干货〡到底该如何准备,才能写出一篇传世佳作?

写作的准备

一、明确你的目标

当你坐下来要写点什么的时候,你要很明确地知道自己的目标是什么,你希望达到什么目的。

乍一看,你写作的目标是不言而喻的,大部分情况下也的确如此。如果要写贺词,你的目的就是让对方得到应有的祝福。如果要写唁函,目的就是给对方以安慰。但有些时候,明确目的比看上去更加复杂。如果你搞不清自己想要达到什么目的,就很容易会走上歪路。

比如说,你打算申请一份工作,要完成你的简历需要附一封求职信。写这封求职信的目的是什么?是想要找工作对吗?但求职信能帮你找到工作吗?不,它不能,它只是找工作这个流程中的一小部分。影响录取的因素有很多:你的简历、证明人、面试中的表现等等。所以当你写求职信完善简历的时候,你的具体目的究竟是什么呢?

其实写求职信有两个目的:一是促使你的读者仔细翻看你的简历,二是争取让他们给你面试电话。一般来说,人事主管有一大摞简历要看,每份只会看十秒钟,这是很现实的。如果你能在求职信里写些能激起对方好奇心的东西,那他很可能会认真看你的简历。求职信也让你有机会表现那些简历里没有的东西,或者直接点出为什么你的经历很适合这份工作。这些都能让人事主管把你的简历放到备选范围里,而不是直接扔进废纸篓。

你也看到了,世上有两种不同的求职信写法,一种的目的是“找到工作”,另一种的目的是“给读信的人一些信息,争取让他们面试我”。第二种情况显然更现实,更能突出重点,实际上也更容易撰写。

让我们再来看看投诉信和电子邮件。当我们写投诉信的时候,一般都很愤怒,也不愿意在投诉上花太多时间。你写信的目的是什么呢?可能只是发泄一下?而如果写信的目的不只是发泄,那就需要仔细想想自己想得到什么。你是想退货还是换货?是想得到道歉还是解释?是打算重新结算还是重新购买?一旦明确了目标,你就能向读信的人提出明确的要求。如果你没有提出要求,对方怎么会知道你需要什么呢?还记得那句老话吗,付出就会有回报。可能它并不是颠扑不破的真理,但如果你不付出,收获的机会可能会很小。

仔细思考写作目的能帮你搞清该说什么,以及怎么说。有趣的是,这样一来你的读者也会更加轻松。如果你也有过收到大量简历的经历,你就会知道一封周到、工整且有针对性的求职信会让人感到多么轻松。如果你负责接收过投诉信,你也会知道对方提出清晰的需求,比满纸愤怒的羞辱更能解决问题。让读者更加轻松,你也更有可能得到你想要的东西。

努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点。但如果你是从其他步骤开始的,比如你是从写提纲、写初稿开始的,那么你可以将这一步视为检查的过程,看看目前为止写了些什么,检查一下写出来的东西有没有准确地表明你的目的。在进行最终检查的时候,也要牢记你的写作目标。在修改最终稿的时候,问问自己有没有表达清楚,读者能不能领会你的意思,有没有向对方提出具体的行为要求。

二、了解你的读者

除私人日记之外,所有的作品都是有读者的,你的作品需要指向这些特定的读者 。有时,读者的需求和期盼是显而易见的。比如说,要预测一封唁函读者想看到什么并不难,看菜谱或是驾驶指南的人通常目的也十分明确。

而有些时候情况会更复杂,尤其是当你向读者提出要求的时候。如果读者或许能满足你的愿望,或许也能拒绝你的请求,那就值得我们去好好想想,他们是什么样的人?他们希望看到什么?他们需要你做什么?

在考虑读者这个问题的时候,要设身处地地去思考。你要问问自己,如果你是那个收到信件或稿件的人,你会是什么反应,要从读者的角度进行思考。

站在读者的角度进行思考,有两个关键的问题:

・信息

・态度

你要给读者哪些信息?他们已经掌握了多少?如果需要对方根据你的需求做出决定、展开行动,他们又需要你提供什么信息?想象一下,比如你要为某个申请MBA的人写一封推荐信,你的读者希望看到申请人学术表现优异、对商业有一定了解、能与人协同合作……得到这些信息才能够促进申请人被录取。如果你要推销某种产品,那么读者希望了解的是产品究竟有什么功效,以及产品如何能满足自己的需求。在这种情况下,你要写什么内容取决于你推销的对象是谁。举例来讲,如果你想销售一款软件,那么你所挑选的向专业人士展示的信息,和向一般用户展示的信息是不同的。

选择信息的黄金法则是:要用足量的有效信息,让你的读者行动起来。

了解读者潜在的态度也是成功写作的关键。你的读者会有什么样的反应?他们很愿意接受你的信息吗?还是会有抵触情绪?他们是否怀有敌意?这些问题很大程度上取决于你写的内容是什么。如果你写的是贺词,那么就完全不必担心读者的态度。但如果你写的是请求拨款的提案书,心里又清楚看信的人打算削减预算,你就能预测到对方应该会抱一种谨慎而怀疑的态度。如果你是给员工写电子邮件,就对方的表现进行约谈,你也能预测到读者可能会带有抵触情绪,从而应该相应地调整自己的语气。

把信息和态度纳入考虑范围中,你就能够预测对方可能提出的任何问题。在你预测问题时,可以将问题的答案也囊括进写作之中,这样能节约再次交流的时间。你也可以先将这些信息准备好,待到问题出现时再使用。无论是哪种方法,你都需要预测读者需要什么信息,有什么态度,以及潜在的反应是什么,这些预测能帮助你写得更好。

