【建纬观点】企业询证函能否作为施工合同纠纷中认定欠付工程款的唯一依据？
宋国震 律师
上海市建纬律师事务所律师，复旦大学法律硕士。自执业以来，一直专注于为建设单位和施工单位提供建设工程领域的诉讼/仲裁代理法律服务及结算、索赔等专项法律服务。
梁海强
上海市建纬律师事务所建设工程部实习生，现就读于复旦大学法律硕士专业，具有工学和法律的复合背景。
一
问题提出
实践中，工程项目施工和结算周期较长，通常跨越多个会计年度。在工程项目尚未竣工或竣工后尚未完成竣工结算期间，如果建设单位或施工单位在接受审计机构审计时向建设工程施工合同相对方发出企业询证函，其中记载了截止特定日期的应付账款或应收账款余额，对方收到后以此作为证据起诉要求按照询证函中记载的金额支付工程款，则应当如何处理？
二
企业询证函的基本概念
（一）企业询证函的定义
企业询证函一般是指在会计师事务所在审计过程中，以被审计企业名义向被审计企业的债权人或债务人发出的用以验证被审计企业特定日期账簿记载债权或债务是否真实、合法、完整的函，其内容通常为双方在特定截止日期应收账款或应付账款的余额。
（二）企业询证函的发函主体
实践中，企业询证函一般由会计师事务所填写发出，因此很多被审计企业并不重视，认为询证函的发函主体为审计机构，与企业无关。然而根据《财政部、中国人民银行关于做好企业的银行存款借款及往来款项函证工作的通知》（财协字〔1999〕1号，以下简称《函证工作通知》）中的表述，询证函是由会计师事务所以被审计企业的名义发出，而且企业询证函的落款和盖章也是被审计企业。因此，企业询证函的发函主体应当是被审计企业。
（三）询证函的发函内容
《函证工作通知》附件三提供了企业询证函的参考格式（如图一），尽管该文件被《财政部、银监会关于进一步规范银行函证及回函工作的通知》修改，但企业询证函的格式依然可以参考。当然，这只是参考格式，实践中，会计师事务所可以根据自身需要和实际情况，对发出的询证函的内容进行修改。
图一 企业询证函
（四）询证函的法律效果
鉴于询证函的发函主体实际上是被审计企业，企业收到询证函后，如果经财务人员核对，询证函上记载数额与双方往来账目一致，则盖章确认予以寄回，如果不一致，则对此进行说明后盖章寄回。那么其直面的一个问题是，询证函在诉讼中起到何种法律效果，即企业发出询证函时是否构成对函上记载欠款的自认，收到询证函的企业函盖章寄回是否构成对函上记载欠款的认可。
中国注册会计师协会在《关于会计师事务所能否将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据的答复》中规定：“注册会计师在审计过程中，为印证影响会计报表认定的账户余额或其他信息，通常以被审计单位的名义向第三方发出询证函，并将询证函回函作为审计证据，纳入审计工作底稿管理，所有权归会计师事务所。根据《独立审计具体准则第6号——审计工作底稿》第二十二条和二十三条的规定，除法院、检察院及其他部门依法查阅审计工作底稿、注册会计师协会对执业情况进行检查以及前后任注册会计师沟通等情况外，会计师事务所不得将审计工作底稿提供给任何部门或个人，也不宜将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据。”
然而该答复的发文机关为中国注册会计师协会，其更多的属于行业自律文件，对司法机关并无约束力。司法实践中，还是有大量询证函被当作证据用在诉讼中。在建设工程施工合同纠纷中，当事人将询证函作为证据提交，其证明目的主要有两种，一是在实体法上证明双方当事人对询证函载明的债权债务关系认可，二是在程序法上起到中断诉讼时效的作用。本文将主要围绕第一点，结合典型司法案例，探究法院对询证函在实体法上的司法态度，并着重探究在建设工程施工合同纠纷中能否将询证函作为认定欠付工程款的主要或唯一依据。
三
相关司法案例
（一）《询证函》中记载的应付账款数额系依据公司账簿记录计算而来，不属于对账单也不属于自认
相关案例：最高人民法院丨（2016）最高法民终114号丨日照港集团物流有限公司与启东新世界进出口贸易有限公司、卞荣抵押合同纠纷民事判决书丨2016年06月12日
最高人民法院认为：“《企业间往来询证函》则系根据《中国注册会计师审计准则》的规定，由审计机构向被询证者发出，用以获取关于被审计单位审计证据的函证。案涉《企业间往来询证函》中载明的应收账款数额亦系依据日照港物流公司账簿记录，由6500万元预付款数额扣减33214879.20元增值税发票计算而来，不属于日照港物流公司作为被审计单位与启东新世界公司作为被询证者之间就欠付货款达成的对账单，亦不属于日照港物流公司对启东新世界公司已交付部分货物的自认。”
（二）询证函为核对企业账目使用，并非确认到期债务，不能据此认定双方就结算案涉工程价款已达成一致意见
