说,我就明白了,只好自己一个人回去了。后来,晚上刷朋友圈,看到她一个人忙到深夜,才处理完工作。

    不管是在生活中还是在工作中,我们都会遇到这样的情况,本以为很简单的事情,用不了多少时间,结果一忙起来就遇到各种问题,耗费大量的时间和精力。

    这种情况,就是受到了侯世达定律的影响所导致的。

    一、陷入侯世达定律的2个原因

    侯世达定律,是由侯世达在《哥德尔、埃舍尔、巴赫》一书中提出的,意思是说,实际做事情所花费的时间总是要比计划预期的时间要长,即使你在预期中就考虑了侯世达定律。

    在工作中,这种情况是十分反普遍的,即使我们做好了所有的计划,安排好了所有的时间,但是在执行的时候,结果还是会超出我们的预期,拖延很长的时间。

    造成这种情况,陷入侯世达定律的原因有2个,一个是内因,一个是外因。

    内因:主要是我们太过于理想化,对自己过于自信和乐观。比如,在安排工作的时候,会高估自己的能力,将情况预计的比实际情况好。

    外因:在真正执行的时候,总会被各种各样的外因打扰,打乱计划。比如,计划排版一篇文章的时间是3分钟,结果因为找不到合适的图片或者是临时增加其他工作,最后导致花费了半个小时,超出了预期的时间。

    其实,在工作中,不管我们计划的多么完美,总是会有各种原因出现,导致我们不能按照理想的计划进行,变得拖沓。

    那要怎么做才能避免侯世达定律,顺利的保质保量的完成工作呢?掌握这2个时间管理的方法,有效避免工作拖沓延迟。

    二、做好时间管理,避免侯世达定律

    记得之前看到过李开复老师说过这样一句话“如果你问我为什么永远精力充沛、永远有用不完的时间,工作、社交、生活、兴趣什么都不落下。我想说,是因为我能管理好自己的时间。”

    可见,做好时间管理是很有必要的,那我们要怎么才能做好时间管理,利用好每天有限的时间,高效工作不拖沓呢?这两个方法你有必要掌握。

    方法一:合理规划,预留时间

    对于职场人来说,工作是无穷无尽永远干不完的,但是时间是有限的,只有合理安排,才能保证每天的高效高质量的完成工作。

    第一步,用好清单,做好分类

    我们每天需要处理很多工作,但是有一些工作总是被忘记,有时候好不容易想起来了,等到忙完手上的工作,结果又忘记了。

    好记性不如烂笔头,因此,将每天的工作利用清单,做好分类管理,是很有必要的,既不用耗费精力去记忆,还能规划好工作任务,高效率的完后工作。

    我就是一个记忆力并不好的人,经常上一秒想起来的事情,下一秒就会忘记,为了保证能够将每个工作都完成好,不会耽误重要的工作,我有一个专门记录每天工作安排的本子。

    既能记录每天的工作任务,还能提醒我每天的代办事情,即使前一天没有完成的工作,也能够在本子上看到。

    做任务清单,要养成随时记录的习惯,想到什么事情或者是好点子,就记录下来,避免忘记。

    步骤二:将复杂的事情简单化

    在工作中,有些任务会比较复杂或者有一定的难度,对于这样的工作,最好的处理方式,就是将事情简单化,分成几个步骤进行处理。

    比如,要写一个活动策划方案,首先要对这个活动进行一点的了解,活动的目的、方式等等做一个了解,接着要进行活动设计,方案编写,查缺补漏,不断优化,直至方案完成。

    因此,在接到复杂或者有一定难度的工作任务时,要懂得将任务拆解,变得简单一些,这样才能更好的执行,更快的完成工作。

    步骤三:预留时间,避免侯世达定律

    在做时间规划的时候,我们总是习惯性的高估自己的能力,认为自己的工作能力比较强,能够很快的完成工作。

    但是,在真正执行的时候,往往会因为各种原因,最后造成工作拖沓延迟,耽误后面的工作进度。

    为了避免这种情况出现,最好的做法不要将工作安排的太满,每个人工作任务结束之后,预留一定的时间,这样可以有效的提高工作效率,应对突发事情,避免拖沓延迟。

    方法二:高效执行4步法

    有些人的工作明明很忙,工作任务一大堆,但是计划永远都是计划,总是不能执行完毕,这是因为陷入了“时间黑洞”。

    时间黑洞:指的是一开始我们单纯的想要去做某件事情,但是在执行的过程中,总是被各种外因打扰,注意力被吸引走,以至于时间被大量吞噬而不自知。

    比如,当我在专注写文章的时候,旁边的时候记一直响个不停,给我推送各种信息,吸引着我的注意力,但我拿我手机刷消息的时候,时间就被无情的吞噬。

    如果你有和我类似的情况,可以尝试这个方法,提升工作效率,避免工作拖延。

    第一步:罗列出所有能够打断你、吸引你注意力的事物;

    比如:手机、电视、抖音、微博、微信等等,当你将这些吸引你注意力的东西全部都罗列出来,你就会在主观上十分注意这件事情,有意识的避免。

    第二步:提前做好时间预算;

    当你忍不住的打开手机看消息的时候,要给自己规定时间。比如,我在工作的时候,忍不住想要看手机,会严格限制自己的时间,每次只看10分钟,因为我知道是在浪费时间,如果不停下来,只会荒废更多的时间。

    这种限制时间的方法是很有效的,因为当你意识到自己在浪费时间,心里就会有负罪感,就会立即投入到工作中。

    第三步:尽可能远离那些吸引你注意力的“黑洞”;

    当你在工作的时候,避免被打扰最好的处理方式就是远离这些东西。

    比如,你总是忍不住想要刷抖音,就可以手机中的抖音卸载掉, 如果你总是想打开手机,可以将手机关机或者是开飞行模式。

    总之,就是尽可能的远离这些东西,避免自己的被影响。

    第四步:懂得方案替换;

    如果在休息的时候,总是不自主的打开手机,玩玩游戏、刷刷短视频等等,想要戒掉这些黑洞,可以尝试用其他的方法代替,防止自己玩起来不停。

    比如,将刷抖音变成看文章,追剧看电视的变成学习网课等等,好习惯是慢慢才能够被养成的,并非一蹴而就的。

    做好这4个步骤,不仅能够帮助你节省时间,还能做好规划,避免受到侯世达定律的影响。

    写在最后

    这两个方法对于提高工作效率是很有帮助的,只要合理规划好时间,管理并且利用好时间,就能轻松搞定所有的工作,不会因为工作难或者是受到外因影响,而拖沓延迟。

    相信你会成为一个时间管理达人,有无线的时间和精力,平衡好工作和生活!

    —— END ——

    责任编辑|知非

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