即便是最枯燥无味的写作任务,也值得我们花时间认真思考怎样满足读者的需求。说明书写作就是个很好的例子。写一份说明书看起来很简单,但我们都有过这样的经历,明明是“特别简单”的说明书,却看不懂,其原因是其中有很重要的步骤被遗漏了。每当这种情况发生,一定是因为作者自认为读者知道的和自己一样多。设身处地地为读者着想,即便是“有固定格式”的文章,你也能写得更加周密。

现在你也看到了,了解你的读者经常与明确你的目标紧密相连。如果你能了解读者,那么写出来的东西就能比较轻松地达到目的。

在开始写作时,花几分钟想一想你的读者,想一想他们想要什么,这能帮你开个好头,但并不是说你一开始就必须这样做。在整个写作的过程中多次考虑这个问题也能达到同样的效果。实际上,我强烈推荐后一种方式!在写作的过程中,你经常会有“迷失”的感觉,这其实就是一个信号,你的关注点已经不在读者身上了,关注点已经开始偏移了。在这种时候,回过头考虑一下读者是必要的,在最终定稿前,这是检查的绝佳机会。

三、用头脑风暴锁定你想表达的内容

一旦抓住了主题,语句就跟着来了。

——加图,罗马政治家、作家

头脑风暴是传统写作流程中的第三步:在考虑好自己的目的和读者后,你就已经准备好写出所需要的内容了。有些事情很明确,很好写。比如你要给孩子的老师写一封信,告诉她儿子要请假看医生,这时信是否完整并不太重要。但有一些更复杂的内容,写作时你要花些时间把必要的内容都囊括进来。头脑风暴是一个编排所有可能相关内容的过程,将它们排列在一起,以备写作之用。

头脑风暴有一些规则(别担心,这些规则能让事情变得更简单,而不是更复杂)。如果你在学校或是工作的地方参与过头脑风暴式的讨论,那么你很可能看到过这些规则:

  1. 想出的点子越多越好。 如果你能把注意力放在数量而非质量上,那么提出有用的点子的概率就会更大,点子多多益善。

  2. 不要审查,不要评论。 头脑风暴时,让你的思绪自由发散。这并不是对点子进行评论的时候,不要说这个点子不太好,那个点子不合适。把脑袋里评论的声音关掉,把所有想到的东西都写出来。你可以之后再删减。

  3. 接受不同寻常的想法。 不要考虑你的想法靠不靠谱。你的这些想法可能完全超出预料,但它们当中可能会有一个非常有用,或至少能为你的思考指引方向的点子。充分发挥自己的想象力。

  4. 合并改进你的点子。 如果你任由思绪自由发散,那么点子很可能会有一些重合。观察它们的相似之处,并加以合并调整。

头脑风暴的次数越多,结果就会越好。对很多人来说,对点子进行评判的冲动非常强烈。他们的脑子里总会有一个很小的声音说“这个点子不够好”“这个点子没什么意思”或者“这个点子不靠谱”,要学着把这个声音关掉,这的确是个挑战。而一旦能关掉它、掌控它,你就能够动用起所有的创造力为写作筹备素材了。

让我们来看看这个例子,看看头脑风暴是如何运作的。比如,你要为公司新开发的软件产品做一个幻灯片演讲稿。在头脑风暴之后,你有了这样一张清单:

如果你买我们的软件,工作效率就能提高。

它比其他的同类产品更好。

我们能提供给你强有力的支持。

我们能为你量身定制。

我们的产品操作简便。

我们的软件包会成为同类产品中的冠军。

我们会发送最新版本到您的邮箱。

我们的产品更实惠。

软件多平台兼容。

操作易上手。

你的同行都在使用。

其他有竞争力的产品功能冗余。

新版本正在研发中。

看看这份清单,并非所有信息都与此次演讲相关,还有一些信息是重复的。有一些条目比较含糊:比如说,这款产品究竟是怎么替客户省钱的?为什么它能让客户提高效率?无论如何,这份清单是在头脑风暴阶段作者能想到的所有内容。这些内容为下一步的幻灯片制作打下了坚实的基础。接下来只要删减组合一下,这份清单就能摇身一变,变成一份很不错的初稿。

在头脑风暴的过程中,如果你能留意我们之前讨论的前两步,明确写作目标和认真地了解读者,对你会非常有帮助。你的目的是说服读者购买新软件,有哪些信息能帮助你达成这个目标呢?记住,要从读者的角度考虑。他们对一款软件产品的期待是什么,为什么会有这样的期待?他们现在用的是什么软件?你的软件如何让他们有更好的体验?哪些信息更能说服他们?哪些信息他们最不感兴趣?这些问题能为你的头脑风暴过程提供灵感。

可以从头脑风暴开始进行写作吗?当然可以!有很多人都从这一步开始写作。有时候,把内容列成清单可以帮助作者组织内容,制订写作计划。但无论你最终是从哪一步开始的,都要记得头脑风暴不是你写完提纲、写完初稿就没用了。它是一种你可以来来回回反复使用的手法,每次用都会很有帮助。

比如说你现在已经写完了演讲的初稿。当你回头来看自己写的东西时,可能会觉得有些部分不够完整、不够有说服力,甚至你会发现有很重要的信息完全被漏掉了。这时候你就可以回到头脑风暴这一步重新思考,然后带着想出来的新内容再回到初稿中。写提纲时,可能你也会发现同样的问题:提纲中有些部分的内容偏多。如果你觉得文章的结构不够均衡,那就回到画板前,再头脑风暴一下,把空白的部分填补上。你可以无限次地回到这一步,直到你完成所有想要的内容。

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