相关案例：江苏省高级人民法院丨（2020）苏民申711号丨徐州大彭建设工程有限公司与中煤邯郸设计工程有限责任公司建设工程施工合同纠纷申诉、申请民事裁定书丨2021年03月15日
江苏省高级人民法院认为：“企业询证函系财务审计工具，用以核对企业账目，其中记载的往来账项情况系财务术语，不能等同于民法上的到期债权债务。案涉企业询证函系瑞华会计师事务所在对中泰公司2014年度财务报表审计过程中，按照审计准则要求向大彭公司发出，其中记载，截止2014年12月31日中泰公司在双方往来账项中欠大彭公司12993570元，并注明该函仅为复核账目之用，并非催款结算。该询证函系对中泰公司财务报表中有关项目进行核实，并非确认到期债务，不能据此认定双方就结算案涉工程价款已达成一致意见。……大彭公司承建的二期工程尚未完工，在停工后双方并未明确解除案涉土建施工合同，亦未就工程已完工部分进行结算。经一、二审法院释明，大彭公司拒绝就二期工程造价申请司法鉴定，二审裁定认定大彭公司起诉主张相关工程款条件尚不具备，待具备相关条件后，其可以另行主张相关权利，并无不当。”
（三）询证函不能作为确定债务的唯一证据，并非对账函，须有其他证据予以佐证，形成有效的证据链条
相关案例：乌鲁木齐县人民法院丨（2019）新0121民初471号丨兴润建设集团有限公司与新疆兴陶大北矿业有限公司建设工程施工合同纠纷一审民事判决书丨2020年01月07日
乌鲁木齐县人民法院认为：“本院认为，《往来询证函》不能作为确定双方债务数额的唯一证据，仅是双方核对债务的一种方式，由于一些企业使用此方式对账不够规范，常用来平账和规避纳税义务，故本院不将《往来询证函》作为确定债务的唯一证据，并非对账函，须有其他证据予以佐证，形成有效的证据链条。”
（四）法律行为的后果归属于行为人的前提是表意人的真实意思与对外表示的效果意思一致，《询证函》的真实意思是复核账目而非进行结算，《询证函》只能作为佐证，而不能作为主要证据
相关案例：江西省高级人民法院丨（2020）赣民终164号丨南昌茵梦湖置业有限公司、重庆凡策房地产顾问有限公司建设工程设计合同纠纷二审民事判决书丨2020年05月15日
江西省高级人民法院认为：“本院认为，茵梦湖公司出具的《询证函》可以作为茵梦湖公司仍欠付设计款的证据，但不能以此作为茵梦湖公司应付设计款的结算依据。理由如下：
1.茵梦湖公司《询证函》的目的是核实公司负债，以准确估价股东所持有公司股份的股权价值，确定第三方股权收购的公允价格，而并非就设计费用与凡策公司进行结算。《询证函》函末写明“本函仅为复核账目之用，并非催款结算”也表明了茵梦湖公司发函的目的是复核公司对外负债，而非合同结算。
2.2018年9月27日福州泰禾房地产开发有限公司成为茵梦湖公司股东后，没有继续采纳凡策公司的设计成果。2014年2月《南昌县茵梦湖项目规划建筑方案设计与咨询合同》第5.1.3约定项目最终结算金额需要根据方案批复面积、体验区施工图预算投资额和列表单价确定。可见设计费用的确定需要综合各种因素进行考量。茵梦湖公司在公司股东发生变更，明知没有采纳凡策公司设计方案，又尚未与凡策公司结算的情况下，仅通过《询证函》中的应付账款尚不能确定茵梦湖公司发出符合账目之用的《询证函》是该公司自认应当支付给凡策公司的设计款。
3.法律行为的后果归属于行为人的前提是表意人的真实意思与对外表示的效果意思一致。茵梦湖公司出具《询证函》的真实意思是复核账目而非设计款结算，因此，《询证函》只能作为茵梦湖公司欠付设计费的佐证，而不能作为茵梦湖公司支付1917万元设计费的主要依据。
四
对建筑行业相关企业出具企业询证函的建议
因部分企业对企业询证函的法律意义缺乏深入理解，在审计过程中，往往对会计师事务所以企业名义发出的询证函不加重视，但由于企业询证函上加盖了企业公章，其记载的内容极易被对方在诉讼中利用，成为对己方不利的证据。
鉴于在司法实践中，部分法院对企业询证函在诉讼中的效力存在争议，为避免不必要的纠纷，建议无论是业主单位、施工单位还是设计单位，在发出企业询证函时，注意以下几个方面：一是要尽量采用参考格式，在询证函中事先声明“本函仅为复核帐目之用，并非催款结算”；二是要核实询证函内容，对于尚未结算的工程项目，不建议向相对方发出询证函，即使发出，也应明确注明“本项目尚未结算，以上款项仅为暂列，应以双方最终结算为准”等类似表述；三是注意施工合同中对结算流程的规定，在收到相对方的结算资料后，发函询证时更需万分注意，避免询证函上的金额被直接认定为双方就工程结算价款达成一致后的欠付工程款金额。
END
精彩回顾
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